+81-3-6435-8363

一般財団法人トランスアクト財団

一般財団法人トランスアクト財団

最新情報

2019-10-20 00:00:00
■秘書の役割をご紹介!これであなたも秘書のことを理解できる

経営者や役員の側で働く秘書について、正しく役割を理解していますか。あくまでイメージとして、事務職系の花形だと捉えている人も多いでしょう。ただ、実際には地道な業務を積み重ねて雇い主をサポートし続けるポジションです。この記事では、秘書が担うさまざまな役割や、タイプによって異なる役割などについて解説します。

 

 

1.秘書の役割

 

まずは「社長や役員のサポート」が挙げられます。秘書の仕事の中心であり、上司がメイン業務に集中できるよう雑務を引き受けます。文書作成やメール、電話の管理などはもちろん、時にはプライベートな部分まで任せられることもあるでしょう。秘書は上司への連絡を真っ先にチェックし、可能なものは自分で処理していきます。そして、どうしても上司でなければ対応できないものだけを報告します。このプロセスを挟むことで、上司の負担はかなり軽減されるのです。

 

秘書を雇えば、上司は意思決定や取引先とのコミュニケーションに時間と労力を注げます。その結果、企業全体の作業効率が高まるので業績アップへとつながっていきます。

 

 

2.形態による役割の違い

 

秘書の担う役割は細かく形態が分類されます。そして、それぞれ微妙に違う業務を求められる場面も少なくありません。秘書を雇う企業の規模や配属される部署などで形態は左右されます。以下、秘書の形態ごとに異なる役割を解説します。

 

2-1.個人付き秘書

 

いわゆるマンツーマン形式の雇用形態です。1人の上司に1人の秘書がついて、専属的に指示を受けて働きます。多くの人が抱いている秘書のイメージは基本的に個人付きだと言えます。個人付き秘書のメリットは、命令系統がはっきりしていることです。あくまでも自分と秘書の関係だけを考えて指示を出せばよいので、与えた仕事を実行してもらえるまでがスムーズです。周囲に気をつかわず、必要が生じた時点ですぐ秘書に仕事を任せられます。また、個人付き秘書は、ほかの形態と比べて事務作業の処理能力に長けている傾向にあります。上司の雑務を1人でこなすので、広い知識と経験が求められるポジションです。

 

2-2.チーム付き秘書

 

複数の人間に対して雑務を引き受ける形態が「チーム付き秘書」です。チーム付き秘書は、特定のメンバーたちにつき1人が配属されることも珍しくありません。ただ、この場合は個人対個人の関係ではないため、命令系統が複雑になる可能性も生じます。たとえば、ある社員が秘書に雑務を頼みたかったとしても上司を通さなければならず、スピードが遅れてしまうなどの現象が起きやすくなります。

 

ただ、大企業ではチーム付き秘書を「秘書室にいる秘書」と定義することも一般的です。その場合、複数のメンバーから投げられた仕事を、秘書全員で分担しながら処理していきます。1人でチームの仕事を引き受けるよりも効率的で、同時に大量の雑務をこなすことも可能です。

 

2-3.兼務秘書

 

最もハードな形態と言えるのが「業務秘書」です。業務秘書は上司と同じ部署で、与えられた作業を日々こなしています。そのうえで、必要に応じて上司の仕事を支えるという秘書特有の役割も担わなくてはなりません。通常の秘書よりも、日常的に課せられている作業量が多いと言えるでしょう。仕事の正確性とスピードを求められるので、経験豊かな人材が好まれる傾向にあります。自分の仕事とサポートを両立できるだけの人材を選べるかが、雇う側にとっての大切なポイントです。

 

 

秘書の役割を理解して業務の効率化を目指そう

 

企業に秘書がいる意味とは、個人やチームをメイン業務に専念させるためです。そして、秘書のおかげで社員たちは雑務に時間をとられることなく最大のパフォーマンスを引き出せます。秘書を導入すれば、社内業務は大幅に効率化されるでしょう。増益や増収とも関係があるので、秘書を雇うかで迷っているなら前向きに検討することが大事です。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 


