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■＜10月コラム＞秘書に欠かせないメール対応！忙しくても見逃せない2つの注意点
秘書の役割は、サポートする上司が本来の業務に集中できるように、それ以外のさまざまな業務を代行します。スケジュール管理はもとより、コミュニケーションについても、最小限の時間と労力で効率よく情報収集が可能になることが期待されます。その際、電話応対と並んで多いのがメール対応です。この記事では、どんなに忙しくても注意が必要なメール対応のポイントを2つ紹介します。
■1.タイトルも本文も一目で内容がわかるように
重要な役職になればなるほど、大量のメールが送信されてきます。その際に、上司が自分で確認する場合と、まず秘書が内容をチェックして、優先順位や緊急性を考慮して指示を仰ぐ場合があります。いずれの場合も、差出人を上司の名前にして、実際の文章は秘書が執筆するケースがあるのです。つまり、秘書には代筆能力が問われることになります。代筆メールの基本は、受け取る人がわかりやすいメールにすることです。
ポイントは、受信環境を意識した文章構成にすることです。上司が出先でメールを受けるときには、スマートフォンまたはケータイで受け取る可能性があります。これらの画面はパソコンより一覧性に劣るため、内容を判断できるようなタイトルをつけ、本文はスクロールせずに読める程度の長さにしましょう。また、1本のメールには1つの話題だけを書くようにします。この点を徹底しておかないと、案件ごとにメールを整理する際に分類に迷うことになります。以上の点が守られていれば、たくさんのメールの中からでも見つけやすく、重要度も判断しやすくなります。
■2.マナー遵守の正しいビジネス用語
秘書がやり取りするメールは「ビジネスメール」であることを常に意識するようにしましょう。ビジネスレターにはふさわしい書式があるように、ビジネスメールにも適切なフォーマットがあります。したがって、プライベートメールのような言葉遣いや書き方は厳禁になります。ビジネスでは、コミュニケーションにおいてもコストパフォーマンスが求められます。短い用語で正確に多くの情報を伝えるようなビジネス特有の用語や言い回しがあります。秘書メールでは積極的にこのようなビジネス表現を活用しましょう。
さらに、誤字脱字にも気をつけましょう。特に相手先の社名や名前の漢字は絶対に間違えてはいけません。社名や名前を間違えるというのは、もっとも失礼に当たる行為とみなされます。社名については、前株なのか後株なのか、アルファベットなのかカタカナなのかをよく確認しましょう。名前については、旧字体が含まれている場合などに注意する必要があります。名刺をもらったときに、誤字脱字が気になる社名や名前であれば、その時点でチェックリストを作っておくとよいでしょう。メールを送信する前に、そのリストと照合して問題がないか確かめるのです。
■受け取る側の立場で考えることが大事
優れた秘書は、豊かな想像力を持っています。まず、自分の行為が相手にとってどのような意味や気分をもたらすのか想像するのです。そして、相手の気持ちを理解した上で、適切な行動を起こします。これは、秘書メールについてもあてはまります。常にメールを受け取る側の立場を想像しながら、文面を整える必要があります。また、一目で誰からのメールなのか、どんな用件のメールなのかがわかることも重要な要件です。
ビジネスメールでは、必要な情報をなるべくコンパクトにまとめることが好まれます。これには新聞記事の書き方などを参考にするとよいでしょう。新聞記事は5W1Hに従って簡潔に書かれます。誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という基本情報が明確に示されているのです。常に、この6項目を意識して書けば、情報が整理された読みやすいメールになるはずです。内容の充実とともに、さりげない一言を添えるなどの気遣いも忘れないようにしましょう。秘書のグレードは、受け取る側の気持ちに寄り添ったメールにできるかどうかで決まります。ぜひ、想像力豊かな秘書メール力をつけましょう。
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