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■＜6月コラム＞秘書として必要な考え方とは？少なくとも気に留めておきたい2つの心得
秘書として働きたいなら、仕事をどう捉えるべきかよく考えなければなりません。優れたスキルを持っていることだけが、活躍するための条件であると思っている人もいるのではないでしょうか。確かにスキルを所有していると働きやすくなりますが、期待される役割を十分に果たしたいなら、適切な心得を身につけておくことも大切です。そこで今回は、秘書に求められる心得の中で、最低限気に留めておく必要があるものを2つ紹介します。
■1.見聞きしたことは基本的に口外無用
秘書の仕事の特徴として、機密事項や社外秘などに該当する大事な情報をたくさん扱うことが挙げられます。社長をはじめとする幹部に付いている場合はなおさらで、経営の核心に関する重大な内容を知る機会もあるでしょう。そのような情報が社外に漏れてしまうと、企業の危機となるような大きな損失につながりかねません。したがって、秘書の業務を通じて知ったことは、部外者に決して口外しないように心がけることが重要です。
部外者というのは、社外の人だけを指すわけではありません。社内の人でも関係者以外に伝えると、一部の部署でしか共有しない前提の情報が企業内に広まってしまったり、さらには外部にまで漏れたりする恐れもあるからです。また、関係者だと判断して伝えても、そこから関係者以外に伝わってしまうこともあるので気をつけましょう。社内の人間関係は複雑でわかりにくく、思わぬ人物同士にコネクションがあることも珍しくありません。そのため、秘書が見聞きした情報は自分の中だけに留めておくのが基本となります。
■2.日常的なさりげない気配り
秘書が直属の上司に気配りする必要があるのは明らかでしょう。業務を滞りなく進めてもらうために、さまざまな面でサポートするのが秘書の主な役割となっています。ただし、直属の上司にだけ注力して、他の人への対応をおろそかにしてよいというわけではありません。他の部署と連携する際の窓口になったり、折衝を行ったりするのも秘書の仕事だからです。自分の部署以外でも信頼を得ていればスムーズに行いやすくなるので、社内の誰にでも普段からさりげない気配りを欠かさないようにしましょう。
もちろん、得意先との連絡や来訪者の接客においても心遣いを忘れてはいけません。そのような社外の人へも細やかな気配りをすることで、自分のみならず部署や直属の上司に対する印象を良くできます。ひいては企業が受ける評価のアップにつながり、ビジネスチャンスの創出のきっかけになることもあるのです。自分の評価ばかりを気にして動きが制限されると、そんな良い結果に結びつく可能性を低くしてしまいます。直接的な評価を期待しないことも秘書の心得であり、いつも自然に気配りできるようにすることが大切です。
■見返りを求めず裏方に徹することが大事
秘書として働く上で常に守秘義務を守れることは非常に重要です。次々とさまざまな情報を見聞きすることになるので、それぞれの重要度を把握するのが難しいと感じる場合もあるでしょう。とはいえ、どれが機密事項や社外秘にあたるのか判断を誤って、部外者に漏らすことは許されません。多くの情報を抱えている立場で、そのようなリスクを下げるには、無駄口をたたかないことが最低限の条件となります。普段は黙々と業務を遂行して、必要に応じてさりげなくサポートできる気配りを欠かさないことが大切です。
サポートにあたっては、自分を前面に出さないように注意する必要があります。いくら優れたスキルやアイデアを持っていても、それをアピールしたり見返りを求めたりする気持ちが強いと秘書はつとまりません。仕事の目的はあくまでも上司の成果のアップです。上司のニーズを的確に感じとり、速やかに対応していくことを仕事のスタンスにしましょう。強引に自分の希望や考えを反映させようとする姿勢はその邪魔になるので、裏方に徹して支えていくことを心得ましょう。
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■週刊エコノミストに当財団代表理事橘のインタビュー記事が掲載されました
週刊エコノミスト（2021年4月27日号）に当財団代表理事橘のインタビュー記事が掲載されました。
週刊エコノミストとは
週刊エコノミストは1923年（大正12年）に毎日新聞社が創刊したビジネス誌です。創刊号では編集方針を「学理を論じて空疎に失せず、現実に即して卑近に流れず」と謳い、以来、本誌は、時流に流されず、現実を見据えた報道につとめてまいりました。創刊92年の2015年4月、毎日新聞社の分社によって設立された毎日新聞出版株式会社に発行が移管されました。
■＜5月コラム＞必見！できる秘書の心得！必要なスキルや適性まで徹底解説！
これから秘書として働いてみたいと考えている人のなかには、秘書に必要なスキルや心構えなどを知りたいと思う人がいるのではないでしょうか。せっかく秘書になるのならば、上司に頼りにされるような仕事のできる秘書になりたいところです。この記事では、秘書に必要なスキルや心得、秘書に向いている人とはどのような人なのかについて紹介します。
1.秘書に必要なスキル
秘書に必要なスキルとは、いったいどのようなものなのでしょうか。
1つ目は、高度なビジネスマナーです。一般の社会人であってもビジネスマナーを身につけることは必要となりますが、秘書はすべての社会人の手本となれるようなレベルのビジネスマナーを身につける必要があります。
2つ目は、基本的なビジネススキルです。資料作成などに使う事務処理能力も必要ですし、コミュニケーション能力も重要となります。
3つ目は、判断力や行動力です。ビジネスシーンにおいて、不測の事態が起こることは必ずあります。そのような場合、上司に判断を仰げる状況とも限りません。自分自身で適切な判断をし、行動する力が必要となります。
4つ目は、情報収集力です。上司の仕事に必要となるであろう情報を先回りして調べておけると、役に立つ機会があるでしょう。また、取引先と会食がある場合は、相手方の好みをさりげなく聞き出すなどの情報収集力が必要です。
5つ目は、豊かな人間性や気配り力です。秘書は上司の代わりとなって取引先と連絡をとることがあるため、秘書の印象が悪いと上司の印象も悪くなってしまいます。相手方を思いやり気配りができることは、秘書になるうえで重要なスキルです。
2.秘書に向いているのはどんな人？
秘書に向いている人とは、どのような人なのでしょうか。もっとも重要な要素として、気が利く人であることが挙げられます。秘書は具体的に指示されたことだけではなく、上司の助けになることを自分で考え率先して行うことが必要となるからです。次に、秘書は上司のスケジュール管理を行う場合が多いため、几帳面な人が望ましいです。ただ几帳面なだけではなく、急な予定変更にも対応できる柔軟性も兼ね備えていると、なおのことよいでしょう。
また、縁の下の力持ちとしてサポート役に徹することができる人も、秘書に向いています。自分が表舞台に立つことよりも、陰で支えることに喜びを感じるタイプの人といえるでしょう。ほかにも、周囲に対して広い視野を持つことができる人にも秘書の素質があります。自分ならどうするかではなく、上司の立場ならどうするかという考え方ができる人である必要があります。
3.できる秘書になるための心得・心構え
できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。
1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。
2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。
3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。
4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。
5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。
6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。
7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。
心得やスキルを習得して素敵な秘書になろう！
秘書に向いている人とはどのような人なのかを知り、あてはまる部分が多かったのならば、秘書を目指してみてはいかがでしょうか。もちろん、すべてにあてはまらなかったとしても、これからスキルを身につけていけば秘書を目指すことは可能です。トランスアクトでは、好待遇で秘書の求人募集を行っています。ぜひチェックしてみてください。
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