派遣秘書の求人情報を目にする機会が増えたと感じている人も多いのではないでしょうか。実際に、大手企業でも派遣秘書という形態をとるケースが増えています。派遣社員が増えている背景にはどんな理由があるのでしょうか。今回は、派遣秘書のメリットや正社員秘書との違い、派遣秘書に向いている人の特徴について詳しく解説します。

1.派遣秘書の業務内容

派遣秘書の場合も、通常の秘書と同じように上司の業務をサポートするのが主な仕事となります。代表的な業務内容としては、スケジュール管理や電話・来客対応、資料作成などが挙げられるでしょう。

上司のスケジュール管理は秘書の最も重要な業務の1つです。会社で重要なポストに就いている上司が効率よく働けるように、秘書は無駄なくスケジュールを管理する必要があります。スケジュールにミスがあると会社の損失にもつながるため、予定の重複などは極力避けなくてはなりません。完了した業務は消しておく、2人体制でチェックするなど、ヒューマンエラーをなくすための工夫が必要でしょう。上司が出張するときは、宿泊先や交通手段を都合するのも秘書の役割です。

次に、上司への電話やメール、来客に対応する業務も秘書が行います。上司の指示に従い、取り次ぐものは取り次ぎ、そうでないものは適切に処理する必要があります。電話口での言葉遣いや顧客のもてなし方など、ビジネスマナーが問われる業務だといえるでしょう。その他、会議で使用する資料や社内の通知書など、上司のために資料を作成するのも秘書の業務の一環です。そのため、WordやExcelなどを扱うパソコンスキルは最低限必要になります。

2.派遣秘書のメリット

派遣秘書のメリットは大きく4つあります。まず、未経験からでもチャレンジできることです。アシスタント業務から秘書の実務経験を積めるので、そこから正社員秘書へのチャンスもつかめるかもしれません。勤務条件や業務範囲が契約で定められているため、仕事とプライベートを両立しやすいのも派遣ならではのメリットです。福利厚生が充実している大手企業で働けるチャンスにも恵まれています。最後に、待遇に希望があれば派遣会社の営業担当に相談できます。たとえば、勤務開始日を遅らせたいときなどにも、営業担当が代わりに派遣先に交渉してくれるので安心です。

3.派遣秘書のデメリット

派遣秘書はメリットばかりではなく、事前に押さえておきたいデメリットもいくつかあります。まず、他の派遣職種よりも残業が発生しやすいのが派遣秘書の特徴です。サポートする上司は企業の重要人物であり、数多くの業務を抱えています。多忙な上司から突然仕事を任される場合もあるので、残業が多めになるのはやむを得ないといえるでしょう。場合によっては、終業後の接待への参加を頼まれることもあります。

また、業務の幅が広いことも派遣秘書のデメリットの1つです。秘書がこなさなければならない業務は多種多様なので、効率的に仕事をさばける人が秘書には向いています。その他、スケジュール管理などの責任が重く、精神的な負担が大きいというデメリットもあります。

4.正社員秘書との違い

企業側からすると、秘書は正社員として雇うよりも派遣にするほうが人件費を抑えられます。また、派遣は期限付きなので、急に辞めた人の穴埋めが欲しい、繁忙期にだけサポートが欲しいといった、その時々のニーズに合わせたフレキシブルな採用が可能です。働く側からの違いは、任される業務範囲が異なる点です。派遣では、基本的に契約で決められた業務範囲が守られますが、正社員では状況に応じて秘書以外の業務を命じられることもあり得ます。待遇も異なり、派遣の場合は時給制で、1500～2000円程度が目安です。賞与は支給されませんが、労働基準法のもと残業代や休日手当は支払われます。

5.派遣秘書に向いている人

派遣秘書の業務内容や待遇について理解したところで、ここからは派遣秘書に向いている人の特徴を紹介します。

できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。

1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。

2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。

3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。

4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。

5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。

6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。

7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。

5-1.未経験・他職種から秘書になりたい人

正社員秘書の場合、未経験者を採用することは滅多にありません。しかし、派遣であれば、未経験でもチャレンジできるアシスタント職もあります。秘書検定などの資格がなくても応募できる仕事が多いので、まずは派遣秘書として実務経験を積みながら、平行して資格取得を目指していきたい人におすすめです。派遣秘書であれば残業の少ない職場も希望できるので、自分のための時間を捻出しやすく、正社員として働くよりも短期間で資格取得を目指せるでしょう。実務経験と資格の両方があれば、秘書としてより条件のいい仕事を紹介してもらえる可能性も高まります。

5-2.秘書の経験があるワーキングマザー

派遣秘書であれば、派遣会社を通して時短勤務の交渉も可能です。そのため、結婚や出産などのライフイベントによって退職した秘書経験者で働ける時間に制限がある人にも向いています。今は仕事よりも家庭や子育てを優先したいなど、ワークライフバランスに合った仕事を案内してもらえるのも派遣秘書の魅力です。また、子どもが大きくなってきたので仕事の比重を増やしたいとなった場合も、条件を変えて働き続けられます。

5-3.秘書職のスキルをキャリアアップに生かしたい人

派遣という働き方だからこそ、短期間にさまざまな環境の職場を経験でき、それに応じて臨機応変な対応力が身につきます。臨機応変な対応力は、ビジネスパーソンには欠かせないスキルです。また、秘書業務を通じて、ビジネスマナーやコミュニケーション力、パソコンスキルなど幅広い能力を磨けることも転職には有利に働きます。もちろん、自分に合ったレベルでスキルを習得しながら働けるので、秘書のプロフェッショナルとしても着実なスキルアップが望めます。

■派遣秘書を導入して即戦力にしよう

派遣秘書は、働き手にとっても企業側にとってもメリットが多く、求人市場でも存在感を増しています。経験豊富な秘書を雇えば、すぐに即戦力として高いポテンシャルを発揮してくれるでしょう。スケジュール管理なども秘書に一任すれば、大幅に仕事の効率が良くなるはすです。この機会にぜひ派遣秘書を導入して、業務の効率化を目指してみませんか。

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています