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■＜5月コラム＞必見！できる秘書の心得！必要なスキルや適性まで徹底解説！
これから秘書として働いてみたいと考えている人のなかには、秘書に必要なスキルや心構えなどを知りたいと思う人がいるのではないでしょうか。せっかく秘書になるのならば、上司に頼りにされるような仕事のできる秘書になりたいところです。この記事では、秘書に必要なスキルや心得、秘書に向いている人とはどのような人なのかについて紹介します。
1.秘書に必要なスキル
秘書に必要なスキルとは、いったいどのようなものなのでしょうか。
1つ目は、高度なビジネスマナーです。一般の社会人であってもビジネスマナーを身につけることは必要となりますが、秘書はすべての社会人の手本となれるようなレベルのビジネスマナーを身につける必要があります。
2つ目は、基本的なビジネススキルです。資料作成などに使う事務処理能力も必要ですし、コミュニケーション能力も重要となります。
3つ目は、判断力や行動力です。ビジネスシーンにおいて、不測の事態が起こることは必ずあります。そのような場合、上司に判断を仰げる状況とも限りません。自分自身で適切な判断をし、行動する力が必要となります。
4つ目は、情報収集力です。上司の仕事に必要となるであろう情報を先回りして調べておけると、役に立つ機会があるでしょう。また、取引先と会食がある場合は、相手方の好みをさりげなく聞き出すなどの情報収集力が必要です。
5つ目は、豊かな人間性や気配り力です。秘書は上司の代わりとなって取引先と連絡をとることがあるため、秘書の印象が悪いと上司の印象も悪くなってしまいます。相手方を思いやり気配りができることは、秘書になるうえで重要なスキルです。
2.秘書に向いているのはどんな人？
秘書に向いている人とは、どのような人なのでしょうか。もっとも重要な要素として、気が利く人であることが挙げられます。秘書は具体的に指示されたことだけではなく、上司の助けになることを自分で考え率先して行うことが必要となるからです。次に、秘書は上司のスケジュール管理を行う場合が多いため、几帳面な人が望ましいです。ただ几帳面なだけではなく、急な予定変更にも対応できる柔軟性も兼ね備えていると、なおのことよいでしょう。
また、縁の下の力持ちとしてサポート役に徹することができる人も、秘書に向いています。自分が表舞台に立つことよりも、陰で支えることに喜びを感じるタイプの人といえるでしょう。ほかにも、周囲に対して広い視野を持つことができる人にも秘書の素質があります。自分ならどうするかではなく、上司の立場ならどうするかという考え方ができる人である必要があります。
3.できる秘書になるための心得・心構え
できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。
1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。
2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。
3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。
4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。
5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。
6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。
7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。
心得やスキルを習得して素敵な秘書になろう！
秘書に向いている人とはどのような人なのかを知り、あてはまる部分が多かったのならば、秘書を目指してみてはいかがでしょうか。もちろん、すべてにあてはまらなかったとしても、これからスキルを身につけていけば秘書を目指すことは可能です。トランスアクトでは、好待遇で秘書の求人募集を行っています。ぜひチェックしてみてください。
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■＜5月コラム＞一流の経営者はメンタルケアを重視する！どのように対策すべきか
社会生活の中で感じるストレスへの対処法として大切なことがメンタルケアです。一般的な人よりもプレッシャー等のストレスにさらされやすい経営者となると、適切なメンタルケアについても、より重要視するものではないでしょうか。この記事では、ストレスのセルフチェックやメンタルケアの重要性、対処法について解説します。
1.経営者こそメンタルケアが必須
