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一般財団法人トランスアクト財団

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最新情報

2020-01-01 00:00:00
令和2年 新年ご挨拶

新年明けましておめでとうございます。

旧年中は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

引き続き、関係各社・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

また、本年も更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。


2019-12-20 00:00:00
年末年始業務のご案内

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 

 

 2019年12月28日(土)~2020年1月5日(日)

 

期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、新年1月6日(月)より順次ご対応させていただきます。

 

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。


2019-12-01 00:00:00
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企業において、「秘書」は重責を負うポジションにあります。秘書の仕事に就くと、上司の代わりにさまざまな雑務をこなす他、対外的な付き合いも欠かせません。それにともない、ビジネスマナーを守ることが求められます。秘書を目指すためには、最低限守るべきビジネスマナーを知っておくことが大切です。ここでは、秘書に求められる最低限のビジネスマナーについて解説していきます。

 

 

■秘書の資質が問われる電話応対のマナー

電話は企業にとって大切な顔であり、秘書は上司の代理で電話をしているとの自覚が必要です。電話対応によっては上司の顔をつぶすことにもつながります。そうならないためにも、先方に失礼のない電話応対を心がけましょう。電話応対は「先方へ電話をかける」「先方からの電話を受ける」の2つに大別できます。いずれも大事な仕事であり、明るい受け答えはもちろん、正確で迅速な応対も避けられません。そのためには、上司の行動を的確に把握する、電話のときにはメモを用意するなどの心がけも必要になります。

 

電話がかかってきたときは先方を待たせないことが大切です。電話が鳴ってから3コール以内に出るようにしましょう。受話器を取ったときは、挨拶に続いて企業名と「秘書室」を名乗ります。挨拶の言葉は、午前11頃を目安に「おはようございます」「お電話ありがとうございます」を使い分けます。もし、3回以上鳴ってから出るときは、最初に「お待たせいたしました」と付け加えることが大切です。上司への電話の取次ぎに先立ち、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」の表現を使って名前を聞き出します。聞き取りにくいときは「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが」などと言い方を工夫します。電話を取り次ぐときはいったん保留にしますが、保留音は30秒以内にするようにしましょう。敬語の使い間違いは問題外です。「とんでもございません」と言う場面もありますが、正しい表現は「とんでもないことでございます」です。

 

電話がかかってきたときに上司が不在の場合もありますが、安易に居場所を教えないようにしましょう。来客中や出張中と答えるのが無難です。また、「席を外しております」との表現が適する場面も多いでしょう。もちろん、個人の電話番号を教えることは避けることが大切です。

 

 

■接遇は対外的な印象を左右する

ビジネスシーンにおいて「接遇」が大きな鍵を握ります。接遇は、通常の「接客」に「特別なおもてなし」が加わったものであり、対外的な印象を左右します。また、接遇用語はビジネス用語との捉え方も多いため、日頃から接遇用語を意識して使えるように心がけましょう。秘書は、いろいろなシチュエーションに合わせて接遇用語を使い分ける必要があります。来客を迎えるとき、来客を待たせるとき、来客を見送るときは代表的です。また、相手への断りが必要な場面も少なくないでしょう。それぞれに適した接遇用語を使うことが大切です。また、相手と話をするときには、ストレートな表現をしないで「恐れ入りますが」などの言葉を最初に付け加えるといった共通点がみられます。

 

相手の呼び方を間違えないことも大切な接遇マナーです。たとえば、自分が勤務する会社は「当社」、相手の会社には「御社」を使います。役職の付け方を間違えないことも重要です。「社長」などの役職名は、それ自体が敬語のため「社長様」などの表現はよくありません。そのうえで、自社の人には「苗字+役職名」、他社の人に対しては「役職名+苗字+様」と覚えておきましょう。さらに、自社の人間を他社に紹介するときは、「役職+苗字(様を付けない)」ことが大事なポイントです。

 

 

