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■英Financial Times社 アジア太平洋急成長企業ランキングに掲載されました
当ランキングは、英Financial Times社と独スタティスタ社が、数か月にわたり膨大なデータベース資料を精査し、数千の企業へ連絡、データ検証するという調査を行ったものです。FT Asia-Pacificリストの企業は、2017年から2020年までの収益の複合年間成長率（CAGR）によって、アジア太平洋地域全体からランク付けされたものです。その結果、アジア太平洋地域全体で433位、業種別の「Support services」に絞ると11位という成長率ランキングを獲得することができました。
株式会社トランスアクトは、企業オーナー、会社社長、医師、政治家、芸能人、トッププロスポーツ選手などの超富裕層向けに専属の運転手と秘書の派遣事業を展開しております。エグゼクティブサポート人材、スペシャリスト人材を擁するプロフェッショナル集団として、お客様のご要望にきめ細かくお応えしながら、着実に信頼と実績を積み重ねて参りました。 お客様のあらゆるニーズをいち早く察知し、お応えしていくことが私達トランスアクトの本質的な価値、存在意義であり、使命であると考えています。
私達はエグゼクティブサポート業務のリーディングカンパニーとして、これからも邁進して参ります。
■＜4月コラム＞秘書の仕事内容とは？やりがいや知られざる魅力まで詳しく解説！
会社役員と有能な秘書とがタッグを組んで活躍する映画やドラマを見て、秘書の仕事に憧れた人もいるのではないでしょうか。秘書はビジネススキルやマナーが要求される仕事ではありますが、それに加えて細やかな気配りができる人に向いている職業です。そこで、実際の秘書はどのような仕事をしているのか、秘書の仕事のやりがいや魅力について紹介します。
1.憧れの職業！秘書の仕事内容は？
企業の役員を補佐するイメージの秘書業務ですが、役員秘書の他に、医療秘書、議員秘書、学校秘書など、さまざまな種類があります。企業・団体、業種、秘書の人数などにより仕事内容は異なる場合もあるでしょう。ここでは、一般的な秘書の仕事内容について説明します。多忙な役員や議員などが秘書を必要とするのは「スケジュール管理」を目的とすることがほとんどです。上司が雑務に煩わされることなく本来の業務に専念できるよう、漏れなく効率良く仕事をこなすためにスケジュールを調整し管理してサポートします。
会議、来客、訪問などの業務に必要な手配や書類などの準備を行います。出張の場合は、飛行機や新幹線などの移動手段の手配、宿泊施設の予約、必要資料の確認、手土産の手配などさまざまな付随業務にも対応しなければなりません。これらのスケジュール管理がメイン業務であり、多くの時間を費やすことになるでしょう。また、電話の取り次ぎや、上司が不在時の電話やメール対応を行ったり、来客対応をして用件を上司に伝えて指示を仰いだりするのも大切な仕事です。
また、大量に届く郵便物を開封しても差し支えないDMなどは種類別にまとめたり、すぐ確認すべき緊急性のある手紙などを仕分けしたりしておきます。会議資料をまとめたり、必要な書類を整理したり、出張の際の旅費交通費、取引先との接待交際費などの経費を精算したりします。秘書業務は上司を補佐する仕事ではありますが、会社にとっても重要な戦力となるやりがいのある職種です。
1-1.秘書の仕事には「大変そう」なイメージがある？
「秘書は大変そう」というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。秘書の仕事に大変だというイメージがある背景には、いくつかの理由があります。基本的に、秘書は担当する上司の働き方に合わせて行動しなくてはなりません。上司が残業するときは一緒に残業したり、終業後の接待に参加したりすることもあるでしょう。また、秘書と上司は二人三脚の関係であり、秘書は上司が求めることを忠実に実行する必要があります。上司のタイプに合わせてサポートの仕方を変えなければならない点も秘書の仕事の大変なところです。ただでさえ求められるスキルが多いうえに、上司に合わせて働かなければいけないことが秘書の「大変そう」というイメージにつながっているのです。
1-2.秘書に必要なスキルは？
