平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 

　2023年12月29日（金）～2024年1月4日（木）

期間中にいただきましたお問い合わせ、求人のご応募につきましては、新年1月5日（金）より順次ご対応させていただきます。

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。

「THE OWNER（ザ オーナー）」はオーナー経営者のための経営課題解決型メディアです。会社の立ち上げから事業の承継まで幅広い企業のライフスパンを捉えた情報を記事やオンラインセミナー、動画などさまざまな形でお届けしています。一般財団法人トランスアクト財団代表の橘がオーナー経営者の悩みにフォーカスした中小企業経営者対談の取材を受けました。

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秘書の仕事では、上司の代わりにさまざまな業務を行う機会があるほか、対外的な付き合いも発生します。秘書はいわば会社の顔です。会社のイメージを背負う立場として恥ずかしくない立ち振る舞いをするためには、相応のビジネスマナーを身につけておかなくてはなりません。今回は、秘書に求められるビジネスマナーを場面に分けて説明します。

1.必要なビジネスマナー

秘書という仕事上、担当する上役の代わりにさまざまな業務をこなす場面も少なくありません。すなわち、重責を担うポジションにいるということであり、相応のビジネスマナーが求められます。ここからは、秘書に求められるビジネスマナーをよくある場面別に解説します。

1-1.電話応対

電話は企業のイメージに直結するものであり、先方に失礼のない対応が求められます。まず、電話を受けるときは、3コール以内に出るのが基本です。あいさつに続いて社名と所属部署名を名乗り、先方の社名と名前も確認します。「おはようございます」から「お電話ありがとうございます」のあいさつに切り替えるタイミングは、午前11時ごろです。相手の声が聞き取りにくい場合は「少々お電話が遠いようなので」などと伝えるようにして直接的な表現を避けるようにしましょう。

秘書として、間違った言葉遣いがないように気をつける必要もあります。上司の許可なく、上司のスケジュールや個人情報を伝えないことも大切です。上司が不在の場合は「来客中や出張中」などと答えて、折り返しの有無を確認しましょう。

1-2.接遇

接遇とは、一般的な接客に特別なおもてなしをプラスするという意味合いで使われ、秘書にはこの接遇が求められる場面が多いでしょう。接遇は、対外的な印象を左右するものだということを自覚しなくてはなりません。接遇用語は対応する相手に応じて臨機応変に使い分けていくことが大切であり、自然にできるようになるまでには相応の経験も必要です。相手に不快感を与えないように、何かをお願いをする際にもストレートな表現は避けて「恐れ入りますが」などのクッション言葉を添える工夫も大事です。

会社名と役職の呼び方にもいくつかのルールがあります。自社に使う「弊社」と相手の会社に使う「御社」を間違えないようにしましょう。自社の人間を社外の相手に紹介するときには、たとえ上司でも苗字を呼び捨てにするのが正解です。また、社外の相手であっても、役職名自体がもともと敬称であるため「部長様」と呼ぶと二重敬語になってしまいます。このほか、ドアのノックもゆっくり3回を心がけるなど、すべての対応に凡事徹底の精神を持って業務にあたりましょう。

1-3.キャンセル

日々対応していると、時には相手の意思に添えない場合もありますが、断り方にも秘書の資質が問われます。返事を引き延ばしたうえに断ることが相手にとって最も迷惑ですので、スケジュールをいち早く見通し、調整が難しいと判断した場合は早めに断ることが大切です。また、断りの連絡は、電話で肉声を通じて伝えるのがマナーです。メールは一方的であり、冷たい印象になってしまう可能性もあります。電話での双方向的なコミュニケーションを基本とし、理由と謝罪の気持ちもしっかりと伝えるなど誠意を尽くしましょう。

1-4.雑談

秘書は移動時間などに先方と雑談する機会がありますが、そこにもマナーは存在します。時にはプライベートな話題も交えて、リラックスできる雰囲気をつくることも必要な気配りです。また、どのような相手に対しても素直に話すのが秘書の基本姿勢です。機密事項に触れないことを前提に、どんな質問にも正直に答えましょう。上司に同行しているときは、上司の機嫌や様子を見極めて適切な話題を選ぶセンスも必要です。仕事上のパーティーなどで大勢と接する機会があれば、秘書もその企業を背負う立場として、会社のPRにつながるような話題を自分から振っていきましょう。

臨機応変なマナーの使い方をしよう

ビジネスマナーの習得は、秘書として最低限クリアしていないといけない条件です。さらに社内外のさまざまな立場の人と接する仕事である以上、相手に応じて臨機応変にマナーを使い分ける応用力も求められます。ただし、どんな相手にも公平に接することが前提です。秘書として謙虚な姿勢は忘れずに、相手へのマナーを柔軟に使い分けましょう。

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国際学生会議（後援：外務省・文部科学省）は、国際交流と学術交流を行う団体で1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。私たちは協賛企業としてその活動を応援しています。

協賛・後援企業一覧はコチラ

【国際学生会議とは】

国際学生会議は、国際交流と学術交流を行う団体で、1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し、毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。最終日にはファイナルフォーラムという形で成果を発表します。

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1.学生が行う国際会議

国際学生会議の参加条件は、「学生又は、ユースを対象にした団体に所属していること」です。我々の年代の若者は、「マルチナショナルな観点から国益を超えて議論できる唯一の存在」だと考えます。未来を担う世代としての責任を果たすため、現在世界が抱えている問題について見識を深め、議論をし、社会に対して提言をしていきます。

​2.参加者は世界中から

国際学生会議の特徴は「多様性」です。毎年世界各地から応募を募っており、2017年度は50カ国程度からの応募がありました。世界中の優秀な若者に日本を発信すると同時に、日本ではなかなか触れることのできない「問題の当事者」と「直接対話ができる」ことで、みのりのある議論を行うことができます。

３.9日間の共同生活

9日間の本会議中は全参加者が同じ場所に泊まり同じ時間を過ごします。寝食だけでなく、観光や文化体験など、様々なアクティビティを通し、海外参加者との濃密な交流を行うことができます。会議が終わるころには参加者同士深い絆が生まれ、将来への大きな財産となります。