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一般財団法人トランスアクト財団

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最新情報

2019-12-15 00:00:00
■秘書に求められるマナーとは?電話応対から接遇まで場面ごとに合わせて紹介

秘書の仕事では、上司の代わりにさまざまな業務を行う機会があるほか、対外的な付き合いも発生します。秘書はいわば会社の顔です。会社のイメージを背負う立場として恥ずかしくない立ち振る舞いをするためには、相応のビジネスマナーを身につけておかなくてはなりません。今回は、秘書に求められるビジネスマナーを場面に分けて説明します。

 

 

1.必要なビジネスマナー

 

秘書という仕事上、担当する上役の代わりにさまざまな業務をこなす場面も少なくありません。すなわち、重責を担うポジションにいるということであり、相応のビジネスマナーが求められます。ここからは、秘書に求められるビジネスマナーをよくある場面別に解説します。

 

1-1.電話応対

 

電話は企業のイメージに直結するものであり、先方に失礼のない対応が求められます。まず、電話を受けるときは、3コール以内に出るのが基本です。あいさつに続いて社名と所属部署名を名乗り、先方の社名と名前も確認します。「おはようございます」から「お電話ありがとうございます」のあいさつに切り替えるタイミングは、午前11時ごろです。相手の声が聞き取りにくい場合は「少々お電話が遠いようなので」などと伝えるようにして直接的な表現を避けるようにしましょう。

 

秘書として、間違った言葉遣いがないように気をつける必要もあります。上司の許可なく、上司のスケジュールや個人情報を伝えないことも大切です。上司が不在の場合は「来客中や出張中」などと答えて、折り返しの有無を確認しましょう。

 

1-2.接遇

 

接遇とは、一般的な接客に特別なおもてなしをプラスするという意味合いで使われ、秘書にはこの接遇が求められる場面が多いでしょう。接遇は、対外的な印象を左右するものだということを自覚しなくてはなりません。接遇用語は対応する相手に応じて臨機応変に使い分けていくことが大切であり、自然にできるようになるまでには相応の経験も必要です。相手に不快感を与えないように、何かをお願いをする際にもストレートな表現は避けて「恐れ入りますが」などのクッション言葉を添える工夫も大事です。

 

会社名と役職の呼び方にもいくつかのルールがあります。自社に使う「弊社」と相手の会社に使う「御社」を間違えないようにしましょう。自社の人間を社外の相手に紹介するときには、たとえ上司でも苗字を呼び捨てにするのが正解です。また、社外の相手であっても、役職名自体がもともと敬称であるため「部長様」と呼ぶと二重敬語になってしまいます。このほか、ドアのノックもゆっくり3回を心がけるなど、すべての対応に凡事徹底の精神を持って業務にあたりましょう。

 

1-3.キャンセル

 

日々対応していると、時には相手の意思に添えない場合もありますが、断り方にも秘書の資質が問われます。返事を引き延ばしたうえに断ることが相手にとって最も迷惑ですので、スケジュールをいち早く見通し、調整が難しいと判断した場合は早めに断ることが大切です。また、断りの連絡は、電話で肉声を通じて伝えるのがマナーです。メールは一方的であり、冷たい印象になってしまう可能性もあります。電話での双方向的なコミュニケーションを基本とし、理由と謝罪の気持ちもしっかりと伝えるなど誠意を尽くしましょう。

 

1-4.雑談

 

秘書は移動時間などに先方と雑談する機会がありますが、そこにもマナーは存在します。時にはプライベートな話題も交えて、リラックスできる雰囲気をつくることも必要な気配りです。また、どのような相手に対しても素直に話すのが秘書の基本姿勢です。機密事項に触れないことを前提に、どんな質問にも正直に答えましょう。上司に同行しているときは、上司の機嫌や様子を見極めて適切な話題を選ぶセンスも必要です。仕事上のパーティーなどで大勢と接する機会があれば、秘書もその企業を背負う立場として、会社のPRにつながるような話題を自分から振っていきましょう。

