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■＜4月コラム＞秘書に求められるスキルとは？何ができると強みになるの？
「秘書」と聞くと、有能で、何でもそつなくこなすというイメージを持っている人も多いかもしれません。では、実際に秘書として働くためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。この記事では、秘書として仕事を始める際に「どのようなスキルが必要か」「どのようなスキルがあると強みになるか」について解説していきます。
■秘書の仕事内容は？
秘書に求められるスキルを知る前に、仕事内容についても把握しておきましょう。秘書の仕事は上司をサポートすることで、主な業務としては、上司のスケジュール管理や電話・来客対応、文書作成、雑務などが挙げられます。この中でも、上司のスケジュール管理は特に重要な業務です。出張や会議など、多忙な上司のスケジュールを無駄がないように組み、予定を調整するスキルが秘書には求められます。出張の際は、移動手段や宿泊先の手配も秘書の仕事の一環です。上司が中心となって会議を行う場合は、秘書が会議室を予約したり、参加メンバーに連絡したりします。
電話・来客対応では、ビジネスシーンに適した言葉遣いや態度などのマナーが求められます。上司に取り次ぐべきかどうかも適切に判断し、余計な仕事を増やさないように配慮する必要があるでしょう。パソコンや手書きでの文書作成も秘書の業務の1つです。会議の資料やお礼状、メールの返信など、秘書は上司の名義でさまざまな種類の文書を作成します。また、上司のオフィスを働きやすいように整備する、来客にお茶出しをするなどの雑務も秘書の重要な仕事です。多忙な上司を支えるために、あらゆる業務に対応するのが秘書の働き方だといえます。
■秘書のやりがいは？
秘書の仕事は決して楽ではありませんが、苦労に見合ったやりがいがあるからこそ多くの人が秘書として働き続けています。業務を通して、秘書はスキルアップを図ることができます。秘書は上司から突然仕事を任されることも多く、優先順位をつけながらタスクをこなしていかなくてはなりません。厳しい環境に身を置くことになるので、優れた事務処理能力が自然と身に付くのです。
また、さまざまな人と交流できることも秘書のやりがいの1つです。企業の重要人物である上司の周りには個性豊かな人々が集まってきます。経営に関わる人や仕事に情熱を注いでいる人と日常的に接することは、自分のためになる豊かな経験だといえるでしょう。そうした交流を通してコミュニケーション能力が磨けることも秘書という仕事の魅力です。そして、上司から感謝してもらえることも秘書の強力な原動力となります。上司と信頼関係を築けていることを実感したときや、自分のサポートで上司の仕事がうまくいったときなどは大きな喜びを感じるはずです。
■秘書にとって欠かせないスキルとは？
秘書はさまざまな業務をこなしていく必要があり、そのためにはいくつかのスキルが不可欠になってきます。まず、秘書に欠かせないスキルとして、最低限の一般常識とビジネスマナーが身についていることが挙げられます。秘書は社内外のさまざまな人とやり取りをしなければならない立場であるため、こうしたスキルは必要不可欠なのです。また、ビジネス用語や敬語をシチュエーションに合わせて正しく使い分けられる能力も必須となります。このようなスキルが不足していると、相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるのです。
それから、不利にならないように話を進められるコミュニケーション力も必要となってきます。秘書はさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら仕事をしていくため、これは必要なスキルの中でも特に大事なものです。仕えている役員や企業にとってよい状況を作り出すためにも、秘書には「上手に立ち回るコミュニケーション能力」が求められています。さらに、資料作成やファイリングに必要なOAスキルも重要です。最低でも、WordとExcelは使いこなせるようにしましょう。
■身につけていると強みになるスキルは？
