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秘書の仕事では、上司の代わりにさまざまな業務を行う機会があるほか、対外的な付き合いも発生します。秘書はいわば会社の顔です。会社のイメージを背負う立場として恥ずかしくない立ち振る舞いをするためには、相応のビジネスマナーを身につけておかなくてはなりません。今回は、秘書に求められるビジネスマナーを場面に分けて説明します。

1.必要なビジネスマナー

秘書という仕事上、担当する上役の代わりにさまざまな業務をこなす場面も少なくありません。すなわち、重責を担うポジションにいるということであり、相応のビジネスマナーが求められます。ここからは、秘書に求められるビジネスマナーをよくある場面別に解説します。

1-1.電話応対

電話は企業のイメージに直結するものであり、先方に失礼のない対応が求められます。まず、電話を受けるときは、3コール以内に出るのが基本です。あいさつに続いて社名と所属部署名を名乗り、先方の社名と名前も確認します。「おはようございます」から「お電話ありがとうございます」のあいさつに切り替えるタイミングは、午前11時ごろです。相手の声が聞き取りにくい場合は「少々お電話が遠いようなので」などと伝えるようにして直接的な表現を避けるようにしましょう。

秘書として、間違った言葉遣いがないように気をつける必要もあります。上司の許可なく、上司のスケジュールや個人情報を伝えないことも大切です。上司が不在の場合は「来客中や出張中」などと答えて、折り返しの有無を確認しましょう。

1-2.接遇

接遇とは、一般的な接客に特別なおもてなしをプラスするという意味合いで使われ、秘書にはこの接遇が求められる場面が多いでしょう。接遇は、対外的な印象を左右するものだということを自覚しなくてはなりません。接遇用語は対応する相手に応じて臨機応変に使い分けていくことが大切であり、自然にできるようになるまでには相応の経験も必要です。相手に不快感を与えないように、何かをお願いをする際にもストレートな表現は避けて「恐れ入りますが」などのクッション言葉を添える工夫も大事です。

会社名と役職の呼び方にもいくつかのルールがあります。自社に使う「弊社」と相手の会社に使う「御社」を間違えないようにしましょう。自社の人間を社外の相手に紹介するときには、たとえ上司でも苗字を呼び捨てにするのが正解です。また、社外の相手であっても、役職名自体がもともと敬称であるため「部長様」と呼ぶと二重敬語になってしまいます。このほか、ドアのノックもゆっくり3回を心がけるなど、すべての対応に凡事徹底の精神を持って業務にあたりましょう。

1-3.キャンセル

日々対応していると、時には相手の意思に添えない場合もありますが、断り方にも秘書の資質が問われます。返事を引き延ばしたうえに断ることが相手にとって最も迷惑ですので、スケジュールをいち早く見通し、調整が難しいと判断した場合は早めに断ることが大切です。また、断りの連絡は、電話で肉声を通じて伝えるのがマナーです。メールは一方的であり、冷たい印象になってしまう可能性もあります。電話での双方向的なコミュニケーションを基本とし、理由と謝罪の気持ちもしっかりと伝えるなど誠意を尽くしましょう。

1-4.雑談

秘書は移動時間などに先方と雑談する機会がありますが、そこにもマナーは存在します。時にはプライベートな話題も交えて、リラックスできる雰囲気をつくることも必要な気配りです。また、どのような相手に対しても素直に話すのが秘書の基本姿勢です。機密事項に触れないことを前提に、どんな質問にも正直に答えましょう。上司に同行しているときは、上司の機嫌や様子を見極めて適切な話題を選ぶセンスも必要です。仕事上のパーティーなどで大勢と接する機会があれば、秘書もその企業を背負う立場として、会社のPRにつながるような話題を自分から振っていきましょう。

臨機応変なマナーの使い方をしよう

ビジネスマナーの習得は、秘書として最低限クリアしていないといけない条件です。さらに社内外のさまざまな立場の人と接する仕事である以上、相手に応じて臨機応変にマナーを使い分ける応用力も求められます。ただし、どんな相手にも公平に接することが前提です。秘書として謙虚な姿勢は忘れずに、相手へのマナーを柔軟に使い分けましょう。

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国際学生会議（後援：外務省・文部科学省）は、国際交流と学術交流を行う団体で1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。私たちは協賛企業としてその活動を応援しています。

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【国際学生会議とは】

国際学生会議は、国際交流と学術交流を行う団体で、1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し、毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。最終日にはファイナルフォーラムという形で成果を発表します。

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1.学生が行う国際会議

国際学生会議の参加条件は、「学生又は、ユースを対象にした団体に所属していること」です。我々の年代の若者は、「マルチナショナルな観点から国益を超えて議論できる唯一の存在」だと考えます。未来を担う世代としての責任を果たすため、現在世界が抱えている問題について見識を深め、議論をし、社会に対して提言をしていきます。

​2.参加者は世界中から

国際学生会議の特徴は「多様性」です。毎年世界各地から応募を募っており、2017年度は50カ国程度からの応募がありました。世界中の優秀な若者に日本を発信すると同時に、日本ではなかなか触れることのできない「問題の当事者」と「直接対話ができる」ことで、みのりのある議論を行うことができます。

３.9日間の共同生活

9日間の本会議中は全参加者が同じ場所に泊まり同じ時間を過ごします。寝食だけでなく、観光や文化体験など、様々なアクティビティを通し、海外参加者との濃密な交流を行うことができます。会議が終わるころには参加者同士深い絆が生まれ、将来への大きな財産となります。

「社長の生活」と聞くと毎日が多忙で、会議や出張で走り回っているイメージがあるかもしれません。実際はどのような生活をしているのでしょうか。一般の社員とは違い、社長には経営者としての役割があるため、それを維持するために気をつけるべきことがあるのです。この記事では、社長として成功するための生活習慣について解説していきます。

1.デキる社長の生活の習慣：人との交流を大事にする

デキる社長は「人との交流」を大事にしています。なぜなら、人が最も重要な情報源だからです。世の中にはさまざまな情報源があります。たとえば、本や雑誌、インターネットの情報サイトなど、有料・無料を問わず、情報が溢れているといってもよいでしょう。そのなかでも人からは最も密度の高い情報を得ることができます。人であれば対話が可能です。こちらからの質問に直接答えてくれます。AIが発達してきていますが、社長に必要な情報の質とレベルという点では、まだまだ生身の人間との対話には及ばないようです。

では、デキる社長はどのような人たちと交流するのでしょうか。最も多いのは、成功した人やほかの経営者です。企業を率いていくトップとして、成功体験を持つ人たちから考え方を学び、アドバイスを受けることは非常に重要です。デキる社長は、尊敬できる人や学ぶべき人に自ら直接会って、経営の姿勢や人間としての生き方を学んでいます。もし、そのような人脈がなくても、セミナーや交流会を使う方法があります。「経営者向け」に限定している交流会であれば、学びながら同じような問題に関心を持つ仲間との人脈も広げることができるでしょう。

2.デキる社長の生活の習慣：必ず「考える時間」を持つ

デキる社長は必ず「考える時間」を確保しています。経営者は組織を率いる立場にいます。例えていえば、船の船長のようなものです。海に出れば、環境はさまざまに変化します。天気が良い日もあれば、荒れ狂う嵐に遭遇することもあるでしょう。大海原に浮かぶ船には、基本的に助けも逃げ場もありません。変化する環境に対応しながら、そこに乗る積み荷と乗組員を安全に目的地まで導くのが船長の役割なのです。このような船長と同じ立場にいる社長に求められるスキルは「判断力」です。社長は、進むのか退くのか、右に行くべきか左に行くべきかなど、日々判断を迫られます。

正しい判断を行なうには、一般にPDCAサイクルを回す必要があるといわれています。PDCAとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）という一連の流れで物事を改善する考え方です。社長の主な役割はPlan（計画）ですが、そのためには全体の流れがどうなっているのかにも注意を払う必要があるのです。そのため、経営上の問題を解決するためにやるべきことは何か、また、行ったことについて一人で考える時間的余裕が不可欠になります。最低でも、1日1回はこのような時間を設けるべきでしょう。できれば2時間程度の時間をとって、自分が何をしたいのか、これからどのように経営していくかなどを考えることがおすすめです。

3.デキる社長の生活の習慣：値段で物事を決めず「良いもの」を選ぶ

デキる社長はモノの価値をその本質で判断します。経済社会では「値段」がモノの価値の指標として一般的に使われています。ところが、値段は状況によって変わりやすい面があります。そういう意味では、「良いもの」か「悪いもの」かでものごとを判断するデキる社長にとって、値段はあまり意味がないのです。

4.デキる社長の生活の習慣：自分がしなくていいことをしない

デキる社長は自分がしなくていいことは基本的に人に任せるものです。組織の長なのですから、自分がしなくていいことに自分の貴重な時間やお金を費やす必要はありません。仕事の全プロセスを明確にして方向性を決めるのが社長の仕事なので、あとは社員に任せてしまいましょう。仕事に対する目的意識を明確にして、遊びと仕事を混同させないようにメリハリをもって生活するのも社長の仕事の1つといえるかもしれません。

社長としての意識を高く持って生活する

デキる社長であれば、組織のトップであるという自覚を持ち仕事を進めることが大切です。ただし、現実には時間的な余裕がなく、ここで説明したような習慣を持つことが難しい場合もあるでしょう。そのときには、時間を作り出す工夫が必要です。たとえば、運転手や秘書は、社長として必要な時間を生み出すためのツールと考えることができます。ぜひ検討してみましょう。

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このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

株式会社トランスアクト　代表取締役社長　橘　秀樹

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。

混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。

このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。

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どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。