■臨機応変な使い分けが秘書に求められるマナー

秘書の仕事に就くには、電話や接遇マナーを身につけることが大切です。そのためには、状況に応じた言動を使い分けることが必要とされます。また、それが秘書にとっての最低限のマナーといえるでしょう。秘書は企業を代表する大事な存在だけに、話し方からイメージアップを図りたいものです。好感度アップには、誰に対しても公平に接することが欠かせません。話し方には、いろいろなポイントがあります。正しい敬語を使うのはもちろん、相手に敬意を持って接することが大切です。明るい雰囲気で話す、相手と話題を合わせることも忘れてはなりません。話のときに相手の目を見るときは基本中の基本といえるでしょう。さらに、話の内容を簡潔にまとめるなども必要です。秘書として仕事をするためには、謙虚な姿勢を貫き、相手の心に響く言葉選びを心がけましょう。

 

そのためには、接遇用語などを覚えることが大切です。しかし、知識として知っているだけでは、実際のビジネスシーンでは役立ちません。会話のスキルアップには、日々研鑽を積むことが大事なポイントです。また、接する人の性格、そのときの状況などによって、臨機応変な使い分けができることが秘書に求められるマナーといえます。


2019-11-01 00:00:00
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運転することが好きな人などは、日頃から運転をする仕事に就くことも考えているのではないでしょうか。バス・タクシーなどの不特定多数を運ぶ仕事もありますが、特定の会社の役員を乗せる「役員運転手」も人気の仕事です。しかし、どうせやるなら憧れの会社で運転手をやってみたいものですよね。そこで今回のアンケートは、役員運転手をやるならどんな会社の運転手になりたいのかについて調査しました。

 

【質問】

あなたが役員運転手として働くことになったら、どこの会社の運転手を努めたいですか?

【回答数】

勢いのあるIT企業(Appleなど):22

超大手上場企業(TOYOTA):42

ジャニーズ事務所:9

プロスポーツクラブ(読売ジャイアンツなど):15

吉本興業:12

 

「超大手上場企業」企業安定志向や待遇重視!そして誇り?

 

アンケートの結果、最も多かったのは半数近くの人が選んだ「超大手上場企業」という結果になりました。

・安定を求めるには1番、トヨタは世界ナンバー1の企業ですから安心できます(30代/男性/パート・アルバイト)

・給与もそれなりにもらえて、かつ雇用も安定していそうなイメージがある。(40代/男性/個人事業主)

・超大手の上場企業なら待遇や福利厚生などが良さそうな感じがするから(30代/男性/個人事業主)

 

トヨタなどの超大手企業には、安定した収入や待遇などによって生活を豊かにしてくれるというイメージを持たれています。また「トヨタは世界ナンバー1の企業」という表現から、働いていることが誇りと思える企業で働きたいという気持ちもあるようです。一般的には、上場している大企業で働いてみたいという考えの人が多いということでしょう。

 

「IT企業」は儲かってそう?成長が期待できる業界で働きたい!

 

アンケート結果の2番目は「IT企業」となりました。

・IT企業は儲かってそうだから、運転手としてのお給料やそのほかの待遇が良いと思うからです。(50代/男性/パート・アルバイト)

・これからもIT企業は成長していくのだと思うし、漏れ聞こえてくる会話なんかで新情報を知ることができそう。(30代/女性/無職)

・勢いのある会社は役員にも有能な人材が集まっていそうなので、自分も刺激を受けられるのではないかと思うから。(30代/女性/個人事業主)

 

Appleなどに代表される「IT企業」を選んだ理由として多かったのは「安定した収入」「儲かっていそう」「成長が期待できる」などのお金に関することでした。しかし、有能な人材に刺激を受けたいなどという意見から、自分を向上させたいという気持ちを持っている人にとってもIT企業は人気の業界と言えます。

 

お金じゃない!?プロスポーツクラブ

 

アンケートで3番目に多かったのは「プロスポーツクラブ」という結果になりました。

・スター選手たちを間近で見られ、うまくいけば親しくなれるかもしれないから。(20代/男性/個人事業主)

・好きな野球チームに貢献できていると思うと楽しく運転できそうだからです。(30代/女性/正社員)

・プロスポーツクラブの役員運転手になったら、もしかしたら有名な選手を乗せることもあるかもしれないから、いい話のネタになります。(40代/男性/無職)

 

読売ジャイアンツなどのプロ野球球団で働きたいという意見が多くありましたが、安定や待遇などの意見ではなく、その業界の役に立つ仕事をしたいという意見が多くありました。スポーツ選手は、子供のころから憧れの存在として認識している人が多くいます。自分がその業界に携われるのなら、お金や待遇で仕事は選らばないということでしょう。

 

楽しそう?笑わせてくれる?吉本興業!