 

 

臨機応変なマナーの使い方をしよう

 

ビジネスマナーの習得は、秘書として最低限クリアしていないといけない条件です。さらに社内外のさまざまな立場の人と接する仕事である以上、相手に応じて臨機応変にマナーを使い分ける応用力も求められます。ただし、どんな相手にも公平に接することが前提です。秘書として謙虚な姿勢は忘れずに、相手へのマナーを柔軟に使い分けましょう。

 

 

 

 

 

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2019-12-10 00:00:00
■今すぐマネしたいデキる社長の生活の習慣!意識と行動を変えれば成功できる

「社長の生活」と聞くと毎日が多忙で、会議や出張で走り回っているイメージがあるかもしれません。実際はどのような生活をしているのでしょうか。一般の社員とは違い、社長には経営者としての役割があるため、それを維持するために気をつけるべきことがあるのです。この記事では、社長として成功するための生活習慣について解説していきます。

 

 

1.デキる社長の生活の習慣:人との交流を大事にする

 

デキる社長は「人との交流」を大事にしています。なぜなら、人が最も重要な情報源だからです。世の中にはさまざまな情報源があります。たとえば、本や雑誌、インターネットの情報サイトなど、有料・無料を問わず、情報が溢れているといってもよいでしょう。そのなかでも人からは最も密度の高い情報を得ることができます。人であれば対話が可能です。こちらからの質問に直接答えてくれます。AIが発達してきていますが、社長に必要な情報の質とレベルという点では、まだまだ生身の人間との対話には及ばないようです。

 

では、デキる社長はどのような人たちと交流するのでしょうか。最も多いのは、成功した人やほかの経営者です。企業を率いていくトップとして、成功体験を持つ人たちから考え方を学び、アドバイスを受けることは非常に重要です。デキる社長は、尊敬できる人や学ぶべき人に自ら直接会って、経営の姿勢や人間としての生き方を学んでいます。もし、そのような人脈がなくても、セミナーや交流会を使う方法があります。「経営者向け」に限定している交流会であれば、学びながら同じような問題に関心を持つ仲間との人脈も広げることができるでしょう。

 

 

2.デキる社長の生活の習慣:必ず「考える時間」を持つ

 

デキる社長は必ず「考える時間」を確保しています。経営者は組織を率いる立場にいます。例えていえば、船の船長のようなものです。海に出れば、環境はさまざまに変化します。天気が良い日もあれば、荒れ狂う嵐に遭遇することもあるでしょう。大海原に浮かぶ船には、基本的に助けも逃げ場もありません。変化する環境に対応しながら、そこに乗る積み荷と乗組員を安全に目的地まで導くのが船長の役割なのです。このような船長と同じ立場にいる社長に求められるスキルは「判断力」です。社長は、進むのか退くのか、右に行くべきか左に行くべきかなど、日々判断を迫られます。

 

正しい判断を行なうには、一般にPDCAサイクルを回す必要があるといわれています。PDCAとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)という一連の流れで物事を改善する考え方です。社長の主な役割はPlan(計画)ですが、そのためには全体の流れがどうなっているのかにも注意を払う必要があるのです。そのため、経営上の問題を解決するためにやるべきことは何か、また、行ったことについて一人で考える時間的余裕が不可欠になります。最低でも、1日1回はこのような時間を設けるべきでしょう。できれば2時間程度の時間をとって、自分が何をしたいのか、これからどのように経営していくかなどを考えることがおすすめです。

 

 

3.デキる社長の生活の習慣:値段で物事を決めず「良いもの」を選ぶ

 

デキる社長はモノの価値をその本質で判断します。経済社会では「値段」がモノの価値の指標として一般的に使われています。ところが、値段は状況によって変わりやすい面があります。そういう意味では、「良いもの」か「悪いもの」かでものごとを判断するデキる社長にとって、値段はあまり意味がないのです。

 

 

