秘書の役割は、サポートする上司が本来の業務に集中できるように、それ以外のさまざまな業務を代行します。スケジュール管理はもとより、コミュニケーションについても、最小限の時間と労力で効率よく情報収集が可能になることが期待されます。その際、電話応対と並んで多いのがメール対応です。この記事では、どんなに忙しくても注意が必要なメール対応のポイントを2つ紹介します。

■1.タイトルも本文も一目で内容がわかるように

重要な役職になればなるほど、大量のメールが送信されてきます。その際に、上司が自分で確認する場合と、まず秘書が内容をチェックして、優先順位や緊急性を考慮して指示を仰ぐ場合があります。いずれの場合も、差出人を上司の名前にして、実際の文章は秘書が執筆するケースがあるのです。つまり、秘書には代筆能力が問われることになります。代筆メールの基本は、受け取る人がわかりやすいメールにすることです。

ポイントは、受信環境を意識した文章構成にすることです。上司が出先でメールを受けるときには、スマートフォンまたはケータイで受け取る可能性があります。これらの画面はパソコンより一覧性に劣るため、内容を判断できるようなタイトルをつけ、本文はスクロールせずに読める程度の長さにしましょう。また、1本のメールには1つの話題だけを書くようにします。この点を徹底しておかないと、案件ごとにメールを整理する際に分類に迷うことになります。以上の点が守られていれば、たくさんのメールの中からでも見つけやすく、重要度も判断しやすくなります。

■2.マナー遵守の正しいビジネス用語

秘書がやり取りするメールは「ビジネスメール」であることを常に意識するようにしましょう。ビジネスレターにはふさわしい書式があるように、ビジネスメールにも適切なフォーマットがあります。したがって、プライベートメールのような言葉遣いや書き方は厳禁になります。ビジネスでは、コミュニケーションにおいてもコストパフォーマンスが求められます。短い用語で正確に多くの情報を伝えるようなビジネス特有の用語や言い回しがあります。秘書メールでは積極的にこのようなビジネス表現を活用しましょう。

さらに、誤字脱字にも気をつけましょう。特に相手先の社名や名前の漢字は絶対に間違えてはいけません。社名や名前を間違えるというのは、もっとも失礼に当たる行為とみなされます。社名については、前株なのか後株なのか、アルファベットなのかカタカナなのかをよく確認しましょう。名前については、旧字体が含まれている場合などに注意する必要があります。名刺をもらったときに、誤字脱字が気になる社名や名前であれば、その時点でチェックリストを作っておくとよいでしょう。メールを送信する前に、そのリストと照合して問題がないか確かめるのです。

■受け取る側の立場で考えることが大事

優れた秘書は、豊かな想像力を持っています。まず、自分の行為が相手にとってどのような意味や気分をもたらすのか想像するのです。そして、相手の気持ちを理解した上で、適切な行動を起こします。これは、秘書メールについてもあてはまります。常にメールを受け取る側の立場を想像しながら、文面を整える必要があります。また、一目で誰からのメールなのか、どんな用件のメールなのかがわかることも重要な要件です。

ビジネスメールでは、必要な情報をなるべくコンパクトにまとめることが好まれます。これには新聞記事の書き方などを参考にするとよいでしょう。新聞記事は5W1Hに従って簡潔に書かれます。誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という基本情報が明確に示されているのです。常に、この6項目を意識して書けば、情報が整理された読みやすいメールになるはずです。内容の充実とともに、さりげない一言を添えるなどの気遣いも忘れないようにしましょう。秘書のグレードは、受け取る側の気持ちに寄り添ったメールにできるかどうかで決まります。ぜひ、想像力豊かな秘書メール力をつけましょう。

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています

東京都は、「テレワーク東京ルール」の普及推進に連携・協力して取り組んでいくため、公労使による「新しい東京」実現会議において、共同宣言を行いました。

その中で、テレワークを新型コロナウイルス感染症防止のための緊急避難的な一過性のものとすることなく、促進・定着に向けて、「働き方改革」や「ビジネス革新」「人材の有効活用」「危機管理」など、テレワークで実現する戦略ビジョンを定めています。

「テレワーク東京ルール」実践企業宣言制度とは、テレワーク戦略ビジョンを踏まえ、各企業が、その実情に応じて、テレワークデーやテレワークウィークの設定、育児・介護期間中のテレワーク勤務など、独自のルールを策定し宣言を行う制度です。

一般財団法人トランスアクト財団は「テレワーク東京ルール」実践企業宣言を行い、クライアント様および全社員と働き方改革の意識を共有するとともに、促進・定着に向けて取り組んで参ります。

東京商工会議所の会員に毎月配布されている機関紙、「東商新聞」に当財団代表理事の橘が掲載されました。企業オーナー、経営者層に直接届くメディアとして、多くの方々に購読されています。

運転手は仕事中、基本的には座っているため腰痛になりやすいです。10時間以上走る長距離ドライバーになると、その可能性はさらに高くなります。腰痛が労災でフォローされれば、助かる運転手は多いはずです。本記事では、運転手の腰痛が労災に適用されるのかどうかについて解説を行うとともに、腰痛の予防方法についても紹介していきます。

1.運転手の腰痛は労災の対象になる

前提として、運転手の腰痛は労災の対象であることをまずは知っておきましょう。労災保険の対象になる疾病は労働基準法施行規則35条に基づいて決められています。そのなかで、「腰部に過度の負担を与える不自然な作業体勢による業務」があげられているのです。つまり、ドライバーの仕事は腰痛になりやすい仕事として認められています。当然、長距離を走るようなトラック運転手の腰痛も対象です。勤務中に腰を痛めたとき、仕事との関連性が証明できれば、労災保険の対象となるでしょう。

ただし、仕事に就く前に、腰椎椎間板ヘルニアなどの持病を既に患っている場合は要注意です。元から腰が悪かったのであれば、業務との因果関係を疑われるかもしれません。最悪のケースでは労災保険の対象外となる可能性もあります。

2.労災補償が受けられる腰痛のケース

労災補償を受けるためには、「業務上腰痛の認定基準」で定められた内容を満たさなくてはなりません。「業務上腰痛の認定基準」は主に2つのパターンに分かれています。ひとつは「災害性の原因による腰痛」。業務中に発生した事故など、突発的なできごとが原因で腰痛を引き起こした場合です。このパターンであれば、たとえ労働者が最初から腰痛持ちだったとしても、悪化の原因が事故であると医学的に認められることで労災保険の対象になります。

もうひとつは「災害性の原因によらない腰痛」。これは事故や負傷ではなく、業務を続けているうちに腰が悪くなってしまったときに適用されます。労働期間、労働の負担などを基準とし、どの程度認められるかが変わってくるでしょう。いずれのパターンも業務と腰痛の関係が認められるのが条件です。納得できる判断結果を出すためには、正確な医師の診断を受けることがポイントになるでしょう。

3.受けられる補償内容

腰痛の原因が仕事によるものと認定されれば、治療費が補償されます。治療費以外にも、休業補償、傷病補償、障害補償なども対象になるでしょう。労災指定病院で治療を受ければ即無料ですが、労災指定病院等以外で治療を受けるのであれば、一旦費用を立て替えなくてはなりません。その場合、後から治療にかかった費用を請求する流れとなるでしょう。

休業補償とは腰痛で仕事ができない期間に給料を受け取れる仕組みです。しかし、初日から受け取れるわけではありません。条件は働けない日数が4日以上続いた場合となっており、給付基礎日額の約6割が目安となります。傷病補償は治療を始めてから1年6カ月以上経っても治癒が認められず、傷病等級が1～3級と判断されるケースが対象です。

4.運転手の腰痛対策！

腰痛対策としてまずあげられるのは、座り方です。前のめりに座ると腰への負担がかかりやすくなるでしょう。首と背筋をぴんと伸ばすようにして運転すれば、腰への負担は軽くなります。運転手はハンドルに足を乗せて休憩する姿勢を取ることがありますが、その姿勢は腰への負担が大きいため、できれば避けた方がよいでしょう。車内で休憩をするときはなるべくベッドが望ましいです。腰痛対策のコツは正しい姿勢を維持することですので、下に敷くクッションタイプは腰痛対策にはあまりなりません。クッションではなく、姿勢をサポートしてくれるようなものを使うようにしましょう。

自分で予防することが大事

運転手は腰痛になりやすい職業です。仕事が原因であれば労災補償が受けられますが、何よりも腰痛にならないことが大事といえるでしょう。腰痛が酷くなるほど、仕事への復帰がなかなかできなくなります。また、完璧に治りきらず、腰痛がくせになるケースもあるでしょう。普段から姿勢を意識し、腰痛にならないような運転を心がけることが重要です。

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています

当財団代表理事の橘が、テレビ朝日「お願い！ランキング」にVTR出演しました。

国会議員秘書時代に経験した「忖度」にまつわるエピソードをクイズ形式でお答えします！ 

今、何かと話題になっているキーワード「忖度」（そんたく）

国会議員秘書経験者の橘がこれまでの仕事においてどんな「忖度」をしてきたのか？

「忖度」＝他人の気持ちを推し量ることによってどんなピンチを切り抜けてきたのか？

クイズ形式の問題VTRで体験談をお話しします。

【放送日】

2017年9月18日（月）24:50～25:20

http://www.tv-asahi.co.jp/onegai_chosenkyo/

放送ぎりぎりの本当にあった裏話？！を是非ご覧ください！