 

アンケートで4番目に多かったのは「吉本興業」という結果になりました。

・なんとなくですが移動が楽しくなりそう。あと有名企業だからです。(20代/男性/正社員)

・勝手な印象ですが、一番偉ぶってなさそうで、庶民の気持ちに近い部分を持っていてくれそうだから。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・芸人さんにもよると思うが、車の中でも笑わせてくれそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

 

お笑い芸人が多く所属する吉本興業のイメージは、やはり楽しそうや笑わせてくれそうというものでした。また、運転手として働くということで「庶民の気持ちに近い部分を持っていてくれそう」という、話しやすさを重視する意見も特徴的です。いつもテレビで見ている人たちなので、同じように仕事をしているときも笑わせてくれるのではという印象があるのでしょう。会社などで人間関係に悩む人が多い現代において、こうであってほしいという希望のようなものも感じられます。

 

「安定」か「憧れ」で決める傾向

 

アンケートの結果、半数以上が安定した収入などを重視した意見となりました。やはり「仕事」や「働く」という単語を目にすると、お金や安定した生活を思い浮かべるが一般的ということでしょうか。次に多かったは、憧れの業界で憧れの人たちと知り合いたい、またはその業界の役に立ちたいという意見でした。運転手の仕事を選ぶときは「安定」を取り豊かな生活を求めるのか「憧れ」を追ってやりがいを求めるのか、じっくりと検討する必要がありそうですね。

 

■調査地域:全国

■調査対象:年齢不問・男女

■調査期間:直近の1ヶ月間

■有効回答数:100サンプル

 

あなたが役員運転手として働くことになったら、どこの会社の運転手を努めたいですか?

 

【勢いのあるIT企業(Appleなど)】

・IT企業は儲かってそうだから、運転手としてのお給料やそのほかの待遇が良いと思うからです。(50代/男性/パート・アルバイト)

・役職運転手になるなら本当はどこでもいいです。芸能関係も大手企業もあまり興味がないです。(20代/女性/無職)

・IT関連の情報には、個人的に興味があるからです。誰も知らない情報を世に出る前に聞けるチャンスかも知れません。(30代/男性/正社員)

・時代を読む一流の人の側にいて、その人の考え方などに少しでもいいから触れていたいと思うため。(20代/女性/パート・アルバイト)

・これからも伸びるだろうし安心感があるからです。潰れたりしなさそう。(30代/女性/正社員)

・ほかのところよりも給料に関しては安定していそうだから。超大手上場企業の場合、業種によって今大変なので将来が不安になる。(40代/女性/正社員)

・勢いのある会社は役員にも有能な人材が集まっていそうなので、自分も刺激を受けられるのではないかと思うから。(30代/女性/個人事業主)

・独創的な考えを持つ人や挑戦心に溢れた人に会うことができるから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・IT企業は時代を先取りしないとやっていけないイメージがあり、最新の情報に触れることができそうだから。(30代/男性/個人事業主)

・IT業界が好きでどんな役員がいるのか・どんな話をしているのかを見聞きしてみたいと思ったから。(50代/女性/専業主婦(主夫))

・成長している企業や人にどんな特徴があるのか知りたいから選んだ(20代/女性/学生)

・消去法で選んだ。芸能人やスポーツ選手に興味はないし、大手企業は面倒が多そうだから。(40代/女性/個人事業主)

・ITだと、サービスアプリが普及しているので仕事にしやすい印象です。ITだからこそ安心できるイメージがあります。(20代/男性/学生)

・IT企業の役員はたくさんの業種の方々と会うと思う。色々な場所に行きたいし、様々な年代のトップリーダーと語り合う業種だから多種多様な景色が見えるのが楽しそう。(30代/女性/無職)

・かっこいい企業に関わることができるのが楽しそうであると思うから(20代/女性/学生)

・タレントやスポーツマンと違い、いち社会人であるという自覚があるのと日本の昔からの企業特有のめんどくささが無さそうなので。(20代/女性/パート・アルバイト)

・勢いにのっているので社内の雰囲気も良いと思います。お堅い企業よりラフな感じもします。(40代/男性/専業主婦(主夫))

・これからもIT企業は成長していくのだと思うし、漏れ聞こえてくる会話なんかで新情報を知ることができそう。(30代/女性/無職)

・守秘義務があって漏らせないけれど、面白そうな話を聞けそうだから。人相手の商売やってる人は身内には厳しいと思う(40代/男性/無職)

・新しい情報が手に入る可能性が高そうだから。動きがロスなくスマートだと思うから。(20代/男性/正社員)

・勢いのあるIT企業の役員であれば、考え方や生き方が参考になる。特に勢いのあるIT企業の場合、前向きな考え方の人が多く自分自身もワクワク出来ると思うから。(40代/男性/正社員)

・勢いのあるIT企業の役員運転手となれば、それなりに待遇や給料も良さそうな上、今後の見通しも楽しみなため。(40代/女性/無職)

 

【超大手上場企業(TOYOTA)】

・任天堂がいいです。子どもから大人まで誰でも知っている会社だし、外国人にも人気があります。きっとうらやましがられます。(50代/女性/パート・アルバイト)

・お堅い役員を乗せて、寡黙に運転に徹することができそうだから。(40代/女性/正社員)

・超大手上場企業の役員にまでなっている方と運転手としてお話を出来る機会があれば、あらゆる面で勉強になることが多いと思う為。(20代/女性/派遣社員)

・大手企業だと基本的な給料も高いため、長く安定的に働き続けることが出来そう。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・直ぐには倒産しない堅実さと、イメージだが運転手としての時間帯が不規則ではなく決まっていそうだから。また、給与の支払いもしっかりしていそうだから。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・行き先が比較的固定されていそうなのと、急な予定変更などが少なそうなので。(50代/女性/専業主婦(主夫))

・超大手上場企業の運転手なら安定しているのではないかと思うからです。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・働き方改革が浸透していて、体に負担になるような勤務形態はないと思うから。(40代/男性/正社員)

・超大手の上場企業なら待遇や福利厚生などが良さそうな感じがするから(30代/男性/個人事業主)

・福利厚生や給料などの条件がしっかりとしていそうだと思うから。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・芸能系は面白そうだけど裏側を見たくないので、無難に一般企業で働きたい(20代/女性/正社員)

・景気の影響を受けにくい、安定した仕事が長く続けられるため。また、企業のブランド名が社会的なステータスにもなるため。(40代/男性/正社員)

・ファンやマスコミに追われることもなく運転に集中できるだけでなく、倒産などの心配が少なく安定して働けそうな超大手上場企業の運転手の仕事は魅力的だと思います。(40代/女性/無職)

・最近大きくなったような会社だと、調子に乗っている人が凄く多そうなので、ストレス溜まりそう。(40代/女性/無職)

・責任の重い仕事ですが上場企業の運転手でしたら、一般的なマナーが身につき、勉強になることも多いと思います。(40代/女性/派遣社員)

・給与もそれなりにもらえて、かつ、雇用も安定していそうなイメージがある。(40代/男性/個人事業主)

・名門企業の役員は体育会系ではなく文系という感じで、パワハラされることがなさそうなので(40代/男性/個人事業主)

・安定的して継続的に契約がありそうだし、トップ企業なので、そういった企業の役員がどんな人なのか興味がある(40代/女性/派遣社員)

・働く時間もしっかりと決まっていそうで長時間労働はなさそうです。給料も安定していると思うからです。(50代/女性/パート・アルバイト)

・オクト  やはり超大手のほうが安定しているから、働きたいなと思いました。(40代/女性/無職)

・他の企業は態度が悪い人が多そうなので、消去法で選んでみました。(30代/男性/無職)