経営者はストレスを受けやすい環境にあります。会社の経営における最終的な責任者であることから、難しい決断を自分だけで行わなければならない場合も多いです。その結果として、選択の結果は自己責任となってしまいます。誰かに相談するのが困難なケースでは、それに伴うプレッシャーにも対処しなければなりません。決断の過程で、不安や恐怖に襲われるという経営者も少なくはないのです。まず、重要なのはストレスにさらされている状態を自覚することです。大きな責任が伴えば不安を感じるというのはごく自然な働きで、それを否定したり隠したりするのはあまり良いことではありません。ストレスに対して早めに対処する、という意識を持つように心がけるのが大切です。
2.経営者が取り組むべきメンタルケア
ここでは、経営者が取り組んだ方が良いメンタルケアについて、どのようなものがあるか解説していきます。
2-1.日常的なセルフチェック
ストレスを感じていると、ちょっとした行動が普段と変わってくる場合があります。分かりやすい例だと、寝付きが悪い、逆に朝起きられないというような日常生活の中の僅かな変化です。他にも、歩く速度の違いや普段ならしないようなミスをしていないか等、いつもの自分と違うところがないかをセルフチェックしてみましょう。普段なら声をかけるであろうタイミングで挨拶を省いてしまった、というような些細な変化が自分の不調を見極めるポイントになります。
不快に感じるような出来事があったり、なんとなく気分が悪かったりすると人は普段通りの行いが出来なくなる場合があるものです。自分の普段の振る舞いや調子を理解しておくと、無自覚にストレスを受けていることにも気がつきやすくなります。もし自分がストレスを感じていると分かったら、早い段階で生活のリズムを整え、調子を元に戻すように心がけると良いでしょう。仕事中、こまめに気分転換を行うことも対策に役立ちます。趣味に没頭してストレスを開放する等のケアも重要です。
2-2.ストレスを解消する方法を持っておく
ストレスを解消するための方法は人それぞれです。こうしなければならないという決まりはないので、自分の好みに合った方法で上手に気分転換を図りましょう。何かにじっくり取り組むのも良いですし、家族と一緒に過ごすというようなささやかな楽しみでもかまいません。大切なのは、少しでも時間を作るようにしてストレスを発散することです。たとえ忙しくても、頭の中が仕事のみで一杯になってしまわないように心がけましょう。
2-3.専門的なカウンセラーに依頼する
カウンセリングを受けるというのも、経営者のメンタルケアに役立ちます。自分だけで考え込んでいた状態から脱して専門家であるカウンセラーに話すことで、抱えている問題をはっきりさせたうえで客観視できるようになるのです。早い段階でカウンセリングを受ければ、ストレスによる心理的なダメージを少なく抑えられる可能性があります。また、経営者の不調は会社の経営にも直接影響するので、その点でのリスク軽減にもなります。経営者がひとりでストレスを抱え込んで燃え尽きてしまう、そういった深刻な状況を防ぐためには有用な方法といえるでしょう。
3.メンタルケアを怠るとどうなるか
メンタルケアを怠ってしまうと、次のような状態になってしまう可能性があります。突然涙が出る、理由もないのに涙が止まらなくなるといった場合は、ストレスへの対処が上手くいっていないのかもしれません。その他の不調としては、眠れなかったり眠っても疲れがとれなかったり、食欲がないという状態が続くこともあります。あるいは、どんなものに対しても興味や関心がわかず一日を通して気分が落ち込んだまま、何も喜びを感じられないような状態になることも起こりえます。こうした不調が2週間以上続くとうつ病の可能性もあるので十分に注意しましょう。
メンタルケアも経営者の仕事の一貫と捉える
経営者の調子はそのまま会社にも影響します。つまり、正しいメンタルケアを行って経営者自身が安定することが、会社のためにもなるのです。メンタルケアを仕事の一部と考えてみるのも良いかもしれません。メンタルケアの一環として業務上の負担を軽減し、より良い成果を上げるために、運転手や秘書を雇ってみるのはどうでしょうか。
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■資本金増資のお知らせ
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
この度、当財団グループ企業の株式会社トランスアクトが2021年3月1日付にて資本金の増資を行いましたのでここにお知らせ致します。
【資本金の変更】
増資前の資本金：3,000万円
増資後の資本金：5,000万円
本増資により更なるサービス向上に努めますとともに、より一層お客様に信頼される企業を目指して参ります。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