2019-10-15 00:00:00
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました

厚生労働省より、有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


2019-10-10 00:00:00
■雇われ社長のリスクとは?リスク回避の方法と雇われ社長のメリット

全ての社長が自分で会社を設立したわけではありません。むしろ、オーナーに雇われた「雇われ社長」も多いのです。雇われ社長にはオーナー社長とは違ったリスクがあります。それを理解し、安心して働けるように工夫しましょう。この記事では、雇われ社長にありがちな危険と、それらを回避する方法について解説していきます。

 

 

1.オーナー社長と雇われ社長の違い

 

最大の違いは「解任の危険があるかどうか」です。オーナー社長の場合、会社は自分の持ち物です。退くかどうかを決めるのは、あくまで自分自身です。しかし、雇われ社長はオーナーに任命され、経営を任されている立場にすぎません。一番権力が強いのはオーナーです。オーナーの意に沿わない行動をとるのであれば、あっさり解任されてしまうリスクをはらんでいます。なお、雇われ社長はオーナーから給料をもらって働いているという形です。名義上は社長になっているものの、普通の従業員と同じくサラリーマンの立場だといえます。

 

 

2.雇われ社長のリスク:最終的な決定権が自分にない

 

経営方針について、雇われ社長には最終的な決定権がありません。なぜなら、その上にオーナーや会長が存在しているからです。雇われ社長は彼らに業務を託され、会社を率いている仕事ではあります。ただ、実質的にはオーナーが経営方針を決めているケースも少なくありません。雇われ社長は上が決めた方針を実行するだけのポジションになってしまうこともありえるのです。「社長になったのだからやりたいように経営ができる」と意気込んでいると、雇われ社長は失望してしまうリスクが出てきます。

 

 

3.雇われ社長のリスク:連帯保証人として借金を負うことも

 

たとえ雇われの立場であっても、社長であることに変わりはありません。融資を受ける際には、連帯保証人に名を連ねることもある役職です。もしも融資を返せないとなれば、雇われ社長が借金を肩代わりしなければならない義務が生じます。また、取引先とのトラブルでも雇われ社長が矢面に立たされます。関係がこじれ、訴訟問題に発展したとき、全ての責任を負わなければいけないのは代表取締役だからです。しかし、雇われ社長の気持ちでいえば「オーナーの意向に従っていただけ」なので、割に合わない事態だともいえるでしょう。

 

 

4.雇われ社長のリスクを減らすには

 

まずは保有する株を多くすることです。株式会社の場合、発言力は株の保有数で決まります。株主総会の決議は持ち株数によって行われるので、オーナーや会長よりも決定権を得ることは可能です。自分の思うように経営方針を決定できるので、社長としてのやりがいを抱けるようになるでしょう。次に、「連帯保証人を断る」のもひとつの方法です。たとえオーナーから強く迫られても、社長は必ず連帯保証人にならないといけないわけではありません。融資を受ける際、細心の注意を払っておけば巨額の借金を肩代わりするような事態も避けられます。

 

 

5.雇われ社長のメリット

 

「経験」は何ものにも代えられないメリットです。経営者になりたい人であれば、雇われの立場であっても貴重な時間を過ごすことができます。しかも、実際に出資しているのはオーナーなので、人のお金で経営を学べる機会です。雇われ社長はプレッシャーが比較的少ない立場ともいえるでしょう。また、どのような形態であれ社長は社長です。事業の問題に向き合っているうち、解決能力が養われていきます。下の役職では気づかなかった点もたくさん見えてきます。オーナーから指導もしてもらえるので、ビジネスパーソンとして大きく成長を遂げられるのです。

 

 

リスク回避をしっかりして社長としての経験を積もう

 

雇われ社長はオーナー社長にないリスクをいくつか背負うこととなります。ただ、これらのリスクは本人の心がけ次第で解消もできます。どのような形式であれ、社長になれるのは貴重な機会です。経営者としてのやりがいを感じ、日々を送れるでしょう。もしも会社経営を行いたいと思っているなら、雇われ社長の誘いも前向きに考えてみるのが得策です。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 

 


2019-10-05 00:00:00
■代表の橘が書籍「2018年注目の社長32人」に掲載されました

代表の橘が書籍「2018年注目の社長32人~夢を追い続けることの意味~」に掲載されました。

 

 

