プロのドライバーとしての仕事の中でも、企業のVIPを乗せて走るのが役員運転手です。役員運転手の仕事自体は特別難しいというわけではありません。しかし、中には役員運転手の仕事を難しいと感じる人もおり、実際に苦労するポイントがあるのも確かです。そこで、どのような点を見直せば難しく感じられなくなるか、具体的な例を挙げて解説します。

■優先順位は自分よりも役員が上

役員運転手の仕事は、基本的に役員の人が移動するときにしか車を走らせることがありません。そのため、実際に役員を乗せて車を運転している時間よりも待機時間のほうが長いこともあります。また、運転するときはもちろん、待機中の時間をどう過ごせばいいのかなど、何をどこまでやればいいのかを判断するのが難しい仕事でもあるのです。この場合は、優先順位を考えます。役員運転手の仕事の本質は、役員を安全に、しかも快適に目的地に送り届けることです。そのため、まずは安全運転を心がけるとともに、役員に移動中の車の中で快適に過ごしてもらえるようにしましょう。さらに役員が乗降する際は後部座席から乗り降りしやすい場所に停める気配りをすることも大事です。

また、役員が予定通りに移動できるように、次に行く訪問先までかかる時間や渋滞の状況など、当日の交通情報などを調べておくことも大切になります。自分の仕事の意味を理解し、自分が担当する役員にとって、どのような順序で仕事を進めれば有効なのかをしっかり把握して動きましょう。

■聞かれたときに的確に答える準備

役員運転手には社内で見聞きした内容を口外してはいけない守秘義務があります。後部座席から聞こえてくる会話や電話での通話内容に関しては、耳を傾けないように心がけましょう。実際に役員を乗せて移動しているときは、車中で役員と2人だけという状況になることが多いです。時には、役員から声をかけられて質問に答えなければならない状況になったり、相談されたりするケースもあります。また、役員が乗り降りする際には連絡事項や報告を頼まれることもあるため、ある程度のコミュニケーション能力は必要です。

とはいえ、実際に役員から声をかけられたら、どの程度まで会話をしてもいいのかわかりにくいということがあります。基本的に役員運転手が自分から役員に対していろいろ話題を振る必要はありません。役員から話しかけられた場合のみ返すだけでよく、運転手から話しかけることとしては、車の乗り心地に関することなどごく限られたことだけです。ただし、役員によっては運転手にさまざまな話を振ってくることはあります。その際は、日頃から役員の性格や好みを理解するよう心がけ、話しかけられれば的確に返せる準備をしておくことが大事です。

■運転を専門とする秘書だと思おう

役員運転手は企業でも重要な役割を担っている人物を乗せる仕事であるため、プロドライバーとして高い運転技能を有していることが大前提です。そのため、事故や違反歴がなく、ある程度運転歴の長い30代後半から40代以上の世代でも活躍できる可能性があります。また、役員運転手は運転手でありながら、実は秘書的な役割も任せられる仕事です。スケジュール管理はもちろん、気配りなど秘書としてのスキルもある程度求められます。さらに、当然ながら役員が会う相手も取引先のトップクラスなど、失礼があってはならない人であることが多いです。当然、役員付きの運転手もビジネスマナーを心得ていなければなりません。

ただ、運転手なのに秘書のようなこともしなければならないと考えてしまうと、役員運転手は大変な仕事だと思ってしまうでしょう。しかし、運転をメインにする秘書だと考えれば、秘書としてのスキルを求められても当然だと受け止められるはずです。仕事に対する感じ方や立場をどう受け取るかを見直してみれば、少し楽な気持ちで取り組めるのではないでしょうか。

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一般財団法人トランスアクト財団は、外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」(DS店)に指定されました。

