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■＜6月コラム＞秘書必見！日程調整メールはどう作る？正しいビジネスメールの書き方・例文
秘書は自分の担当役員の代わりにメールをすることが頻繁にあります。メールでアポイントを取らなければならない場合、どのようなメールを送ればよいでしょうか。役員の代わりにやりとりするからには、先方に失礼のないスムーズなメールで好印象を与えられたらよいですよね。この記事では、メールで日程調整する場合に気をつけたいポイントと例文を紹介します。
1.はじめに確認すべきことはこれ！
役員からアポイント取りを頼まれた際、メールを送る前に役員に確認すべきことは3つあります。まず、メールを送る相手です。先方の秘書とやりとりをして日程調整をする場合があるので、メールを送る相手を念のため確認しておきましょう。次に、面談の希望日と時間です。先方の都合もあるので、必ず具体的な日時を複数用意してもらいます。最後に、面談の場所です。面談をするにあたってこちらから先方企業に出向くのか、それとも先方に来てもらいたいのかを確認しましょう。それによって相手に送るメールの内容が変わってきます。
2.メール作成のポイント
まずは用件を簡潔に伝えます。面談のスケジュール調整をしたい旨を短くまとめた文章で伝えましょう。面談の所用時間も入れる必要があります。目安の所用時間に応じてお互いに面談の準備を行うことができるため、面談にどのくらいの時間がかかるのかを相手に伝えることは大切です。また、面談を行う予定の場所を明記するべきです。こちらが先方企業に訪問したいのか、先方に来てもらいたいのかをメール内で明確にしましょう。メールの返信期限を設けることも大切です。メールへの返信をいつまでにもらいたいかを明記することで、相手からの返信を早くもらいやすくなります。また、こちらが面談の候補日を複数提示しても、先方のスケジュールに合わない場合もあります。その場合どのように対応するか事前に役員に確認しておきましょう。メールの内容以外で気をつけるべきポイントは、言葉遣いです。こちら側が相手に面談を依頼する立場だということを意識して、丁寧な言葉遣いでメールを作成することが大切です。相手の気分を害さない文章を心がけてスマートに日程調整しましょう。
3.【シーン別】日程調整メールの例文！
それではシーン別に日程調整メールの例文を紹介します。
【相手の都合を教えてほしい場合】
株式会社○○○○
代表取締役社長 田中太郎 様
いつもお世話になっております。○○○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。
弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。
御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えておりますがいかがでしょうか。
ご都合のよい候補日を2〜3日ご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、○月○日までにご返信いただきたくお願い致します。
お手数おかけしますが、よろしくお願い致します。
〇〇○○株式会社
秘書課：和田
TEL：□□□□
【こちらの希望日が複数決まっている場合】
株式会社〇〇○○
代表取締役社長 田中太郎 様
いつもお世話になっております。〇〇○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。
弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。
御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えております。
以下の候補日の中でご都合のよい日時はありますでしょうか。
・〇月〇日（月）10～12時
・〇月〇日（水）14～17時
・〇月〇日（金）13～15時
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただき、○月○日までにご返信いただければ幸いです。
よろしくお願い致します。
〇〇○○株式会社
秘書課：和田
TEL：□□□□
丁寧なメールでスムーズな日程調整をしよう！
この記事では日程調整メールを送る際に気をつけるべきポイントを例文とともに紹介しました。日程調整のメールに限らずビジネスメールは相手の立場に立って考え、分かりやすく礼儀正しいメールを作成することが大切です。秘書として役員に代わってやりとりしているということを常に頭に置き、丁寧なメールでスムーズな日程調整をしましょう。
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