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一般財団法人トランスアクト財団

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最新情報

2020-12-01 00:00:00
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企業において、「秘書」は重責を負うポジションにあります。秘書の仕事に就くと、上司の代わりにさまざまな雑務をこなす他、対外的な付き合いも欠かせません。それにともない、ビジネスマナーを守ることが求められます。秘書を目指すためには、最低限守るべきビジネスマナーを知っておくことが大切です。ここでは、秘書に求められる最低限のビジネスマナーについて解説していきます。

 

 

■秘書の資質が問われる電話応対のマナー

電話は企業にとって大切な顔であり、秘書は上司の代理で電話をしているとの自覚が必要です。電話対応によっては上司の顔をつぶすことにもつながります。そうならないためにも、先方に失礼のない電話応対を心がけましょう。電話応対は「先方へ電話をかける」「先方からの電話を受ける」の2つに大別できます。いずれも大事な仕事であり、明るい受け答えはもちろん、正確で迅速な応対も避けられません。そのためには、上司の行動を的確に把握する、電話のときにはメモを用意するなどの心がけも必要になります。

 

電話がかかってきたときは先方を待たせないことが大切です。電話が鳴ってから3コール以内に出るようにしましょう。受話器を取ったときは、挨拶に続いて企業名と「秘書室」を名乗ります。挨拶の言葉は、午前11頃を目安に「おはようございます」「お電話ありがとうございます」を使い分けます。もし、3回以上鳴ってから出るときは、最初に「お待たせいたしました」と付け加えることが大切です。上司への電話の取次ぎに先立ち、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」の表現を使って名前を聞き出します。聞き取りにくいときは「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが」などと言い方を工夫します。電話を取り次ぐときはいったん保留にしますが、保留音は30秒以内にするようにしましょう。敬語の使い間違いは問題外です。「とんでもございません」と言う場面もありますが、正しい表現は「とんでもないことでございます」です。

 

電話がかかってきたときに上司が不在の場合もありますが、安易に居場所を教えないようにしましょう。来客中や出張中と答えるのが無難です。また、「席を外しております」との表現が適する場面も多いでしょう。もちろん、個人の電話番号を教えることは避けることが大切です。

 

 

■接遇は対外的な印象を左右する

ビジネスシーンにおいて「接遇」が大きな鍵を握ります。接遇は、通常の「接客」に「特別なおもてなし」が加わったものであり、対外的な印象を左右します。また、接遇用語はビジネス用語との捉え方も多いため、日頃から接遇用語を意識して使えるように心がけましょう。秘書は、いろいろなシチュエーションに合わせて接遇用語を使い分ける必要があります。来客を迎えるとき、来客を待たせるとき、来客を見送るときは代表的です。また、相手への断りが必要な場面も少なくないでしょう。それぞれに適した接遇用語を使うことが大切です。また、相手と話をするときには、ストレートな表現をしないで「恐れ入りますが」などの言葉を最初に付け加えるといった共通点がみられます。

 

相手の呼び方を間違えないことも大切な接遇マナーです。たとえば、自分が勤務する会社は「当社」、相手の会社には「御社」を使います。役職の付け方を間違えないことも重要です。「社長」などの役職名は、それ自体が敬語のため「社長様」などの表現はよくありません。そのうえで、自社の人には「苗字+役職名」、他社の人に対しては「役職名+苗字+様」と覚えておきましょう。さらに、自社の人間を他社に紹介するときは、「役職+苗字(様を付けない)」ことが大事なポイントです。

 

 

■臨機応変な使い分けが秘書に求められるマナー

秘書の仕事に就くには、電話や接遇マナーを身につけることが大切です。そのためには、状況に応じた言動を使い分けることが必要とされます。また、それが秘書にとっての最低限のマナーといえるでしょう。秘書は企業を代表する大事な存在だけに、話し方からイメージアップを図りたいものです。好感度アップには、誰に対しても公平に接することが欠かせません。話し方には、いろいろなポイントがあります。正しい敬語を使うのはもちろん、相手に敬意を持って接することが大切です。明るい雰囲気で話す、相手と話題を合わせることも忘れてはなりません。話のときに相手の目を見るときは基本中の基本といえるでしょう。さらに、話の内容を簡潔にまとめるなども必要です。秘書として仕事をするためには、謙虚な姿勢を貫き、相手の心に響く言葉選びを心がけましょう。

 

そのためには、接遇用語などを覚えることが大切です。しかし、知識として知っているだけでは、実際のビジネスシーンでは役立ちません。会話のスキルアップには、日々研鑽を積むことが大事なポイントです。また、接する人の性格、そのときの状況などによって、臨機応変な使い分けができることが秘書に求められるマナーといえます。

 

 

 

 

 

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2020-11-20 00:00:00
■派遣秘書という働き方はなぜ多いのだろうか?派遣秘書について徹底解説

派遣秘書の求人情報を目にする機会が増えたと感じている人も多いのではないでしょうか。実際に、大手企業でも派遣秘書という形態をとるケースが増えています。派遣社員が増えている背景にはどんな理由があるのでしょうか。今回は、派遣秘書のメリットや正社員秘書との違い、派遣秘書に向いている人の特徴について詳しく解説します。

 

 

1.派遣秘書のメリット

 

派遣秘書のメリットは大きく4つあります。まず、未経験からでもチャレンジできることです。アシスタント業務から秘書の実務経験を積めるので、そこから正社員秘書へのチャンスもつかめるかもしれません。勤務条件や業務範囲が契約で定められているため、仕事とプライベートを両立しやすいのも派遣ならではのメリットです。福利厚生が充実している大手企業で働けるチャンスにも恵まれています。最後に、待遇に希望があれば派遣会社の営業担当に相談できます。たとえば、勤務開始日を遅らせたいときなどにも、営業担当が代わりに派遣先に交渉してくれるので安心です。

 

 

2.正社員秘書との違い

 

企業側からすると、秘書は正社員として雇うよりも派遣にするほうが人件費を抑えられます。また、派遣は期限付きなので、急に辞めた人の穴埋めが欲しい、繁忙期にだけサポートが欲しいといった、その時々のニーズに合わせたフレキシブルな採用が可能です。働く側からの違いは、任される業務範囲が異なる点です。派遣では、基本的に契約で決められた業務範囲が守られますが、正社員では状況に応じて秘書以外の業務を命じられることもあり得ます。待遇も異なり、派遣の場合は時給制で、1500~2000円程度が目安です。賞与は支給されませんが、労働基準法のもと残業代や休日手当は支払われます。

 

 

3.派遣秘書に向いている人

 

派遣秘書の業務内容や待遇について理解したところで、ここからは派遣秘書に向いている人の特徴を紹介します。

 

できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。

 

1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。

2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。

3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。

4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。

5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。

6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。

7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。

 

3-1.未経験・他職種から秘書になりたい人

 

正社員秘書の場合、未経験者を採用することは滅多にありません。しかし、派遣であれば、未経験でもチャレンジできるアシスタント職もあります。秘書検定などの資格がなくても応募できる仕事が多いので、まずは派遣秘書として実務経験を積みながら、平行して資格取得を目指していきたい人におすすめです。派遣秘書であれば残業の少ない職場も希望できるので、自分のための時間を捻出しやすく、正社員として働くよりも短期間で資格取得を目指せるでしょう。実務経験と資格の両方があれば、秘書としてより条件のいい仕事を紹介してもらえる可能性も高まります。

 

3-2.秘書の経験があるワーキングマザー

 

