Newsweek日本版に株式会社トランスアクトのイメージ広告が掲載されました。

国際ニュース週刊誌『Newsweek』は米国にて1933年に創刊。その日本版として86年に創刊されて以来、『ニューズウィーク日本版』は、世界のニュースを独自の切り口で伝えることで、良質な情報と洞察力ある視点とを提供するメディアとして一目置かれてきました。

近年は日本版オリジナルの記事を大幅に増やし、本国版以上に国際色あふれる誌面に。また、中国や韓国などのアジア情勢の分析の深さや鋭さは、第一線で活躍するビジネスパーソンや論壇、政府関係者など政財界の要人から高く評価されています。国内外のメディアが伝える「日本」とは一線を画す独自の視点、そして日本と世界の関係を冷静に見つめる報道姿勢もまた、論壇などで信頼を得ています。

テレビや新聞、ネットニュースでは得られない深い追求、多角的な視点。それが、ニューズウィーク日本版のバリューです。

東京商工リサーチが認定する優良企業、それは全国458万社の企業データの中から「Aランク企業」に認定されたわずか８%の企業です。「会社の特徴」「業績」「財務内容」「経営者」これらの内容を元に総合的に算出したのがTSR評価（100点満点）です。「エラベル」では、TSR評価55点以上の厳選された「Aランク企業」のみを掲載しています。この度、株式会社トランスアクトはこのAランク優良企業に選定されました。

企業において、「秘書」は重責を負うポジションにあります。秘書の仕事に就くと、上司の代わりにさまざまな雑務をこなす他、対外的な付き合いも欠かせません。それにともない、ビジネスマナーを守ることが求められます。秘書を目指すためには、最低限守るべきビジネスマナーを知っておくことが大切です。ここでは、秘書に求められる最低限のビジネスマナーについて解説していきます。

■秘書の資質が問われる電話応対のマナー

電話は企業にとって大切な顔であり、秘書は上司の代理で電話をしているとの自覚が必要です。電話対応によっては上司の顔をつぶすことにもつながります。そうならないためにも、先方に失礼のない電話応対を心がけましょう。電話応対は「先方へ電話をかける」「先方からの電話を受ける」の2つに大別できます。いずれも大事な仕事であり、明るい受け答えはもちろん、正確で迅速な応対も避けられません。そのためには、上司の行動を的確に把握する、電話のときにはメモを用意するなどの心がけも必要になります。

電話がかかってきたときは先方を待たせないことが大切です。電話が鳴ってから3コール以内に出るようにしましょう。受話器を取ったときは、挨拶に続いて企業名と「秘書室」を名乗ります。挨拶の言葉は、午前11頃を目安に「おはようございます」「お電話ありがとうございます」を使い分けます。もし、3回以上鳴ってから出るときは、最初に「お待たせいたしました」と付け加えることが大切です。上司への電話の取次ぎに先立ち、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」の表現を使って名前を聞き出します。聞き取りにくいときは「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが」などと言い方を工夫します。電話を取り次ぐときはいったん保留にしますが、保留音は30秒以内にするようにしましょう。敬語の使い間違いは問題外です。「とんでもございません」と言う場面もありますが、正しい表現は「とんでもないことでございます」です。

電話がかかってきたときに上司が不在の場合もありますが、安易に居場所を教えないようにしましょう。来客中や出張中と答えるのが無難です。また、「席を外しております」との表現が適する場面も多いでしょう。もちろん、個人の電話番号を教えることは避けることが大切です。

■接遇は対外的な印象を左右する

ビジネスシーンにおいて「接遇」が大きな鍵を握ります。接遇は、通常の「接客」に「特別なおもてなし」が加わったものであり、対外的な印象を左右します。また、接遇用語はビジネス用語との捉え方も多いため、日頃から接遇用語を意識して使えるように心がけましょう。秘書は、いろいろなシチュエーションに合わせて接遇用語を使い分ける必要があります。来客を迎えるとき、来客を待たせるとき、来客を見送るときは代表的です。また、相手への断りが必要な場面も少なくないでしょう。それぞれに適した接遇用語を使うことが大切です。また、相手と話をするときには、ストレートな表現をしないで「恐れ入りますが」などの言葉を最初に付け加えるといった共通点がみられます。

相手の呼び方を間違えないことも大切な接遇マナーです。たとえば、自分が勤務する会社は「当社」、相手の会社には「御社」を使います。役職の付け方を間違えないことも重要です。「社長」などの役職名は、それ自体が敬語のため「社長様」などの表現はよくありません。そのうえで、自社の人には「苗字＋役職名」、他社の人に対しては「役職名＋苗字＋様」と覚えておきましょう。さらに、自社の人間を他社に紹介するときは、「役職＋苗字（様を付けない）」ことが大事なポイントです。

■臨機応変な使い分けが秘書に求められるマナー

秘書の仕事に就くには、電話や接遇マナーを身につけることが大切です。そのためには、状況に応じた言動を使い分けることが必要とされます。また、それが秘書にとっての最低限のマナーといえるでしょう。秘書は企業を代表する大事な存在だけに、話し方からイメージアップを図りたいものです。好感度アップには、誰に対しても公平に接することが欠かせません。話し方には、いろいろなポイントがあります。正しい敬語を使うのはもちろん、相手に敬意を持って接することが大切です。明るい雰囲気で話す、相手と話題を合わせることも忘れてはなりません。話のときに相手の目を見るときは基本中の基本といえるでしょう。さらに、話の内容を簡潔にまとめるなども必要です。秘書として仕事をするためには、謙虚な姿勢を貫き、相手の心に響く言葉選びを心がけましょう。

そのためには、接遇用語などを覚えることが大切です。しかし、知識として知っているだけでは、実際のビジネスシーンでは役立ちません。会話のスキルアップには、日々研鑽を積むことが大事なポイントです。また、接する人の性格、そのときの状況などによって、臨機応変な使い分けができることが秘書に求められるマナーといえます。

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毎日新聞（2019年9月2日号）「インタビュー最前線」に株式会社トランスアクト代表橘のインタビュー記事が掲載されました。

毎日新聞WEBサイト記事はコチラ

トランスアクトの公式プロモーションビデオを公開しました。