秘書として働こうと考えたとき、ライバルたちが同じようなスキルを身につけていることはよくあります。その中でも優秀な秘書として見られるためには、「身につけていると強みになるスキル」について知っておくことが重要です。中でも、英語はその最たるものだといえるでしょう。たとえば、採用の時点では必要なスキルとされていなかったけれど実際の現場では英語が必要になる、というケースはとても多いのです。これまでは海外とつながりのなかった企業が海外進出を果たし、日常的に英語を使うようになるということも珍しくありません。
英語力を強みとしてアピールするためには、ビジネス文書の読み書きやビジネス用語を含む会話ができる必要があります。また、英語以外にも中国語や韓国語などができると強みとなり得るでしょう。英語が話せる人はあまり珍しくありませんが、それに加えて他の言語が話せる人材は大変貴重であり、重宝されやすくなります。ただし、企業によっては業界の専門知識があることが罪になる場合もあるので注意が必要です。
■秘書に向いている人の特徴は？
秘書に向いている人には、いくつかの共通点があります。まず挙げられる特徴が、どのような状況でも気配りができるということです。上司が働きやすくなるように、秘書はあらゆる場面で気配りをしなくてはなりません。会議の前に資料を用意しておく、重要なことのみを簡潔に報告するなど、上司の求めていることを察知し、先回りして行動する能力が秘書の仕事では役に立ちます。
次に、几帳面で柔軟性があることも秘書に向いている人の特徴です。秘書の業務では正確性が求められるため、几帳面に仕事をこなす必要があります。また、不測の事態はいつでも起こる可能性があるので、状況に合わせて行動できる柔軟性も秘書の大切な資質です。
秘書の仕事では、多くの人と関わりながら上司との間を取り持つことになります。そのため、コミュニケーション能力が高い人も秘書には向いているでしょう。秘書が人間関係を円滑にすることで、上司の業務もはかどるようになります。反対に、コミュニケーション能力が低いと情報伝達にも支障をきたし、企業の損失につながる恐れもあるでしょう。最後に、サポート役に徹することができる人も秘書に向いています。常に上司を優先して動き、自分は陰ながら支える姿勢を貫くのが秘書の正しいあり方です。
■秘書に向いていない人の特徴は？
反対に、秘書に向いていない人にも共通する特徴があります。まず、口が軽い人は秘書に向いていません。重要なポストのそばで働く秘書は、会社の機密情報を知る機会も多くあります。これらの情報を外部に漏らしてしまうような、守秘義務が果たせない人は秘書を目指すべきではないでしょう。軽い気持ちで知人に話したことが、会社の信用を大きく揺るがす結果につながる場合もあります。
次に、自己主張が激しいことも秘書になるうえではマイナスの要素です。秘書は上司が効率的に働けるようにサポートする仕事であり、自分が主役になることはありません。秘書の自己主張が激しいと上司はやりにくさを感じるので、信頼関係も構築されないでしょう。
そして、気持ちの切り替えができない人も秘書には向いていません。人間ならミスは誰でもするものであり、ときには上司から叱責を受けることもあるでしょう。このときにただ落ち込むのではなく、反省しつつも気持ちを切り替えて次の業務に臨むポジティブな姿勢が秘書には求められます。
■持っているスキルを仕事に活かそう
秘書は、仕えている役員がスムーズに自分の仕事を行えるようにあらゆる面でサポートします。そのため、求められるスキルも幅広いといっていいでしょう。ただし、その中には「最低限必要なスキル」と「持っていると強みになるスキル」の2種類があるのです。「何か特殊な技術が必要なのでは」と思うかもしれませんが、求められるスキルは、決して秘書を目指す人にしか身についていないものではないのです。たとえば、これまで社会人としての経験がある人であれば、一般常識やビジネスマナー、パソコンのスキルなどはひと通り身につけている可能性があります。
したがって、「これから何かスキルを身につけたほうがいいのではないか」と心配する必要はありません。これまでコツコツと真面目に仕事をやってきた人こそ、既に身につけているスキルがあれば秘書として活躍する可能性は十分あるのです。むしろ、そうした人が秘書の仕事に向いているともいえるでしょう。もし、今のスキルをさらに活かす仕事に就きたいと考えているならば、秘書の仕事を選んでみてはいかがでしょうか。
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