・あくまでもイメージですが、他と比べると常識的な役員が多そうだから(40代/女性/正社員)

・芸能やスポーツ関係は、追っかけファンが多く、接触事故等が発生する確率が高くなるので除外。勢いのあるIT企業は、天狗になっている役員がいそうだから除外(50代/男性/正社員)

・TOYOTAは車の会社なので良い車にそれそうなので、運転が楽しめそうだからです。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・本当はどんな人たちが超大手の会社を動かしているのかわかるし、お給料も良さそうだから、超大手企業の運転手をやってみたいです。(40代/女性/個人事業主)

・安定を求めるには1番、トヨタは世界ナンバー1の企業ですから 安心できます(30代/男性/パート・アルバイト)

・大手の場合福利厚生やマニュアルなどがしっかりしていて、働きやすそうなイメージです。(30代/女性/無職)

・芸能事務所よりもこちらの方が、一般の常識がある方のような気がするから(40代/女性/正社員)

・将来性があり、安定していると思うので安心して長く勤められそうだからです。(20代/女性/正社員)

・選択肢の中で一番福利厚生が整っていて、仕事内容についてもしっかりとした取り決めを設けていそうなイメージがあるから。(40代/女性/正社員)

・社員として入社できる前提での選択肢です。社員は守られ、非正規雇用はゴミ扱いを受ける業界ですので。(30代/男性/正社員)

・歴史ある企業でコツコツものを製造する会社の方が、従業員を雇用する体制が整っていると考えます。選択した会社以外は、イメージ的に役員の脳内にドーパミンが超大手上場企業より多く出ていそうです。興奮しているとすると、安定して働くことができないと言うイメージがあります。(30代/男性/個人事業主)

・堅実に収入を得ることができそうです。それから、まとまな対応をするように思います。(50代/女性/個人事業主)

・大手上場企業ならではの、福利厚生等が充実しているだろうから。(30代/男性/個人事業主)

・役員運転手に求められるのは忠実な運行と時間厳守なのでその使命を遂行しやすいから(40代/男性/個人事業主)

・日常生活で触れたことの無い世界や、経済界などの超大物な著名人などに関わる機会が持てそうなので。(40代/女性/正社員)

・日本経済を支える大手企業の執行役員を気持ちよく送り迎えできたら、運転手としてうれしさを感じられると思うからです。(30代/男性/無職)

・しっかりと生活を送れるだけの給料は欲しいし、新入社員などと比べてそれなりに高い給料であるべき(40代/男性/正社員)

・大手企業の雰囲気が好きで、この会社の一社員として役員の役に立ちたい、と思うのは極当然のことと思うから。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・急なスケジュール変更等が発生する可能性が少ない印象があるので、落ち着いて仕事ができそうだからです。また日頃から一流企業の役員と接することにより、仕事しながらビジネスマナーのスキルを磨けるからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・大手企業なら安定した収入を得られるように思うのと、役員のマナーも良いような気がするので。(40代/女性/個人事業主)

・上場企業であれば収益の基盤がしっかりしているということですから、安定して働くことができると思ったからです。(40代/女性/個人事業主)

 

【ジャニーズ事務所】

・凄く大変そうだけど、ジャニーズのタレントの方を乗せてみたいですね。ただ、芸能界は時間がイレギュラーですし、運転手は間違いなくハードでしょうね。(30代/女性/派遣社員)

・役員運転手になって、ジャニー喜多川さんを見てみたいからです。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・テレビでジャニーズのタレントを見ない日が無いということは、必ず毎日仕事があると思うから。(30代/女性/公務員)

・ジャニーズの裏話が聞けたり、ジャニーズのアイドルと知り合いになれるから!!(40代/女性/正社員)

・ジャニーズ事務所ならイケメンが多くてイケメンが好きだからです。(40代/女性/個人事業主)

・タレントのプロデュース力を持っているマネージャー等と知り合い、ノウハウを学びたい。運転手だと会話や仕事ぶりを静かに聞いてまねることもできると思ったからです。(40代/女性/個人事業主)

・ジャニーズが単純に好きだから、可愛い男の子が多そうだからです。(30代/女性/正社員)

・私は、昔からジャニーズの皆さんのことが好きなのでジャニーズの運転手がいいです。(40代/女性/正社員)

・ジャニーズが好きなのでジャニーズのタレントに近くで会えるのでジャニーズ事務所の運転手を努めたい。(30代/女性/無職)

 

【プロスポーツクラブ(読売ジャイアンツなど)】

・やっぱり需要がありそうですし、やりがいがありそうだなと思ったので(30代/女性/正社員)

・スポーツ選手は、いろんなところへ行くことが多いのでやりがいがありそうだからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・アナウンサーや記者と人脈が出来るかも知れないから。有名人御用達や行きつけの店について詳しくなれそうだから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・好きな野球チームに貢献できていると思うと楽しく運転できそうだからです。(30代/女性/正社員)

・一番あこがれがあるのでスポーツ選手えお選びます。企業などは機密情報の扱いが心配なのと、芸能関係はいじめもひどいと聞いたことがあるので遠慮したいです。(40代/男性/正社員)

・あわよくば、有名プロ野球選手やメジャー選手を乗せて走ることがあるかもしれないため。そんなことがあったら、おおっぴろげには言えないが、こそっと家族に自慢したい。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・自分は野球経験者で野球が好きなので、ミーハーな考えですがプロ野球選手とトークしてみたいと思います。(30代/男性/個人事業主)

・日常的に関わりがない人物と関われるため。また興味があるため。(20代/男性/正社員)

・夢のある職業(プロスポーツ選手)の世界を日常的に体感してみたい。(50代/女性/派遣社員)

・専門知識がなくても会話ができそう。少し何かで話し降られても不安だから(40代/女性/専業主婦(主夫))

・スター選手たちを間近で見られ、うまくいけば親しくなれるかもしれないから。(20代/男性/個人事業主)

・プロスポーツクラブの役員運転手になったら、もしかしたら有名な選手を乗せることもあるかもしれないから、いい話のネタになります。(40代/男性/無職)

・スポーツ観戦が好きだから。観戦チケットがたまに優先的に入手出来そうな気もする。(40代/女性/個人事業主)

・スポーツが好きなので、スポーツを経営するトップの考えを知ることができたり、選手や関係者との繋がりが持てたりするかもしれないから。(40代/女性/個人事業主)

・自分はサッカーが好きなので、サッカークラブに関わる仕事ができれば嬉しいからです。(20代/男性/個人事業主)

 

【吉本興業】

・勝手な印象ですが、一番偉ぶってなさそうで、庶民の気持ちに近い部分を持っていてくれそうだから。(40代/女性/専業主婦(主夫))

・消去法。自分が運転する場合、乗る人々が、高圧的でなく、乱暴を働かなさそうで、精神が安定している人がいい。吉本興業の場合、お笑いの人は苦労を知っていそうなので、他人に対してわりと優しい人が多いのではないかと思ったため。(40代/女性/パート・アルバイト)

・吉本は人気が高く、運転手をすると面白そうだと考えたからです。(40代/男性/正社員)

・日本を代表するエンターテインメント会社で、タレントは勿論の事、社員の方々も個性的で面白い方が多いと聞く会社の役員をされてる方の運転手をする事で、ひどちらかと言うと引っ込み思案な性格の自分の生活が変われそうなパワーがもらえそうだから。(50代/男性/個人事業主)

・私自身、お笑いが大好きなので、芸人さんたちと親しくなりたいと思うから。(30代/男性/パート・アルバイト)

・お笑いというクリエイティブな仕事に寄り添って働くことは、とても魅力的だと思います。(20代/女性/パート・アルバイト)

・芸能プロダクションの運転手の仕事がどのような感じかを知りたいと思い選びました。(40代/女性/無職)

・お笑いが好きなので、その仕事に少しでも携われることができるから。(30代/女性/正社員)

・なんとなくですけど移動が楽しくなりそう。あと有名企業だからです。(20代/男性/正社員)

・周りはお笑い芸人さんばかりに囲まれているので、きっと役員さんもユーモアに溢れているのではないでしょうか。楽しい会話をしながらのお仕事だったらと期待を込めて選んでみました。(40代/女性/個人事業主)