4.デキる社長の生活の習慣:自分がしなくていいことをしない

 

デキる社長は自分がしなくていいことは基本的に人に任せるものです。組織の長なのですから、自分がしなくていいことに自分の貴重な時間やお金を費やす必要はありません。仕事の全プロセスを明確にして方向性を決めるのが社長の仕事なので、あとは社員に任せてしまいましょう。仕事に対する目的意識を明確にして、遊びと仕事を混同させないようにメリハリをもって生活するのも社長の仕事の1つといえるかもしれません。

 

 

社長としての意識を高く持って生活する

 

デキる社長であれば、組織のトップであるという自覚を持ち仕事を進めることが大切です。ただし、現実には時間的な余裕がなく、ここで説明したような習慣を持つことが難しい場合もあるでしょう。そのときには、時間を作り出す工夫が必要です。たとえば、運転手や秘書は、社長として必要な時間を生み出すためのツールと考えることができます。ぜひ検討してみましょう。

 

 

 

 

 

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2019-12-05 00:00:00

このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

 

 

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株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹

 

 

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

 

株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。

 

混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。

 

このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。

 

日本だけでなく世界へと視野広げ、様々な経営者へのインタビューや番組が企画制作したスペシャル動画など、配信されているコンテンツは全て視聴する事が出来ます。

 

どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

 

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。


2019-12-01 00:00:00
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企業において、「秘書」は重責を負うポジションにあります。秘書の仕事に就くと、上司の代わりにさまざまな雑務をこなす他、対外的な付き合いも欠かせません。それにともない、ビジネスマナーを守ることが求められます。秘書を目指すためには、最低限守るべきビジネスマナーを知っておくことが大切です。ここでは、秘書に求められる最低限のビジネスマナーについて解説していきます。

 

 

■秘書の資質が問われる電話応対のマナー

電話は企業にとって大切な顔であり、秘書は上司の代理で電話をしているとの自覚が必要です。電話対応によっては上司の顔をつぶすことにもつながります。そうならないためにも、先方に失礼のない電話応対を心がけましょう。電話応対は「先方へ電話をかける」「先方からの電話を受ける」の2つに大別できます。いずれも大事な仕事であり、明るい受け答えはもちろん、正確で迅速な応対も避けられません。そのためには、上司の行動を的確に把握する、電話のときにはメモを用意するなどの心がけも必要になります。

 

電話がかかってきたときは先方を待たせないことが大切です。電話が鳴ってから3コール以内に出るようにしましょう。受話器を取ったときは、挨拶に続いて企業名と「秘書室」を名乗ります。挨拶の言葉は、午前11頃を目安に「おはようございます」「お電話ありがとうございます」を使い分けます。もし、3回以上鳴ってから出るときは、最初に「お待たせいたしました」と付け加えることが大切です。上司への電話の取次ぎに先立ち、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」の表現を使って名前を聞き出します。聞き取りにくいときは「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが」などと言い方を工夫します。電話を取り次ぐときはいったん保留にしますが、保留音は30秒以内にするようにしましょう。敬語の使い間違いは問題外です。「とんでもございません」と言う場面もありますが、正しい表現は「とんでもないことでございます」です。

 

電話がかかってきたときに上司が不在の場合もありますが、安易に居場所を教えないようにしましょう。来客中や出張中と答えるのが無難です。また、「席を外しております」との表現が適する場面も多いでしょう。もちろん、個人の電話番号を教えることは避けることが大切です。

 

 

■接遇は対外的な印象を左右する

ビジネスシーンにおいて「接遇」が大きな鍵を握ります。接遇は、通常の「接客」に「特別なおもてなし」が加わったものであり、対外的な印象を左右します。また、接遇用語はビジネス用語との捉え方も多いため、日頃から接遇用語を意識して使えるように心がけましょう。秘書は、いろいろなシチュエーションに合わせて接遇用語を使い分ける必要があります。来客を迎えるとき、来客を待たせるとき、来客を見送るときは代表的です。また、相手への断りが必要な場面も少なくないでしょう。それぞれに適した接遇用語を使うことが大切です。また、相手と話をするときには、ストレートな表現をしないで「恐れ入りますが」などの言葉を最初に付け加えるといった共通点がみられます。

