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一般財団法人トランスアクト財団

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最新情報

2020-04-10 00:00:00
■社長は本当に忙しい!社長が忙しすぎる原因と負担を減らす対処方法!

社長の仕事は常に忙しいものです。ただし、社長のなかには、ほかの会社の社長も自分と同じように忙しいのかどうか、知らない場合もあります。そのため、忙しいことで悩んでいる人も多いでしょう。状況を打破する方法を把握しておけば、その都度適切な対処方法を講じることができます。この記事では、社長が忙しい原因や対処方法について解説していきます。

 

 

1.社長が忙しい原因

 

社長が忙しいといわれることには、理由があります。ここでは、社長が忙しい原因について紹介します。

 

1-1.現場に入らないといけない仕事が意外と多いから

 

社長はいつも社長室にこもって仕事をしているわけではありません。社長という立場上、会社の経営状態をしっかりと把握しておく必要があります。しかし、特に中小企業の社長の場合はトラブルの対応に追われることも多く、日々の業務に追われるあまり、会社の現状を把握することすら難しいというのが実際のところです。たとえば、業績が振るわないときには社長自ら営業に出かけたり、退職した人材の穴埋めを行ったりするなどということもめずらしくありません。

 

また、慢性的な人材不足に悩んでいる会社の場合は、そもそも人手が足りないことや適切な人材がいないなどの理由から、一人の社員がすでに多くの仕事を抱えているケースも見られます。このような状況では、社長がほかの社員に仕事を依頼したくても頼みづらいため、結局自分が現場に入らなければならなくなり、気持ちに余裕が持てないほど忙しくなってしまうのです。

 

1-2.「人」をおろそかにできないから

 

社長である以上、人をおろそかにすることはできません。そのため、基本的に一日中誰かと連絡を取っている社長はたくさんいます。また、社外での接待や部下の相談に乗るなども社長の仕事であるため、基本的には毎日のように何かしらのアポイントが入っているのが一般的です。さらに、社長自ら人と会うことによって、新しい仕事が決まる可能性もあるので、社内の人はもちろんのこと、社外の人とコミュニケーションをとることもおろそかにはできないといえるでしょう。

 

 

2.忙しすぎる状況を解消するための対処方法

 

忙しすぎる状況を少しでも解消するために、適切な対処方法を把握しておきましょう。ここでは、2点の対処方法を紹介します。

 

2-1.会社の現状は常に把握しておく

 

常に社長は会社の現状を把握しておくことが欠かせません。現状が正しく把握できていれば、余裕を持って売上の予測ができるなどのメリットにつながります。加えて、社長が現状を理解していれば、「原因は分からないけれど人材が不足しており、何となく忙しい」や「なぜか資金が足りない」など、原因不明の経営不振を回避することができるようになります。社長自らが気持ちに余裕を持ち、毎日の仕事に取り組むことができるよう会社の全体像をしっかりと把握したうえで、経営管理に役立てていきましょう。

 

2-2.効率的にスケジューリングし移動時間も無駄にしない

 

社長の場合、しっかりとスケジューリングをしておかなければ、常に予定が詰まっていたり、ダブルブッキングしてしまったりするなどの問題につながる恐れがあります。そのため、効率的なスケジューリングを心がけることが重要です。スケジュールを管理する場合は、優先度の高いスケジュールかどうかを把握することが欠かせません。加えて、スケジューリングの際には社長ベースで予定を組んでいくことに対して、部下や取引先が不満を持たないような気づかいも大切です。忙しくても無駄な時間を過ごすことがないように、移動時間も仕事やリフレッシュの時間にあてるなどの工夫をしておきましょう。

 

 

時間を効率的に使える環境をあらかじめ整えておこう

 

社長が常に忙しいと、現状が把握できなくなるだけでなく、次第に余裕がなくなってきます。そのため、スケジュール管理をする場合は、ある程度気持ちに余裕が持てるよう配慮することが欠かせません。たとえば、移動時間も無駄にしないように、必要に応じて運転手や秘書を雇うなどして、限られた時間を効率的に使えるように心がけましょう。

 

 

 

 

 

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2020-04-05 00:00:00
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「秘書」と聞くと、有能で、何でもそつなくこなすというイメージを持っている人も多いかもしれません。では、実際に秘書として働くためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。この記事では、秘書として仕事を始める際に「どのようなスキルが必要か」「どのようなスキルがあると強みになるか」について解説していきます。

 

 

■秘書にとって欠かせないスキルとは?

秘書はさまざまな業務をこなしていく必要があり、そのためにはいくつかのスキルが不可欠になってきます。まず、秘書に欠かせないスキルとして、最低限の一般常識とビジネスマナーが身についていることが挙げられます。秘書は社内外のさまざまな人とやり取りをしなければならない立場であるため、こうしたスキルは必要不可欠なのです。また、ビジネス用語や敬語をシチュエーションに合わせて正しく使い分けられる能力も必須となります。このようなスキルが不足していると、相手に不信感を抱かせてしまう可能性があるのです。

 

それから、不利にならないように話を進められるコミュニケーション力も必要となってきます。秘書はさまざまな人たちとコミュニケーションを取りながら仕事をしていくため、これは必要なスキルの中でも特に大事なものです。仕えている役員や企業にとってよい状況を作り出すためにも、秘書には「上手に立ち回るコミュニケーション能力」が求められています。さらに、資料作成やファイリングに必要なOAスキルも重要です。最低でも、WordとExcelは使いこなせるようにしましょう。

 

 

■身につけていると強みになるスキルは?

秘書として働こうと考えたとき、ライバルたちが同じようなスキルを身につけていることはよくあります。その中でも優秀な秘書として見られるためには、「身につけていると強みになるスキル」について知っておくことが重要です。中でも、英語はその最たるものだといえるでしょう。たとえば、採用の時点では必要なスキルとされていなかったけれど実際の現場では英語が必要になる、というケースはとても多いのです。これまでは海外とつながりのなかった企業が海外進出を果たし、日常的に英語を使うようになるということも珍しくありません。

 

英語力を強みとしてアピールするためには、ビジネス文書の読み書きやビジネス用語を含む会話ができる必要があります。また、英語以外にも中国語や韓国語などができると強みとなり得るでしょう。英語が話せる人はあまり珍しくありませんが、それに加えて他の言語が話せる人材は大変貴重であり、重宝されやすくなります。ただし、企業によっては業界の専門知識があることが罪になる場合もあるので注意が必要です。

 

 

■持っているスキルを仕事に活かそう

秘書は、仕えている役員がスムーズに自分の仕事を行えるようにあらゆる面でサポートします。そのため、求められるスキルも幅広いといっていいでしょう。ただし、その中には「最低限必要なスキル」と「持っていると強みになるスキル」の2種類があるのです。「何か特殊な技術が必要なのでは」と思うかもしれませんが、求められるスキルは、決して秘書を目指す人にしか身についていないものではないのです。たとえば、これまで社会人としての経験がある人であれば、一般常識やビジネスマナー、パソコンのスキルなどはひと通り身につけている可能性があります。

 

したがって、「これから何かスキルを身につけたほうがいいのではないか」と心配する必要はありません。これまでコツコツと真面目に仕事をやってきた人こそ、既に身につけているスキルがあれば秘書として活躍する可能性は十分あるのです。むしろ、そうした人が秘書の仕事に向いているともいえるでしょう。もし、今のスキルをさらに活かす仕事に就きたいと考えているならば、秘書の仕事を選んでみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2020-04-01 00:00:00
■平成31年 / 令和元年 新事業年度の御挨拶

平素より皆様方には大変お世話になっております。

 

当財団では関係各社・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力のもと、新事業年度を迎えることとなりました。

 

皆様方には大変お世話になり、心より感謝御礼申し上げます。

 

本年度も、更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。


2020-03-20 00:00:00
■運転手の教育はどうすればいい?運転手の意識を変えさせる安全教育!