・芸人さんにもよると思うが、車の中でも笑わせてくれそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・吉本興業の芸人さんを見ていると、クリーンなイメージが持てるから。(20代/女性/個人事業主)


2019-10-01 00:00:00
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秘書の役割は、サポートする上司が本来の業務に集中できるように、それ以外のさまざまな業務を代行します。スケジュール管理はもとより、コミュニケーションについても、最小限の時間と労力で効率よく情報収集が可能になることが期待されます。その際、電話応対と並んで多いのがメール対応です。この記事では、どんなに忙しくても注意が必要なメール対応のポイントを2つ紹介します。

 

■1.タイトルも本文も一目で内容がわかるように

重要な役職になればなるほど、大量のメールが送信されてきます。その際に、上司が自分で確認する場合と、まず秘書が内容をチェックして、優先順位や緊急性を考慮して指示を仰ぐ場合があります。いずれの場合も、差出人を上司の名前にして、実際の文章は秘書が執筆するケースがあるのです。つまり、秘書には代筆能力が問われることになります。代筆メールの基本は、受け取る人がわかりやすいメールにすることです。

 

ポイントは、受信環境を意識した文章構成にすることです。上司が出先でメールを受けるときには、スマートフォンまたはケータイで受け取る可能性があります。これらの画面はパソコンより一覧性に劣るため、内容を判断できるようなタイトルをつけ、本文はスクロールせずに読める程度の長さにしましょう。また、1本のメールには1つの話題だけを書くようにします。この点を徹底しておかないと、案件ごとにメールを整理する際に分類に迷うことになります。以上の点が守られていれば、たくさんのメールの中からでも見つけやすく、重要度も判断しやすくなります。

 

 

■2.マナー遵守の正しいビジネス用語

秘書がやり取りするメールは「ビジネスメール」であることを常に意識するようにしましょう。ビジネスレターにはふさわしい書式があるように、ビジネスメールにも適切なフォーマットがあります。したがって、プライベートメールのような言葉遣いや書き方は厳禁になります。ビジネスでは、コミュニケーションにおいてもコストパフォーマンスが求められます。短い用語で正確に多くの情報を伝えるようなビジネス特有の用語や言い回しがあります。秘書メールでは積極的にこのようなビジネス表現を活用しましょう。

 

さらに、誤字脱字にも気をつけましょう。特に相手先の社名や名前の漢字は絶対に間違えてはいけません。社名や名前を間違えるというのは、もっとも失礼に当たる行為とみなされます。社名については、前株なのか後株なのか、アルファベットなのかカタカナなのかをよく確認しましょう。名前については、旧字体が含まれている場合などに注意する必要があります。名刺をもらったときに、誤字脱字が気になる社名や名前であれば、その時点でチェックリストを作っておくとよいでしょう。メールを送信する前に、そのリストと照合して問題がないか確かめるのです。

 

 

■受け取る側の立場で考えることが大事

優れた秘書は、豊かな想像力を持っています。まず、自分の行為が相手にとってどのような意味や気分をもたらすのか想像するのです。そして、相手の気持ちを理解した上で、適切な行動を起こします。これは、秘書メールについてもあてはまります。常にメールを受け取る側の立場を想像しながら、文面を整える必要があります。また、一目で誰からのメールなのか、どんな用件のメールなのかがわかることも重要な要件です。

 

ビジネスメールでは、必要な情報をなるべくコンパクトにまとめることが好まれます。これには新聞記事の書き方などを参考にするとよいでしょう。新聞記事は5W1Hに従って簡潔に書かれます。誰が(Who)、いつ(When)、どこで(Where)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)という基本情報が明確に示されているのです。常に、この6項目を意識して書けば、情報が整理された読みやすいメールになるはずです。内容の充実とともに、さりげない一言を添えるなどの気遣いも忘れないようにしましょう。秘書のグレードは、受け取る側の気持ちに寄り添ったメールにできるかどうかで決まります。ぜひ、想像力豊かな秘書メール力をつけましょう。


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