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秘書は自分の担当役員の代わりにメールをすることが頻繁にあります。メールでアポイントを取らなければならない場合、どのようなメールを送ればよいでしょうか。役員の代わりにやりとりするからには、先方に失礼のないスムーズなメールで好印象を与えられたらよいですよね。この記事では、メールで日程調整する場合に気をつけたいポイントと例文を紹介します。

1.はじめに確認すべきことはこれ！

役員からアポイント取りを頼まれた際、メールを送る前に役員に確認すべきことは3つあります。まず、メールを送る相手です。先方の秘書とやりとりをして日程調整をする場合があるので、メールを送る相手を念のため確認しておきましょう。次に、面談の希望日と時間です。先方の都合もあるので、必ず具体的な日時を複数用意してもらいます。最後に、面談の場所です。面談をするにあたってこちらから先方企業に出向くのか、それとも先方に来てもらいたいのかを確認しましょう。それによって相手に送るメールの内容が変わってきます。

2.メール作成のポイント

まずは用件を簡潔に伝えます。面談のスケジュール調整をしたい旨を短くまとめた文章で伝えましょう。面談の所用時間も入れる必要があります。目安の所用時間に応じてお互いに面談の準備を行うことができるため、面談にどのくらいの時間がかかるのかを相手に伝えることは大切です。また、面談を行う予定の場所を明記するべきです。こちらが先方企業に訪問したいのか、先方に来てもらいたいのかをメール内で明確にしましょう。メールの返信期限を設けることも大切です。メールへの返信をいつまでにもらいたいかを明記することで、相手からの返信を早くもらいやすくなります。また、こちらが面談の候補日を複数提示しても、先方のスケジュールに合わない場合もあります。その場合どのように対応するか事前に役員に確認しておきましょう。メールの内容以外で気をつけるべきポイントは、言葉遣いです。こちら側が相手に面談を依頼する立場だということを意識して、丁寧な言葉遣いでメールを作成することが大切です。相手の気分を害さない文章を心がけてスマートに日程調整しましょう。

3.【シーン別】日程調整メールの例文！

それではシーン別に日程調整メールの例文を紹介します。

【相手の都合を教えてほしい場合】

株式会社○○○○

代表取締役社長 田中太郎 様

いつもお世話になっております。○○○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。

弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。

御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えておりますがいかがでしょうか。

ご都合のよい候補日を2〜3日ご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、○月○日までにご返信いただきたくお願い致します。

お手数おかけしますが、よろしくお願い致します。

〇〇○○株式会社

秘書課：和田

TEL：□□□□

【こちらの希望日が複数決まっている場合】

株式会社〇〇○○

代表取締役社長 田中太郎 様

いつもお世話になっております。〇〇○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。

弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。

御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えております。

以下の候補日の中でご都合のよい日時はありますでしょうか。

・〇月〇日（月）10～12時

・〇月〇日（水）14～17時

・〇月〇日（金）13～15時

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただき、○月○日までにご返信いただければ幸いです。

よろしくお願い致します。

〇〇○○株式会社

秘書課：和田

TEL：□□□□

丁寧なメールでスムーズな日程調整をしよう！

この記事では日程調整メールを送る際に気をつけるべきポイントを例文とともに紹介しました。日程調整のメールに限らずビジネスメールは相手の立場に立って考え、分かりやすく礼儀正しいメールを作成することが大切です。秘書として役員に代わってやりとりしているということを常に頭に置き、丁寧なメールでスムーズな日程調整をしましょう。

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週刊朝日「Challenge 躍進企業 2022」に代表橘のインタビュー記事が掲載されました。

『週刊朝日』は、朝日新聞出版発行の週刊誌。1922年に創刊され、サンデー毎日と並ぶ日本の新聞社系老舗週刊誌。毎週火曜日発売。発行部数16万5,958部は週刊アサヒ芸能に次いで業界第8位。

創刊：1922年

発行：毎週火曜日

判型：B5判（天地257mm×左右182mm）

発行部数：16万5,958部

定価：440円（通常号・税込み）