人材を雇用し、リスクを負って、企業を経営する。

 

そんな経営者たちから、夢へのヒントやきっかけを掴むことができるかもしれない、経営者32人の「夢×仕事観×生き方」

 

株式会社星野リゾートの星野佳路社長、CoCo壱番屋創業者の宗次徳二様など、32名の経営者の方の1人として、弊社橘の記事も掲載されております。


2019-10-01 00:00:00
23_23_1_31893159.jpg

秘書の役割は、サポートする上司が本来の業務に集中できるように、それ以外のさまざまな業務を代行します。スケジュール管理はもとより、コミュニケーションについても、最小限の時間と労力で効率よく情報収集が可能になることが期待されます。その際、電話応対と並んで多いのがメール対応です。この記事では、どんなに忙しくても注意が必要なメール対応のポイントを2つ紹介します。

 

■1.タイトルも本文も一目で内容がわかるように

重要な役職になればなるほど、大量のメールが送信されてきます。その際に、上司が自分で確認する場合と、まず秘書が内容をチェックして、優先順位や緊急性を考慮して指示を仰ぐ場合があります。いずれの場合も、差出人を上司の名前にして、実際の文章は秘書が執筆するケースがあるのです。つまり、秘書には代筆能力が問われることになります。代筆メールの基本は、受け取る人がわかりやすいメールにすることです。

 

ポイントは、受信環境を意識した文章構成にすることです。上司が出先でメールを受けるときには、スマートフォンまたはケータイで受け取る可能性があります。これらの画面はパソコンより一覧性に劣るため、内容を判断できるようなタイトルをつけ、本文はスクロールせずに読める程度の長さにしましょう。また、1本のメールには1つの話題だけを書くようにします。この点を徹底しておかないと、案件ごとにメールを整理する際に分類に迷うことになります。以上の点が守られていれば、たくさんのメールの中からでも見つけやすく、重要度も判断しやすくなります。

 

 

■2.マナー遵守の正しいビジネス用語

秘書がやり取りするメールは「ビジネスメール」であることを常に意識するようにしましょう。ビジネスレターにはふさわしい書式があるように、ビジネスメールにも適切なフォーマットがあります。したがって、プライベートメールのような言葉遣いや書き方は厳禁になります。ビジネスでは、コミュニケーションにおいてもコストパフォーマンスが求められます。短い用語で正確に多くの情報を伝えるようなビジネス特有の用語や言い回しがあります。秘書メールでは積極的にこのようなビジネス表現を活用しましょう。

 

さらに、誤字脱字にも気をつけましょう。特に相手先の社名や名前の漢字は絶対に間違えてはいけません。社名や名前を間違えるというのは、もっとも失礼に当たる行為とみなされます。社名については、前株なのか後株なのか、アルファベットなのかカタカナなのかをよく確認しましょう。名前については、旧字体が含まれている場合などに注意する必要があります。名刺をもらったときに、誤字脱字が気になる社名や名前であれば、その時点でチェックリストを作っておくとよいでしょう。メールを送信する前に、そのリストと照合して問題がないか確かめるのです。

 

 

■受け取る側の立場で考えることが大事

優れた秘書は、豊かな想像力を持っています。まず、自分の行為が相手にとってどのような意味や気分をもたらすのか想像するのです。そして、相手の気持ちを理解した上で、適切な行動を起こします。これは、秘書メールについてもあてはまります。常にメールを受け取る側の立場を想像しながら、文面を整える必要があります。また、一目で誰からのメールなのか、どんな用件のメールなのかがわかることも重要な要件です。

 

ビジネスメールでは、必要な情報をなるべくコンパクトにまとめることが好まれます。これには新聞記事の書き方などを参考にするとよいでしょう。新聞記事は5W1Hに従って簡潔に書かれます。誰が(Who)、いつ(When)、どこで(Where)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)という基本情報が明確に示されているのです。常に、この6項目を意識して書けば、情報が整理された読みやすいメールになるはずです。内容の充実とともに、さりげない一言を添えるなどの気遣いも忘れないようにしましょう。秘書のグレードは、受け取る側の気持ちに寄り添ったメールにできるかどうかで決まります。ぜひ、想像力豊かな秘書メール力をつけましょう。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 

 


1