 

相手の呼び方を間違えないことも大切な接遇マナーです。たとえば、自分が勤務する会社は「当社」、相手の会社には「御社」を使います。役職の付け方を間違えないことも重要です。「社長」などの役職名は、それ自体が敬語のため「社長様」などの表現はよくありません。そのうえで、自社の人には「苗字+役職名」、他社の人に対しては「役職名+苗字+様」と覚えておきましょう。さらに、自社の人間を他社に紹介するときは、「役職+苗字(様を付けない)」ことが大事なポイントです。

 

 

■臨機応変な使い分けが秘書に求められるマナー

秘書の仕事に就くには、電話や接遇マナーを身につけることが大切です。そのためには、状況に応じた言動を使い分けることが必要とされます。また、それが秘書にとっての最低限のマナーといえるでしょう。秘書は企業を代表する大事な存在だけに、話し方からイメージアップを図りたいものです。好感度アップには、誰に対しても公平に接することが欠かせません。話し方には、いろいろなポイントがあります。正しい敬語を使うのはもちろん、相手に敬意を持って接することが大切です。明るい雰囲気で話す、相手と話題を合わせることも忘れてはなりません。話のときに相手の目を見るときは基本中の基本といえるでしょう。さらに、話の内容を簡潔にまとめるなども必要です。秘書として仕事をするためには、謙虚な姿勢を貫き、相手の心に響く言葉選びを心がけましょう。

 

そのためには、接遇用語などを覚えることが大切です。しかし、知識として知っているだけでは、実際のビジネスシーンでは役立ちません。会話のスキルアップには、日々研鑽を積むことが大事なポイントです。また、接する人の性格、そのときの状況などによって、臨機応変な使い分けができることが秘書に求められるマナーといえます。

 

 

 

 

 

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2019-11-20 00:00:00
■派遣秘書という働き方はなぜ多いのだろうか?派遣秘書について徹底解説

派遣秘書の求人情報を目にする機会が増えたと感じている人も多いのではないでしょうか。実際に、大手企業でも派遣秘書という形態をとるケースが増えています。派遣社員が増えている背景にはどんな理由があるのでしょうか。今回は、派遣秘書のメリットや正社員秘書との違い、派遣秘書に向いている人の特徴について詳しく解説します。

 

 

1.派遣秘書のメリット

 

派遣秘書のメリットは大きく4つあります。まず、未経験からでもチャレンジできることです。アシスタント業務から秘書の実務経験を積めるので、そこから正社員秘書へのチャンスもつかめるかもしれません。勤務条件や業務範囲が契約で定められているため、仕事とプライベートを両立しやすいのも派遣ならではのメリットです。福利厚生が充実している大手企業で働けるチャンスにも恵まれています。最後に、待遇に希望があれば派遣会社の営業担当に相談できます。たとえば、勤務開始日を遅らせたいときなどにも、営業担当が代わりに派遣先に交渉してくれるので安心です。

 

 

2.正社員秘書との違い

 

企業側からすると、秘書は正社員として雇うよりも派遣にするほうが人件費を抑えられます。また、派遣は期限付きなので、急に辞めた人の穴埋めが欲しい、繁忙期にだけサポートが欲しいといった、その時々のニーズに合わせたフレキシブルな採用が可能です。働く側からの違いは、任される業務範囲が異なる点です。派遣では、基本的に契約で決められた業務範囲が守られますが、正社員では状況に応じて秘書以外の業務を命じられることもあり得ます。待遇も異なり、派遣の場合は時給制で、1500~2000円程度が目安です。賞与は支給されませんが、労働基準法のもと残業代や休日手当は支払われます。

 

 

3.派遣秘書に向いている人

 