派遣秘書であれば、派遣会社を通して時短勤務の交渉も可能です。そのため、結婚や出産などのライフイベントによって退職した秘書経験者で働ける時間に制限がある人にも向いています。今は仕事よりも家庭や子育てを優先したいなど、ワークライフバランスに合った仕事を案内してもらえるのも派遣秘書の魅力です。また、子どもが大きくなってきたので仕事の比重を増やしたいとなった場合も、条件を変えて働き続けられます。

 

3-3.秘書職のスキルをキャリアアップに生かしたい人

 

派遣という働き方だからこそ、短期間にさまざまな環境の職場を経験でき、それに応じて臨機応変な対応力が身につきます。臨機応変な対応力は、ビジネスパーソンには欠かせないスキルです。また、秘書業務を通じて、ビジネスマナーやコミュニケーション力、パソコンスキルなど幅広い能力を磨けることも転職には有利に働きます。もちろん、自分に合ったレベルでスキルを習得しながら働けるので、秘書のプロフェッショナルとしても着実なスキルアップが望めます。

 

 

派遣秘書を導入して即戦力にしよう

 

派遣秘書は、働き手にとっても企業側にとってもメリットが多く、求人市場でも存在感を増しています。経験豊富な秘書を雇えば、すぐに即戦力として高いポテンシャルを発揮してくれるでしょう。スケジュール管理なども秘書に一任すれば、大幅に仕事の効率が良くなるはすです。この機会にぜひ派遣秘書を導入して、業務の効率化を目指してみませんか。

 

 

 

 

 

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2020-11-15 00:00:00

TBSラジオ「テンカイズ」のラジオ放送の中だけでは紹介しきれない、それぞれの企業や業界で活躍する人をテンカイするYouTube限定動画「テンカイズα」に株式会社トランスアクト代表の橘が出演しました。

 

 

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まだまだ世の中での認知度は小さいものの、近い将来大きな注目を集めるであろう幅広い分野で活躍する「企業」や「人」を徹底分析。

彼らの展開図を描き、これまで見たこともないような新しい世界を組み立てる番組です。

 

 

MC 宇賀なつみ(フリーアナウンサー)

1986年東京都出身。

大学卒業後の2009年4月1日に、アナウンサーとしてテレビ朝日に入社。

『報道ステーション』『グッド!モーニング』『ここがポイント!!池上彰解説塾』『羽鳥慎一モーニングショー』など幅広く活躍。

2019年3月末で入社10年の節目をもってテレビ朝日を退社。個人事務所を設立して現在フリーとして活動中。


2020-11-10 00:00:00
■経営者が必ず知っておくべき労働時間!あなたは守れていますか?

経営者が会社の業績を上げることは大切なことですが、従業員に対する配慮も必要です。その1つに労働時間があります。経営者は従業員の労働時間について理解し、守れていなければなりません。この記事では経営者が知っておくべき労働基準について解説するとともに、残業についての決まりや制度別のルールについても紹介していきます。

 

 

1.労働基準法の労働時間

 

業績がよい会社であっても、従業員に長期労働をさせることは許されません。従業員の過労死は問題となっており、結果、会社の存続に関わることになっている例もあるのです。労働基準法では、経営者は従業員に原則として1日8時間、週40時間を超えての労働をさせてはいけないと定めています。もし、それ以上労働させる場合には、割増賃金を支払わなければなりません。1日8時間、週40時間を超える労働時間についての賃金は「時間外労働の時間(時間単位)×1時間あたりの賃金(円単位)×1.25」で計算します。

 

 

2.残業がある場合は36協定の届け出が必須

 

会社の経営者が従業員に1日8時間、週40時間を超えて労働させてはいけないと決められているにもかかわらず、残業をさせている場合が多々あります。実は労働基準法では経営者が労働基準監督に36協定(さぶろく協定)というものを届け出れば従業員に時間外労働、つまり残業をさせることができるのです。そのうえで、前述した割増賃金を支払わなければなりません。36協定は、従業員に法定時間を越えて労働させる場合には、あらかじめ労働組合または従業員の代表と協定を結ばなくてはならないといった趣旨の内容を盛り込んだ協定のことです。

 

経営者が36協定の届け出をしないで従業員に時間外労働(残業)をさせた場合には、労働基準法違反となります。罰則は6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金となっています。残業代をしっかりと支払っていても36協定の届け出をしていないと違反になってしまいますので、気をつけましょう。

 

 

3.制度別の労働時間のルール

 

経営者にとって従業員の労働時間は、学ぶべき重要項目の1つです。我が国の労働時間制度には、さまざまなものが存在します。ここからは4つの労働体系について紹介していきます。

 

3-1.フレックスタイム

 

これまでは多くの会社で経営者側が従業員の就業時間を決めていましたが、従業員が自ら就業時間や始業時間を決められる働き方をフレックスタイムといいます。これまでとは違い、人々の生活様式が増えきたことから働き方にもさまざまな形式が必要だと、できた制度です。フレックスタイムの大きな特徴は、導入することによって1日8時間、週40時間という法定労働時間を越えて働くことができることです。あらかじめ1カ月以内の清算期間と、その期間内の総所労働時間を決めます。

 

その決めた清算期間内の契約時間を越えなければ、1日に8時間を超えても週に40時間を超えても働くことができるのです。経営者側も、この期間内に1日に8時間以上働いた従業員に対して、残業手当を支払う必要はありません。働く時間帯を自由に設定できるので、母親などが子育てなどの調整をしやすいというメリットがあります。しかし、自己管理を適切にしないと仕事が回らなくなる可能性もあり、注意が必要です。

 

3-2.裁量労働制

 

さまざまな業務が存在するなかで、新商品や新技術の開発や情報処理システムの設計などの業務は、遂行の方法や時間配分を従業員に任せたほうがよいケースがあります。そうした場合に導入するとよい制度が、裁量労働制です。これまでは経営者側が労働時間を決め、時間外労働がおこなわれた場合は割増賃金を支払うのが通常でした。しかし、裁量労働制では特定の業務について実際に働いた時間にかかわらず、一定時間働いたとみなすのです。実働労働時間ではなくみなした時間を労働時間として、その中に法定労働時間を超える時間があれば、その分会社が割増賃金を支払います。

 

3-3.管理職

 

管理職(管理監督者)の人は会社のために時間や休日に関係なく出勤して、働かなければなりません。就業時間を自分で自由に決められることや他の社員に比べて給料が非常に高いなどの優遇を受け、経営者に近い権限や責任を持っているという条件があるからです。自分の勤務時間を自分で決める権限を持っていないなど、3つの条件のうち1つでも欠けていると法律上の管理職(管理監督者)とは認められません。その場合は会社側が残業代などを支払う義務があります。

 

3-4.変形労働時間制

 

タクシーやトラックのドライバーなどは繁盛期や閑散期があり、勤務時間が増加したり減ったりするケースがあります。こうした職種に最適なのが変形労働時間制です。これは、労働時間を1カ月単位や1年単位で調整することで、時間外労働としての扱いを不要とする働き方です。この場合でも経営者は法律で決められた労働時間を超えて働かせた場合は、残業代を支払わなければなりません。

 

 

労働基準をしっかり守った経営を行おう

 

労働形態が多様化する中で、経営者は各制度を理解して正しい労働基準環境を整えて経営しなければなりません。経営者は事業そのものに関するすべてのことや資金配分の決定、加えて従業員の労働環境を整えることが求められています。まずは経営者自身の労働環境を整えるために、運転手や秘書を雇ってみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2020-11-05 00:00:00
■「トランスアクト」は特許庁より商標登録の認証を受けております

当グループ総称「トランスアクト」は経済産業省特許庁より商標登録として正式に認証され事業活動を行っておりますので、ここにお知らせ致します。

 

【商  標】 トランスアクト / TRANSACT

【登 録 日】 平成29年9月29日

【登録番号】 第5983936号

【区  分】 第39類


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