最新情報
■＜10月コラム＞秘書の役割をご紹介！これであなたも秘書のことを理解できる
経営者や役員の側で働く秘書について、正しく役割を理解していますか。あくまでイメージとして、事務職系の花形だと捉えている人も多いでしょう。ただ、実際には地道な業務を積み重ねて雇い主をサポートし続けるポジションです。この記事では、秘書が担うさまざまな役割や、タイプによって異なる役割などについて解説します。
1.秘書の役割
まずは「社長や役員のサポート」が挙げられます。秘書の仕事の中心であり、上司がメイン業務に集中できるよう雑務を引き受けます。文書作成やメール、電話の管理などはもちろん、時にはプライベートな部分まで任せられることもあるでしょう。秘書は上司への連絡を真っ先にチェックし、可能なものは自分で処理していきます。そして、どうしても上司でなければ対応できないものだけを報告します。このプロセスを挟むことで、上司の負担はかなり軽減されるのです。
秘書を雇えば、上司は意思決定や取引先とのコミュニケーションに時間と労力を注げます。その結果、企業全体の作業効率が高まるので業績アップへとつながっていきます。
2.形態による役割の違い
秘書の担う役割は細かく形態が分類されます。そして、それぞれ微妙に違う業務を求められる場面も少なくありません。秘書を雇う企業の規模や配属される部署などで形態は左右されます。以下、秘書の形態ごとに異なる役割を解説します。
2-1.個人付き秘書
いわゆるマンツーマン形式の雇用形態です。1人の上司に1人の秘書がついて、専属的に指示を受けて働きます。多くの人が抱いている秘書のイメージは基本的に個人付きだと言えます。個人付き秘書のメリットは、命令系統がはっきりしていることです。あくまでも自分と秘書の関係だけを考えて指示を出せばよいので、与えた仕事を実行してもらえるまでがスムーズです。周囲に気をつかわず、必要が生じた時点ですぐ秘書に仕事を任せられます。また、個人付き秘書は、ほかの形態と比べて事務作業の処理能力に長けている傾向にあります。上司の雑務を1人でこなすので、広い知識と経験が求められるポジションです。
2-2.チーム付き秘書
複数の人間に対して雑務を引き受ける形態が「チーム付き秘書」です。チーム付き秘書は、特定のメンバーたちにつき1人が配属されることも珍しくありません。ただ、この場合は個人対個人の関係ではないため、命令系統が複雑になる可能性も生じます。たとえば、ある社員が秘書に雑務を頼みたかったとしても上司を通さなければならず、スピードが遅れてしまうなどの現象が起きやすくなります。
ただ、大企業ではチーム付き秘書を「秘書室にいる秘書」と定義することも一般的です。その場合、複数のメンバーから投げられた仕事を、秘書全員で分担しながら処理していきます。1人でチームの仕事を引き受けるよりも効率的で、同時に大量の雑務をこなすことも可能です。
2-3.兼務秘書
最もハードな形態と言えるのが「業務秘書」です。業務秘書は上司と同じ部署で、与えられた作業を日々こなしています。そのうえで、必要に応じて上司の仕事を支えるという秘書特有の役割も担わなくてはなりません。通常の秘書よりも、日常的に課せられている作業量が多いと言えるでしょう。仕事の正確性とスピードを求められるので、経験豊かな人材が好まれる傾向にあります。自分の仕事とサポートを両立できるだけの人材を選べるかが、雇う側にとっての大切なポイントです。
秘書の役割を理解して業務の効率化を目指そう
企業に秘書がいる意味とは、個人やチームをメイン業務に専念させるためです。そして、秘書のおかげで社員たちは雑務に時間をとられることなく最大のパフォーマンスを引き出せます。秘書を導入すれば、社内業務は大幅に効率化されるでしょう。増益や増収とも関係があるので、秘書を雇うかで迷っているなら前向きに検討することが大事です。
社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています
役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています
役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています
社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています
■毎日新聞「秋の新聞週間企画」に協賛企業として掲載されました
協賛企業として株式会社トランスアクトが掲載されました。
新型コロナウイルスの流行により、人々の偏った考えや攻撃的な一面が顕在化されました。見たいものだけを見る、知りたいことだけを知る、好きな人だけとつながる。あらゆるものがパーソナライズ化され、眼の前に広がる景色が正しいと認識してしまうこの時代。「新聞」というメディアに課せられた使命は大きいのかもしれません。
日本新聞協会が主催する10月15日から21日まで開催の秋の新聞週間で、毎日新聞は誰もが直面する身近なテーマをもとに「答えのない問い」を提示していきます。株式会社トランスアクトは協賛企業として活動を応援しています。