派遣秘書の業務内容や待遇について理解したところで、ここからは派遣秘書に向いている人の特徴を紹介します。

 

できる秘書になるための心得や心構えとは、どのようなものなのでしょうか。

 

1つ目は、守秘義務の厳守です。秘書の仕事に携わっていると、上司のプライベートな面や会社の機密事項に触れる機会が多くなります。しっかりと守秘義務が守れる人でなければ、秘書になることはできません。

2つ目は、正しいマナーを身につけることです。秘書のビジネスマナーが悪いと、上司の顔に泥を塗ることになってしまいます。

3つ目は、気配り力を持つことです。上司に指示されたことだけではなく、自分にやれることを考えて行動に移す力が必要です。また、上司との関係だけでなく、取引先などとの関係においても気配りができるほうが好印象になります。

4つ目は、高い事務処理能力を身につけておくことです。秘書を雇う人は基本的に忙しい人ですから、事務処理能力が高ければ高いほど助かります。

5つ目は、越権行為をしないことです。秘書であっても、権限を越える行為をしてはいけません。上司の代わりにやっておけることはないかと考えるときにも、どこまでが自分に許されている行為なのか知っておく必要があります。そして、ルールを厳守しましょう。

6つ目は、噂話などに関わらないことです。上司のプライベートな情報を口外してしまうと、信頼関係が崩れます。上司についての質問などには、徹底して答えない姿勢が必要です。

7つ目は、上司のサポートをする覚悟を持つことです。上司と同じように丁寧な対応をされると、自分が偉い人になったように感じてしまう場合もあります。しかし、自分は上司をサポートする立場だということを忘れず、謙虚な姿勢でいることが大切です。

 

3-1.未経験・他職種から秘書になりたい人

 

正社員秘書の場合、未経験者を採用することは滅多にありません。しかし、派遣であれば、未経験でもチャレンジできるアシスタント職もあります。秘書検定などの資格がなくても応募できる仕事が多いので、まずは派遣秘書として実務経験を積みながら、平行して資格取得を目指していきたい人におすすめです。派遣秘書であれば残業の少ない職場も希望できるので、自分のための時間を捻出しやすく、正社員として働くよりも短期間で資格取得を目指せるでしょう。実務経験と資格の両方があれば、秘書としてより条件のいい仕事を紹介してもらえる可能性も高まります。

 

3-2.秘書の経験があるワーキングマザー

 

派遣秘書であれば、派遣会社を通して時短勤務の交渉も可能です。そのため、結婚や出産などのライフイベントによって退職した秘書経験者で働ける時間に制限がある人にも向いています。今は仕事よりも家庭や子育てを優先したいなど、ワークライフバランスに合った仕事を案内してもらえるのも派遣秘書の魅力です。また、子どもが大きくなってきたので仕事の比重を増やしたいとなった場合も、条件を変えて働き続けられます。

 

3-3.秘書職のスキルをキャリアアップに生かしたい人

 

派遣という働き方だからこそ、短期間にさまざまな環境の職場を経験でき、それに応じて臨機応変な対応力が身につきます。臨機応変な対応力は、ビジネスパーソンには欠かせないスキルです。また、秘書業務を通じて、ビジネスマナーやコミュニケーション力、パソコンスキルなど幅広い能力を磨けることも転職には有利に働きます。もちろん、自分に合ったレベルでスキルを習得しながら働けるので、秘書のプロフェッショナルとしても着実なスキルアップが望めます。

 

 

派遣秘書を導入して即戦力にしよう

 

派遣秘書は、働き手にとっても企業側にとってもメリットが多く、求人市場でも存在感を増しています。経験豊富な秘書を雇えば、すぐに即戦力として高いポテンシャルを発揮してくれるでしょう。スケジュール管理なども秘書に一任すれば、大幅に仕事の効率が良くなるはすです。この機会にぜひ派遣秘書を導入して、業務の効率化を目指してみませんか。

 

 

 

 

 

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