自動車運転事業者は、自社のドライバーに対してさまざまな面で指導や監督をしなければなりません。なかでも、安全に対する意識をさらに向上させる安全教育はとても重要で、多くの運送会社で行われています。この記事では、運転手の指導・監督をする人に対して、どのようにドライバーの安全教育を実施できるかについて紹介します。

 

 

1.安全教育により事故率か低下している

 

ドライバーの安全教育により安全意識が高まり、事故率は低下してきています。事故が発生する原因は、焦りや気のゆるみ、運転席の死角などさまざまです。運転席が高い場所にあるトラックは見晴らしが良いと考えられていますが、実のところは乗用車と比べるとトラックの死角は多くなっています。そのため、トラックが安全確認を怠ると大きな事故につながりかねません。また、仕事を早く終わらせようという焦りからスピードを出し過ぎてしまい、重大な事故を起こすドライバーもいます。

 

安全教育を実施すると、ドライバーは貨物自動車が凶器になるという点や、安全確認を徹底することの大切さについて学べます。ドライバー自身の安全意識を高めることが、交通事故の防止につながっているのです。特に、貨物自動車の事故の悲惨さを紹介したり、ヒヤリハット教育を行ったりすることが安全意識を高めるのに役立っています。

 

 

2.安全教育の内容について

 

この段落では、安全教育の内容について、危険運転の防止・飲酒運転の防止・自己管理の徹底・事故・トラブル時の対応という4つの面を紹介します。

 

2-1.危険運転の防止

 

危険運転とは、前を走る車をあおる「あおり運転」、法定速度を守らずにスピードを出す「スピード違反」、よそ見をしながら運転する「わき見運転」などです。特に、荷物を積んで走るトラックは突然危険を回避しようとしても小回りが利かず、車の制御ができなくなって事故につながる可能性があります。安全教育ではこのような危険性を指摘し、危険運転を防ぐための教育が行われます。

 

2-2.飲酒運転の防止

 

アルコールを摂取すると、飲んでいないときよりも情報処理能力や注意力、判断力が低下します。そのため、とっさに正常な判断ができなくなったり、危険に気づいても反応が遅くなったりするのです。安全教育では、アルコールを飲んだ後、正常な判断ができるようになるまでにかかる時間についての教育も行われます。飲酒運転の危険性を教えることで、飲酒運転の撲滅を目指しています。

 

2-3.自己管理を徹底する

 

貨物自動車の事故は、体調不良が原因で起こることも少なくありません。そこで、安全教育では体調管理の重要性やその方法についても学ぶことができます。日頃から食事や睡眠などに気を配り健康的に過ごすとともに、毎日の業務で疲労が蓄積して体調不良を起こさないようにすることは大切です。安全教育では、体調不良による事故をできる限り防止するようにドライバーに啓発しています。

 

2-4.事故・トラブル時の対応

 

万一事故やトラブルが起きてしまったときには、迅速に適切な行動を取ることが求められます。安全教育では、交通の妨げにならないように待機する方法や、待機中の過ごし方などについても教育が受けられます。自分自身の安全を確保するとともに、交通の妨げをできるだけ防止することにより、二次的な事故の発生を抑止することができるでしょう。

 

 

3.会社の取り組みも必要である

 

安全教育にはドライバーの努力だけでなく、会社の積極的な取り組みも必要です。たとえば、長時間労働による運転手の過労は、運転手だけではなく会社の問題でもあります。そのため、安全教育は運転手だけでなく会社も受ける必要があるのです。ドライバーが人手不足であれば、どうしてもドライバーの業務に負荷がかかってしまいます。会社側は新たに人を雇うなどして、ドライバーのスケジュールが過密にならないように配慮する取り組みが求められます。

 

 

安全教育を受けている派遣ドライバーを検討してみよう

 

会社全体として安全意識を高められる安全教育は必須ですが、自社で行おうとするとコストがかかります。トランスアクトグループでは、ドライバーの安全教育を実施することはもちろん、資質の高い優れた人材を紹介することも可能です。ドライバーを探しているなら、徹底した安全教育を受けている派遣ドライバーを検討してみてはどうでしょうか。

 

 

 

 

 

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2020-03-15 00:00:00

起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました!

 

 

 

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