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました
厚生労働省より、株式会社トランスアクトの有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
■内閣府「パートナーシップ構築宣言」に登録されました
パートナーシップ構築宣言とは、事業者がサプライチェーン全体の付加価値向上、大企業と中小企業の共存共栄を目指し、「発注者」側の立場から「代表権のある者の名前」で宣言するものです。
この度、一般財団法人トランスアクト財団では「パートナーシップ構築宣言」に認定されました。
■＜10月コラム＞雇われ社長のリスクとは？リスク回避の方法と雇われ社長のメリット
全ての社長が自分で会社を設立したわけではありません。むしろ、オーナーに雇われた「雇われ社長」も多いのです。雇われ社長にはオーナー社長とは違ったリスクがあります。それを理解し、安心して働けるように工夫しましょう。この記事では、雇われ社長にありがちな危険と、それらを回避する方法について解説していきます。
1.オーナー社長と雇われ社長の違い
最大の違いは「解任の危険があるかどうか」です。オーナー社長の場合、会社は自分の持ち物です。退くかどうかを決めるのは、あくまで自分自身です。しかし、雇われ社長はオーナーに任命され、経営を任されている立場にすぎません。一番権力が強いのはオーナーです。オーナーの意に沿わない行動をとるのであれば、あっさり解任されてしまうリスクをはらんでいます。なお、雇われ社長はオーナーから給料をもらって働いているという形です。名義上は社長になっているものの、普通の従業員と同じくサラリーマンの立場だといえます。
2.雇われ社長のリスク：最終的な決定権が自分にない
経営方針について、雇われ社長には最終的な決定権がありません。なぜなら、その上にオーナーや会長が存在しているからです。雇われ社長は彼らに業務を託され、会社を率いている仕事ではあります。ただ、実質的にはオーナーが経営方針を決めているケースも少なくありません。雇われ社長は上が決めた方針を実行するだけのポジションになってしまうこともありえるのです。「社長になったのだからやりたいように経営ができる」と意気込んでいると、雇われ社長は失望してしまうリスクが出てきます。
3.雇われ社長のリスク：連帯保証人として借金を負うことも
たとえ雇われの立場であっても、社長であることに変わりはありません。融資を受ける際には、連帯保証人に名を連ねることもある役職です。もしも融資を返せないとなれば、雇われ社長が借金を肩代わりしなければならない義務が生じます。また、取引先とのトラブルでも雇われ社長が矢面に立たされます。関係がこじれ、訴訟問題に発展したとき、全ての責任を負わなければいけないのは代表取締役だからです。しかし、雇われ社長の気持ちでいえば「オーナーの意向に従っていただけ」なので、割に合わない事態だともいえるでしょう。
4.雇われ社長のリスクを減らすには
まずは保有する株を多くすることです。株式会社の場合、発言力は株の保有数で決まります。株主総会の決議は持ち株数によって行われるので、オーナーや会長よりも決定権を得ることは可能です。自分の思うように経営方針を決定できるので、社長としてのやりがいを抱けるようになるでしょう。次に、「連帯保証人を断る」のもひとつの方法です。たとえオーナーから強く迫られても、社長は必ず連帯保証人にならないといけないわけではありません。融資を受ける際、細心の注意を払っておけば巨額の借金を肩代わりするような事態も避けられます。
5.雇われ社長のメリット
「経験」は何ものにも代えられないメリットです。経営者になりたい人であれば、雇われの立場であっても貴重な時間を過ごすことができます。しかも、実際に出資しているのはオーナーなので、人のお金で経営を学べる機会です。雇われ社長はプレッシャーが比較的少ない立場ともいえるでしょう。また、どのような形態であれ社長は社長です。事業の問題に向き合っているうち、解決能力が養われていきます。下の役職では気づかなかった点もたくさん見えてきます。オーナーから指導もしてもらえるので、ビジネスパーソンとして大きく成長を遂げられるのです。
リスク回避をしっかりして社長としての経験を積もう
雇われ社長はオーナー社長にないリスクをいくつか背負うこととなります。ただ、これらのリスクは本人の心がけ次第で解消もできます。どのような形式であれ、社長になれるのは貴重な機会です。経営者としてのやりがいを感じ、日々を送れるでしょう。もしも会社経営を行いたいと思っているなら、雇われ社長の誘いも前向きに考えてみるのが得策です。
社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています
役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています
役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています
社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています
