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■＜5月コラム＞必見！できる秘書の心得！必要なスキルや適性まで徹底解説！
これから秘書として働いてみたいと考えている人のなかには、秘書に必要なスキルや心構えなどを知りたいと思う人がいるのではないでしょうか。せっかく秘書になるのならば、上司に頼りにされるような仕事のできる秘書になりたいところです。この記事では、秘書に必要なスキルや心得、秘書に向いている人とはどのような人なのかについて紹介します。
1.秘書に必要なスキル
秘書に必要なスキルとは、いったいどのようなものなのでしょうか。
1つ目は、高度なビジネスマナーです。一般の社会人であってもビジネスマナーを身につけることは必要となりますが、秘書はすべての社会人の手本となれるようなレベルのビジネスマナーを身につける必要があります。
2つ目は、基本的なビジネススキルです。資料作成などに使う事務処理能力も必要ですし、コミュニケーション能力も重要となります。
3つ目は、判断力や行動力です。ビジネスシーンにおいて、不測の事態が起こることは必ずあります。そのような場合、上司に判断を仰げる状況とも限りません。自分自身で適切な判断をし、行動する力が必要となります。
4つ目は、情報収集力です。上司の仕事に必要となるであろう情報を先回りして調べておけると、役に立つ機会があるでしょう。また、取引先と会食がある場合は、相手方の好みをさりげなく聞き出すなどの情報収集力が必要です。
5つ目は、豊かな人間性や気配り力です。秘書は上司の代わりとなって取引先と連絡をとることがあるため、秘書の印象が悪いと上司の印象も悪くなってしまいます。相手方を思いやり気配りができることは、秘書になるうえで重要なスキルです。
2.秘書に向いているのはどんな人？
秘書に向いている人とは、どのような人なのでしょうか。もっとも重要な要素として、気が利く人であることが挙げられます。秘書は具体的に指示されたことだけではなく、上司の助けになることを自分で考え率先して行うことが必要となるからです。次に、秘書は上司のスケジュール管理を行う場合が多いため、几帳面な人が望ましいです。ただ几帳面なだけではなく、急な予定変更にも対応できる柔軟性も兼ね備えていると、なおのことよいでしょう。
また、縁の下の力持ちとしてサポート役に徹することができる人も、秘書に向いています。自分が表舞台に立つことよりも、陰で支えることに喜びを感じるタイプの人といえるでしょう。ほかにも、周囲に対して広い視野を持つことができる人にも秘書の素質があります。自分ならどうするかではなく、上司の立場ならどうするかという考え方ができる人である必要があります。
3.できる秘書になるための心得・心構え
できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。
1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。
2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。
3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。
4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。
5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。
6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。
7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。
心得やスキルを習得して素敵な秘書になろう！
秘書に向いている人とはどのような人なのかを知り、あてはまる部分が多かったのならば、秘書を目指してみてはいかがでしょうか。もちろん、すべてにあてはまらなかったとしても、これからスキルを身につけていけば秘書を目指すことは可能です。トランスアクトでは、好待遇で秘書の求人募集を行っています。ぜひチェックしてみてください。
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