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一般財団法人トランスアクト財団

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2019-04-15 00:00:00
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「秘書」と聞くと、有能で、何でもそつなくこなすというイメージを持っている人も多いかもしれません。では、実際に秘書として働くためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。この記事では、秘書として仕事を始める際に「どのようなスキルが必要か」「どのようなスキルがあると強みになるか」について解説していきます。

 

■秘書にとって欠かせないスキルとは?

 

秘書はさまざまな業務をこなしていく必要があり、そのためにはいくつかのスキルが不可欠になってきます。まず、秘書に欠かせないスキルとして、最低限の一般常識とビジネスマナーが身についていることが挙げられます。秘書は社内外のさまざまな人とやり取りをしなければならない立場であるため、こうしたスキルは必要不可欠なのです。また、ビジネス用語や敬語をシチュエーションに合わせて正しく使い分けられる能力も必須となります。このようなスキルが不足していると、相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるのです。

 

それから、不利にならないように話を進められるコミュニケーション力も必要となってきます。秘書はさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら仕事をしていくため、これは必要なスキルの中でも特に大事なものです。仕えている役員や企業にとってよい状況を作り出すためにも、秘書には「上手に立ち回るコミュニケーション能力」が求められています。さらに、資料作成やファイリングに必要なOAスキルも重要です。最低でも、WordとExcelは使いこなせるようにしましょう。

 

■身につけていると強みになるスキルは?

 

秘書として働こうと考えたとき、ライバルたちが同じようなスキルを身につけていることはよくあります。その中でも優秀な秘書として見られるためには、「身につけていると強みになるスキル」について知っておくことが重要です。中でも、英語はその最たるものだといえるでしょう。たとえば、採用の時点では必要なスキルとされていなかったけれど実際の現場では英語が必要になる、というケースはとても多いのです。これまでは海外とつながりのなかった企業が海外進出を果たし、日常的に英語を使うようになるということも珍しくありません。

 

英語力を強みとしてアピールするためには、ビジネス文書の読み書きやビジネス用語を含む会話ができる必要があります。また、英語以外にも中国語や韓国語などができると強みとなり得るでしょう。英語が話せる人はあまり珍しくありませんが、それに加えて他の言語が話せる人材は大変貴重であり、重宝されやすくなります。ただし、企業によっては業界の専門知識があることが罪になる場合もあるので注意が必要です。

 

■持っているスキルを仕事に活かそう

 

秘書は、仕えている役員がスムーズに自分の仕事を行えるようにあらゆる面でサポートします。そのため、求められるスキルも幅広いといっていいでしょう。ただし、その中には「最低限必要なスキル」と「持っていると強みになるスキル」の2種類があるのです。「何か特殊な技術が必要なのでは」と思うかもしれませんが、求められるスキルは、決して秘書を目指す人にしか身についていないものではないのです。たとえば、これまで社会人としての経験がある人であれば、一般常識やビジネスマナー、パソコンのスキルなどはひと通り身につけている可能性があります。

 

したがって、「これから何かスキルを身につけたほうがいいのではないか」と心配する必要はありません。これまでコツコツと真面目に仕事をやってきた人こそ、既に身につけているスキルがあれば秘書として活躍する可能性は十分あるのです。むしろ、そうした人が秘書の仕事に向いているともいえるでしょう。もし、今のスキルをさらに活かす仕事に就きたいと考えているならば、秘書の仕事を選んでみてはいかがでしょうか。