上司をサポートする目的であらゆる業務をこなす秘書には、多種多様なスキルが求められます。まず、上司からの評価を大きく左右するスキルがコミュニケーション能力です。上司の代理として、社員への連絡や取引先との交渉が秘書に任されるケースも少なくありません。そのような場面では、上司の評判を落とさずに大過なく役割を果たすコミュニケーション能力が大切です。最低限のコミュニケーション能力が備わっていないと、上司に伝えるべきこともうまく伝えられず、業務に支障をきたす恐れもあります。さらに、外資系企業などでは英語によるコミュニケーションを求められる場合もあるでしょう。
次に、資料作成などの際に役立つパソコンスキルも秘書には必要です。Officeソフトの扱い方や、インターネットで効率的に情報を集める技術などを身に付ける必要があるでしょう。その他、上司のスケジュールや業務に関する情報を適切に管理するスキルも秘書には求められます。
2.秘書のやりがいは？
社外の相手との打ち合わせが多い上司なら、秘書はその間に立ちスケジュールを調整し双方が会えるよう段取りをつけます。社内でも、上司と社員とのクッションや潤滑油的存在として関係性を良好に保つことにも役立っているのです。このように、社外や社内に関係なく上司と人とをつなぐ重要な存在になれることでやりがいを感じる人が多いようです。また、自分の頑張りを、上司や関わった人たちから直接感謝してもらえるのも大きなモチベーションになります。秘書はサポート的業務がほとんどとはいえ、取引先や顧客対応では会社の顔となることもあるものです。そのときの対応力や好感度が会社全体の評価を上げることにもなります。
外部の人の信頼を得たことがきっかけで成約に至り会社の利益につながることは、この上もない喜びと感じる人もいるようです。経験を積むうちに、さまざまな業務に精通し、優先すべき業務や取引先との関係性、現状の問題点などを理解してスケジュールを調整したり、議事録を簡潔にまとめたりするなど、自分で工夫して臨機応変に難しい仕事をこなせるようになります。上司の指示を待つのではなく気を利かせて率先して仕事ができるようになったときは大きなやりがいが感じられるでしょう。
2-1.秘書がやりがいを感じるために必要なことは？
秘書が働きながらやりがいを感じるためには、まず担当の上司を尊敬することが大前提となります。秘書は上司を支える仕事なので、上司が重要な存在だという認識がなければ、やりがいを感じるのは難しいでしょう。そのうえで、何点かのポイントに気を付けながら働くことで、秘書のやりがいがさらに感じやすくなります。まず、上司から注意されても前向きに受け止めることが大切です。常に謙虚な態度を心がけ、自分のミスは素直に認めて次に活かしましょう。注意の内容が理不尽だと感じたときも、ひとまず上司の話を最後まで聞いてから、冷静に自分の言い分を伝えることで信頼関係を損なわずに済みます。
次に、話し方や聞き方を鍛える努力も秘書の仕事では役に立ちます。自分が話すときは、あらかじめ要点をまとめておき、重要なポイントを簡潔に伝えるようにしましょう。そして、相手が話しているときは途中で遮らないようにし、相づちを打ちながら聞くと丁寧な印象を与えられます。その他、慶事や弔事におけるマナーを身に付けることも秘書にとっては重要です。上司に同伴して社長就任式などに参加する場合もあるため、立場をわきまえた振舞い方などのマナーを事前に確認しておきましょう。同様に、上司の代理として弔事に参列する場合もあります。最後に、秘書の基本は自分よりも相手を優先して考えることです。仕事にやりがいを感じるためにも、自分が主役になろうとするのではなく、常に相手の気持ちや状況に配慮しながら動くことを心がけましょう。
3.秘書業ならではの魅力を紹介！
秘書業務の多くは、経営のトップに近いポジションの役員や幹部のそばで働くことになります。日常ではなかなか関わることのできない立場の人の近くで仕事をすることは、ビジネスパーソンとしての視野が広がり高いスキルや知識が身につきます。また、接待を通しておもてなしやマナーに詳しくなり、飲食店や手土産などの選択眼も養われ人としても成長できるでしょう。秘書業務だからこそ出会えたり経験できたりする世界はとても魅力的に感じられるのではないでしょうか。
■魅力とやりがいあふれる秘書業に挑戦してみよう！
秘書としての経験やビジネススキルを持っている方なら、給与面でも優遇される可能性は高いです。自分の能力を生かせる秘書業務に従事したいと思うなら、好待遇で求人募集を行っているトランスアクトで挑戦してみてはいかがでしょうか。秘書検定の資格の有無は問いませんが、3級以上なら優遇されるでしょう。未経験でもやる気のある方の応募も受け付けています。
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■＜4月コラム＞社長は本当に忙しい！社長が忙しすぎる原因と負担を減らす対処方法！
社長の仕事は常に忙しいものです。ただし、社長のなかには、ほかの会社の社長も自分と同じように忙しいのかどうか、知らない場合もあります。そのため、忙しいことで悩んでいる人も多いでしょう。状況を打破する方法を把握しておけば、その都度適切な対処方法を講じることができます。この記事では、社長が忙しい原因や対処方法について解説していきます。
1.社長が忙しい原因
社長が忙しいといわれることには、理由があります。ここでは、社長が忙しい原因について紹介します。
1-1.現場に入らないといけない仕事が意外と多いから
社長はいつも社長室にこもって仕事をしているわけではありません。社長という立場上、会社の経営状態をしっかりと把握しておく必要があります。しかし、特に中小企業の社長の場合はトラブルの対応に追われることも多く、日々の業務に追われるあまり、会社の現状を把握することすら難しいというのが実際のところです。たとえば、業績が振るわないときには社長自ら営業に出かけたり、退職した人材の穴埋めを行ったりするなどということもめずらしくありません。
また、慢性的な人材不足に悩んでいる会社の場合は、そもそも人手が足りないことや適切な人材がいないなどの理由から、一人の社員がすでに多くの仕事を抱えているケースも見られます。このような状況では、社長がほかの社員に仕事を依頼したくても頼みづらいため、結局自分が現場に入らなければならなくなり、気持ちに余裕が持てないほど忙しくなってしまうのです。
1-2.「人」をおろそかにできないから
社長である以上、人をおろそかにすることはできません。そのため、基本的に一日中誰かと連絡を取っている社長はたくさんいます。また、社外での接待や部下の相談に乗るなども社長の仕事であるため、基本的には毎日のように何かしらのアポイントが入っているのが一般的です。さらに、社長自ら人と会うことによって、新しい仕事が決まる可能性もあるので、社内の人はもちろんのこと、社外の人とコミュニケーションをとることもおろそかにはできないといえるでしょう。
2.忙しすぎる状況を解消するための対処方法
忙しすぎる状況を少しでも解消するために、適切な対処方法を把握しておきましょう。ここでは、2点の対処方法を紹介します。
2-1.会社の現状は常に把握しておく
常に社長は会社の現状を把握しておくことが欠かせません。現状が正しく把握できていれば、余裕を持って売上の予測ができるなどのメリットにつながります。加えて、社長が現状を理解していれば、「原因は分からないけれど人材が不足しており、何となく忙しい」や「なぜか資金が足りない」など、原因不明の経営不振を回避することができるようになります。社長自らが気持ちに余裕を持ち、毎日の仕事に取り組むことができるよう会社の全体像をしっかりと把握したうえで、経営管理に役立てていきましょう。
2-2.効率的にスケジューリングし移動時間も無駄にしない
社長の場合、しっかりとスケジューリングをしておかなければ、常に予定が詰まっていたり、ダブルブッキングしてしまったりするなどの問題につながる恐れがあります。そのため、効率的なスケジューリングを心がけることが重要です。スケジュールを管理する場合は、優先度の高いスケジュールかどうかを把握することが欠かせません。加えて、スケジューリングの際には社長ベースで予定を組んでいくことに対して、部下や取引先が不満を持たないような気づかいも大切です。忙しくても無駄な時間を過ごすことがないように、移動時間も仕事やリフレッシュの時間にあてるなどの工夫をしておきましょう。
時間を効率的に使える環境をあらかじめ整えておこう
社長が常に忙しいと、現状が把握できなくなるだけでなく、次第に余裕がなくなってきます。そのため、スケジュール管理をする場合は、ある程度気持ちに余裕が持てるよう配慮することが欠かせません。たとえば、移動時間も無駄にしないように、必要に応じて運転手や秘書を雇うなどして、限られた時間を効率的に使えるように心がけましょう。
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■＜4月コラム＞秘書に求められるスキルとは？何ができると強みになるの？
「秘書」と聞くと、有能で、何でもそつなくこなすというイメージを持っている人も多いかもしれません。では、実際に秘書として働くためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。この記事では、秘書として仕事を始める際に「どのようなスキルが必要か」「どのようなスキルがあると強みになるか」について解説していきます。
■秘書の仕事内容は？
秘書に求められるスキルを知る前に、仕事内容についても把握しておきましょう。秘書の仕事は上司をサポートすることで、主な業務としては、上司のスケジュール管理や電話・来客対応、文書作成、雑務などが挙げられます。この中でも、上司のスケジュール管理は特に重要な業務です。出張や会議など、多忙な上司のスケジュールを無駄がないように組み、予定を調整するスキルが秘書には求められます。出張の際は、移動手段や宿泊先の手配も秘書の仕事の一環です。上司が中心となって会議を行う場合は、秘書が会議室を予約したり、参加メンバーに連絡したりします。
電話・来客対応では、ビジネスシーンに適した言葉遣いや態度などのマナーが求められます。上司に取り次ぐべきかどうかも適切に判断し、余計な仕事を増やさないように配慮する必要があるでしょう。パソコンや手書きでの文書作成も秘書の業務の1つです。会議の資料やお礼状、メールの返信など、秘書は上司の名義でさまざまな種類の文書を作成します。また、上司のオフィスを働きやすいように整備する、来客にお茶出しをするなどの雑務も秘書の重要な仕事です。多忙な上司を支えるために、あらゆる業務に対応するのが秘書の働き方だといえます。
■秘書のやりがいは？
秘書の仕事は決して楽ではありませんが、苦労に見合ったやりがいがあるからこそ多くの人が秘書として働き続けています。業務を通して、秘書はスキルアップを図ることができます。秘書は上司から突然仕事を任されることも多く、優先順位をつけながらタスクをこなしていかなくてはなりません。厳しい環境に身を置くことになるので、優れた事務処理能力が自然と身に付くのです。
また、さまざまな人と交流できることも秘書のやりがいの1つです。企業の重要人物である上司の周りには個性豊かな人々が集まってきます。経営に関わる人や仕事に情熱を注いでいる人と日常的に接することは、自分のためになる豊かな経験だといえるでしょう。そうした交流を通してコミュニケーション能力が磨けることも秘書という仕事の魅力です。そして、上司から感謝してもらえることも秘書の強力な原動力となります。上司と信頼関係を築けていることを実感したときや、自分のサポートで上司の仕事がうまくいったときなどは大きな喜びを感じるはずです。
■秘書にとって欠かせないスキルとは？
秘書はさまざまな業務をこなしていく必要があり、そのためにはいくつかのスキルが不可欠になってきます。まず、秘書に欠かせないスキルとして、最低限の一般常識とビジネスマナーが身についていることが挙げられます。秘書は社内外のさまざまな人とやり取りをしなければならない立場であるため、こうしたスキルは必要不可欠なのです。また、ビジネス用語や敬語をシチュエーションに合わせて正しく使い分けられる能力も必須となります。このようなスキルが不足していると、相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるのです。
それから、不利にならないように話を進められるコミュニケーション力も必要となってきます。秘書はさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら仕事をしていくため、これは必要なスキルの中でも特に大事なものです。仕えている役員や企業にとってよい状況を作り出すためにも、秘書には「上手に立ち回るコミュニケーション能力」が求められています。さらに、資料作成やファイリングに必要なOAスキルも重要です。最低でも、WordとExcelは使いこなせるようにしましょう。
■身につけていると強みになるスキルは？
秘書として働こうと考えたとき、ライバルたちが同じようなスキルを身につけていることはよくあります。その中でも優秀な秘書として見られるためには、「身につけていると強みになるスキル」について知っておくことが重要です。中でも、英語はその最たるものだといえるでしょう。たとえば、採用の時点では必要なスキルとされていなかったけれど実際の現場では英語が必要になる、というケースはとても多いのです。これまでは海外とつながりのなかった企業が海外進出を果たし、日常的に英語を使うようになるということも珍しくありません。
英語力を強みとしてアピールするためには、ビジネス文書の読み書きやビジネス用語を含む会話ができる必要があります。また、英語以外にも中国語や韓国語などができると強みとなり得るでしょう。英語が話せる人はあまり珍しくありませんが、それに加えて他の言語が話せる人材は大変貴重であり、重宝されやすくなります。ただし、企業によっては業界の専門知識があることが罪になる場合もあるので注意が必要です。
■秘書に向いている人の特徴は？
秘書に向いている人には、いくつかの共通点があります。まず挙げられる特徴が、どのような状況でも気配りができるということです。上司が働きやすくなるように、秘書はあらゆる場面で気配りをしなくてはなりません。会議の前に資料を用意しておく、重要なことのみを簡潔に報告するなど、上司の求めていることを察知し、先回りして行動する能力が秘書の仕事では役に立ちます。
次に、几帳面で柔軟性があることも秘書に向いている人の特徴です。秘書の業務では正確性が求められるため、几帳面に仕事をこなす必要があります。また、不測の事態はいつでも起こる可能性があるので、状況に合わせて行動できる柔軟性も秘書の大切な資質です。
秘書の仕事では、多くの人と関わりながら上司との間を取り持つことになります。そのため、コミュニケーション能力が高い人も秘書には向いているでしょう。秘書が人間関係を円滑にすることで、上司の業務もはかどるようになります。反対に、コミュニケーション能力が低いと情報伝達にも支障をきたし、企業の損失につながる恐れもあるでしょう。最後に、サポート役に徹することができる人も秘書に向いています。常に上司を優先して動き、自分は陰ながら支える姿勢を貫くのが秘書の正しいあり方です。
■秘書に向いていない人の特徴は？
反対に、秘書に向いていない人にも共通する特徴があります。まず、口が軽い人は秘書に向いていません。重要なポストのそばで働く秘書は、会社の機密情報を知る機会も多くあります。これらの情報を外部に漏らしてしまうような、守秘義務が果たせない人は秘書を目指すべきではないでしょう。軽い気持ちで知人に話したことが、会社の信用を大きく揺るがす結果につながる場合もあります。
次に、自己主張が激しいことも秘書になるうえではマイナスの要素です。秘書は上司が効率的に働けるようにサポートする仕事であり、自分が主役になることはありません。秘書の自己主張が激しいと上司はやりにくさを感じるので、信頼関係も構築されないでしょう。
そして、気持ちの切り替えができない人も秘書には向いていません。人間ならミスは誰でもするものであり、ときには上司から叱責を受けることもあるでしょう。このときにただ落ち込むのではなく、反省しつつも気持ちを切り替えて次の業務に臨むポジティブな姿勢が秘書には求められます。
■持っているスキルを仕事に活かそう
秘書は、仕えている役員がスムーズに自分の仕事を行えるようにあらゆる面でサポートします。そのため、求められるスキルも幅広いといっていいでしょう。ただし、その中には「最低限必要なスキル」と「持っていると強みになるスキル」の2種類があるのです。「何か特殊な技術が必要なのでは」と思うかもしれませんが、求められるスキルは、決して秘書を目指す人にしか身についていないものではないのです。たとえば、これまで社会人としての経験がある人であれば、一般常識やビジネスマナー、パソコンのスキルなどはひと通り身につけている可能性があります。
したがって、「これから何かスキルを身につけたほうがいいのではないか」と心配する必要はありません。これまでコツコツと真面目に仕事をやってきた人こそ、既に身につけているスキルがあれば秘書として活躍する可能性は十分あるのです。むしろ、そうした人が秘書の仕事に向いているともいえるでしょう。もし、今のスキルをさらに活かす仕事に就きたいと考えているならば、秘書の仕事を選んでみてはいかがでしょうか。
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