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一般財団法人トランスアクト財団

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2020-04-20 00:00:00
■秘書の仕事内容とは?やりがいや知られざる魅力まで詳しく解説!

会社役員と有能な秘書とがタッグを組んで活躍する映画やドラマを見て、秘書の仕事に憧れた人もいるのではないでしょうか。秘書はビジネススキルやマナーが要求される仕事ではありますが、それに加えて細やかな気配りができる人に向いている職業です。そこで、実際の秘書はどのような仕事をしているのか、秘書の仕事のやりがいや魅力について紹介します。

 

 

1.憧れの職業!秘書の仕事内容は?

企業の役員を補佐するイメージの秘書業務ですが、役員秘書の他に、医療秘書、議員秘書、学校秘書など、さまざまな種類があります。企業・団体、業種、秘書の人数などにより仕事内容は異なる場合もあるでしょう。ここでは、一般的な秘書の仕事内容について説明します。多忙な役員や議員などが秘書を必要とするのは「スケジュール管理」を目的とすることがほとんどです。上司が雑務に煩わされることなく本来の業務に専念できるよう、漏れなく効率良く仕事をこなすためにスケジュールを調整し管理してサポートします。

会議、来客、訪問などの業務に必要な手配や書類などの準備を行います。出張の場合は、飛行機や新幹線などの移動手段の手配、宿泊施設の予約、必要資料の確認、手土産の手配などさまざまな付随業務にも対応しなければなりません。これらのスケジュール管理がメイン業務であり、多くの時間を費やすことになるでしょう。また、電話の取り次ぎや、上司が不在時の電話やメール対応を行ったり、来客対応をして用件を上司に伝えて指示を仰いだりするのも大切な仕事です。

また、大量に届く郵便物を開封しても差し支えないDMなどは種類別にまとめたり、すぐ確認すべき緊急性のある手紙などを仕分けしたりしておきます。会議資料をまとめたり、必要な書類を整理したり、出張の際の旅費交通費、取引先との接待交際費などの経費を精算したりします。秘書業務は上司を補佐する仕事ではありますが、会社にとっても重要な戦力となるやりがいのある職種です。

 

1-1.秘書の仕事には「大変そう」なイメージがある?

「秘書は大変そう」というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。秘書の仕事に大変だというイメージがある背景には、いくつかの理由があります。基本的に、秘書は担当する上司の働き方に合わせて行動しなくてはなりません。上司が残業するときは一緒に残業したり、終業後の接待に参加したりすることもあるでしょう。また、秘書と上司は二人三脚の関係であり、秘書は上司が求めることを忠実に実行する必要があります。上司のタイプに合わせてサポートの仕方を変えなければならない点も秘書の仕事の大変なところです。ただでさえ求められるスキルが多いうえに、上司に合わせて働かなければいけないことが秘書の「大変そう」というイメージにつながっているのです。

 

1-2.秘書に必要なスキルは?

上司をサポートする目的であらゆる業務をこなす秘書には、多種多様なスキルが求められます。まず、上司からの評価を大きく左右するスキルがコミュニケーション能力です。上司の代理として、社員への連絡や取引先との交渉が秘書に任されるケースも少なくありません。そのような場面では、上司の評判を落とさずに大過なく役割を果たすコミュニケーション能力が大切です。最低限のコミュニケーション能力が備わっていないと、上司に伝えるべきこともうまく伝えられず、業務に支障をきたす恐れもあります。さらに、外資系企業などでは英語によるコミュニケーションを求められる場合もあるでしょう。

次に、資料作成などの際に役立つパソコンスキルも秘書には必要です。Officeソフトの扱い方や、インターネットで効率的に情報を集める技術などを身に付ける必要があるでしょう。その他、上司のスケジュールや業務に関する情報を適切に管理するスキルも秘書には求められます。

 

2.秘書のやりがいは?

社外の相手との打ち合わせが多い上司なら、秘書はその間に立ちスケジュールを調整し双方が会えるよう段取りをつけます。社内でも、上司と社員とのクッションや潤滑油的存在として関係性を良好に保つことにも役立っているのです。このように、社外や社内に関係なく上司と人とをつなぐ重要な存在になれることでやりがいを感じる人が多いようです。また、自分の頑張りを、上司や関わった人たちから直接感謝してもらえるのも大きなモチベーションになります。秘書はサポート的業務がほとんどとはいえ、取引先や顧客対応では会社の顔となることもあるものです。そのときの対応力や好感度が会社全体の評価を上げることにもなります。

外部の人の信頼を得たことがきっかけで成約に至り会社の利益につながることは、この上もない喜びと感じる人もいるようです。経験を積むうちに、さまざまな業務に精通し、優先すべき業務や取引先との関係性、現状の問題点などを理解してスケジュールを調整したり、議事録を簡潔にまとめたりするなど、自分で工夫して臨機応変に難しい仕事をこなせるようになります。上司の指示を待つのではなく気を利かせて率先して仕事ができるようになったときは大きなやりがいが感じられるでしょう。

 

2-1.秘書がやりがいを感じるために必要なことは?

秘書が働きながらやりがいを感じるためには、まず担当の上司を尊敬することが大前提となります。秘書は上司を支える仕事なので、上司が重要な存在だという認識がなければ、やりがいを感じるのは難しいでしょう。そのうえで、何点かのポイントに気を付けながら働くことで、秘書のやりがいがさらに感じやすくなります。まず、上司から注意されても前向きに受け止めることが大切です。常に謙虚な態度を心がけ、自分のミスは素直に認めて次に活かしましょう。注意の内容が理不尽だと感じたときも、ひとまず上司の話を最後まで聞いてから、冷静に自分の言い分を伝えることで信頼関係を損なわずに済みます。

次に、話し方や聞き方を鍛える努力も秘書の仕事では役に立ちます。自分が話すときは、あらかじめ要点をまとめておき、重要なポイントを簡潔に伝えるようにしましょう。そして、相手が話しているときは途中で遮らないようにし、相づちを打ちながら聞くと丁寧な印象を与えられます。その他、慶事や弔事におけるマナーを身に付けることも秘書にとっては重要です。上司に同伴して社長就任式などに参加する場合もあるため、立場をわきまえた振舞い方などのマナーを事前に確認しておきましょう。同様に、上司の代理として弔事に参列する場合もあります。最後に、秘書の基本は自分よりも相手を優先して考えることです。仕事にやりがいを感じるためにも、自分が主役になろうとするのではなく、常に相手の気持ちや状況に配慮しながら動くことを心がけましょう。

 

3.秘書業ならではの魅力を紹介!

秘書業務の多くは、経営のトップに近いポジションの役員や幹部のそばで働くことになります。日常ではなかなか関わることのできない立場の人の近くで仕事をすることは、ビジネスパーソンとしての視野が広がり高いスキルや知識が身につきます。また、接待を通しておもてなしやマナーに詳しくなり、飲食店や手土産などの選択眼も養われ人としても成長できるでしょう。秘書業務だからこそ出会えたり経験できたりする世界はとても魅力的に感じられるのではないでしょうか。

 

 

■魅力とやりがいあふれる秘書業に挑戦してみよう!

秘書としての経験やビジネススキルを持っている方なら、給与面でも優遇される可能性は高いです。自分の能力を生かせる秘書業務に従事したいと思うなら、好待遇で求人募集を行っているトランスアクトで挑戦してみてはいかがでしょうか。秘書検定の資格の有無は問いませんが、3級以上なら優遇されるでしょう。未経験でもやる気のある方の応募も受け付けています。

 

 

 

 

 

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