経営者や役員の側で働く秘書について、正しく役割を理解していますか。あくまでイメージとして、事務職系の花形だと捉えている人も多いでしょう。ただ、実際には地道な業務を積み重ねて雇い主をサポートし続けるポジションです。この記事では、秘書が担うさまざまな役割や、タイプによって異なる役割などについて解説します。

1.秘書の役割

まずは「社長や役員のサポート」が挙げられます。秘書の仕事の中心であり、上司がメイン業務に集中できるよう雑務を引き受けます。文書作成やメール、電話の管理などはもちろん、時にはプライベートな部分まで任せられることもあるでしょう。秘書は上司への連絡を真っ先にチェックし、可能なものは自分で処理していきます。そして、どうしても上司でなければ対応できないものだけを報告します。このプロセスを挟むことで、上司の負担はかなり軽減されるのです。

秘書を雇えば、上司は意思決定や取引先とのコミュニケーションに時間と労力を注げます。その結果、企業全体の作業効率が高まるので業績アップへとつながっていきます。

2.形態による役割の違い

秘書の担う役割は細かく形態が分類されます。そして、それぞれ微妙に違う業務を求められる場面も少なくありません。秘書を雇う企業の規模や配属される部署などで形態は左右されます。以下、秘書の形態ごとに異なる役割を解説します。

2-1.個人付き秘書

いわゆるマンツーマン形式の雇用形態です。1人の上司に1人の秘書がついて、専属的に指示を受けて働きます。多くの人が抱いている秘書のイメージは基本的に個人付きだと言えます。個人付き秘書のメリットは、命令系統がはっきりしていることです。あくまでも自分と秘書の関係だけを考えて指示を出せばよいので、与えた仕事を実行してもらえるまでがスムーズです。周囲に気をつかわず、必要が生じた時点ですぐ秘書に仕事を任せられます。また、個人付き秘書は、ほかの形態と比べて事務作業の処理能力に長けている傾向にあります。上司の雑務を1人でこなすので、広い知識と経験が求められるポジションです。

2-2.チーム付き秘書

複数の人間に対して雑務を引き受ける形態が「チーム付き秘書」です。チーム付き秘書は、特定のメンバーたちにつき1人が配属されることも珍しくありません。ただ、この場合は個人対個人の関係ではないため、命令系統が複雑になる可能性も生じます。たとえば、ある社員が秘書に雑務を頼みたかったとしても上司を通さなければならず、スピードが遅れてしまうなどの現象が起きやすくなります。

ただ、大企業ではチーム付き秘書を「秘書室にいる秘書」と定義することも一般的です。その場合、複数のメンバーから投げられた仕事を、秘書全員で分担しながら処理していきます。1人でチームの仕事を引き受けるよりも効率的で、同時に大量の雑務をこなすことも可能です。

2-3.兼務秘書

最もハードな形態と言えるのが「業務秘書」です。業務秘書は上司と同じ部署で、与えられた作業を日々こなしています。そのうえで、必要に応じて上司の仕事を支えるという秘書特有の役割も担わなくてはなりません。通常の秘書よりも、日常的に課せられている作業量が多いと言えるでしょう。仕事の正確性とスピードを求められるので、経験豊かな人材が好まれる傾向にあります。自分の仕事とサポートを両立できるだけの人材を選べるかが、雇う側にとっての大切なポイントです。

秘書の役割を理解して業務の効率化を目指そう

企業に秘書がいる意味とは、個人やチームをメイン業務に専念させるためです。そして、秘書のおかげで社員たちは雑務に時間をとられることなく最大のパフォーマンスを引き出せます。秘書を導入すれば、社内業務は大幅に効率化されるでしょう。増益や増収とも関係があるので、秘書を雇うかで迷っているなら前向きに検討することが大事です。

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています