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■＜6月コラム＞秘書必見！日程調整メールはどう作る？正しいビジネスメールの書き方・例文
秘書は自分の担当役員の代わりにメールをすることが頻繁にあります。メールでアポイントを取らなければならない場合、どのようなメールを送ればよいでしょうか。役員の代わりにやりとりするからには、先方に失礼のないスムーズなメールで好印象を与えられたらよいですよね。この記事では、メールで日程調整する場合に気をつけたいポイントと例文を紹介します。
1.はじめに確認すべきことはこれ！
役員からアポイント取りを頼まれた際、メールを送る前に役員に確認すべきことは3つあります。まず、メールを送る相手です。先方の秘書とやりとりをして日程調整をする場合があるので、メールを送る相手を念のため確認しておきましょう。次に、面談の希望日と時間です。先方の都合もあるので、必ず具体的な日時を複数用意してもらいます。最後に、面談の場所です。面談をするにあたってこちらから先方企業に出向くのか、それとも先方に来てもらいたいのかを確認しましょう。それによって相手に送るメールの内容が変わってきます。
2.メール作成のポイント
まずは用件を簡潔に伝えます。面談のスケジュール調整をしたい旨を短くまとめた文章で伝えましょう。面談の所用時間も入れる必要があります。目安の所用時間に応じてお互いに面談の準備を行うことができるため、面談にどのくらいの時間がかかるのかを相手に伝えることは大切です。また、面談を行う予定の場所を明記するべきです。こちらが先方企業に訪問したいのか、先方に来てもらいたいのかをメール内で明確にしましょう。メールの返信期限を設けることも大切です。メールへの返信をいつまでにもらいたいかを明記することで、相手からの返信を早くもらいやすくなります。また、こちらが面談の候補日を複数提示しても、先方のスケジュールに合わない場合もあります。その場合どのように対応するか事前に役員に確認しておきましょう。メールの内容以外で気をつけるべきポイントは、言葉遣いです。こちら側が相手に面談を依頼する立場だということを意識して、丁寧な言葉遣いでメールを作成することが大切です。相手の気分を害さない文章を心がけてスマートに日程調整しましょう。
3.【シーン別】日程調整メールの例文！
それではシーン別に日程調整メールの例文を紹介します。
【相手の都合を教えてほしい場合】
株式会社○○○○
代表取締役社長 田中太郎 様
いつもお世話になっております。○○○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。
弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。
御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えておりますがいかがでしょうか。
ご都合のよい候補日を2〜3日ご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、○月○日までにご返信いただきたくお願い致します。
お手数おかけしますが、よろしくお願い致します。
〇〇○○株式会社
秘書課：和田
TEL：□□□□
【こちらの希望日が複数決まっている場合】
株式会社〇〇○○
代表取締役社長 田中太郎 様
いつもお世話になっております。〇〇○○株式会社の鈴木の秘書の和田と申します。
弊社の鈴木が、田中様と面談をしたいと申しておりご連絡差し上げました。
御社にて1時間ほどお時間を頂戴したいと考えております。
以下の候補日の中でご都合のよい日時はありますでしょうか。
・〇月〇日（月）10～12時
・〇月〇日（水）14～17時
・〇月〇日（金）13～15時
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただき、○月○日までにご返信いただければ幸いです。
よろしくお願い致します。
〇〇○○株式会社
秘書課：和田
TEL：□□□□
丁寧なメールでスムーズな日程調整をしよう！
この記事では日程調整メールを送る際に気をつけるべきポイントを例文とともに紹介しました。日程調整のメールに限らずビジネスメールは相手の立場に立って考え、分かりやすく礼儀正しいメールを作成することが大切です。秘書として役員に代わってやりとりしているということを常に頭に置き、丁寧なメールでスムーズな日程調整をしましょう。
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『週刊朝日』は、朝日新聞出版発行の週刊誌。1922年に創刊され、サンデー毎日と並ぶ日本の新聞社系老舗週刊誌。毎週火曜日発売。発行部数16万5,958部は週刊アサヒ芸能に次いで業界第8位。
創刊：1922年
発行：毎週火曜日
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■＜6月コラム＞社長の労働時間は長いのが当たり前？時間を効率的に使うための2つの方法
毎日忙しく長時間働いているが、社長だから仕方がないといって長時間労働をそのままにしている人も多いのではないでしょうか。社長だからという理由で長時間労働をそのままにするべきではなく、効率よく働くためにはどうしたらよいのか考えましょう。この記事では、長時間労働のデメリットや生産性を上げて効率よく働く方法などについて解説します。
1.社長は労働基準法の対象外！ずっと働いている状態の社長も
労働基準法とは、仕事をするうえで必要となる労働者の最低限の基準となる指針を定めたものです。労働者は雇われている立場であるため、労働時間や賃金などについて自分で決める権限がありません。そのため、労働者が長時間労働を強制させられたり不当に低い賃金で雇われたりしないように、労働基準法でしっかりと権利を守る必要があります。一方、社長や個人事業主のような経営者は、人を雇う立場の人間です。ある程度の決定権を持っていますので、労働基準法によって権利を守らなくても自分でどうにかできる立場であるという意味で、労働者に該当しないことになっています。つまり、社長には決まった勤務時間がなく、休日なしに長時間働いてしまうことがあるのです。
2.休みなく働いていると生産性が低下するデメリットも
長時間労働をすることには、生産性が下がってしまうというデメリットがあるとされています。内閣府が発表している平成29年度の年次経済財政報告には、第2章に働き方の変化と経済・国民生活への影響という報告があります。この報告では、国際的に1人あたりの労働時間が短い国ほど、1人あたりの生産性も高いという相違関係が見られると発表されているのです。また、平成27年時点においてOECD諸国のなかで1人あたりの労働時間が最も短いドイツは、総労働時間が1300時間であり日本の総労働時間の約8割です。しかし、ドイツの1人あたりの労働生産性は、日本の水準を50％近く上回っていることがわかっています。この結果からも、長く働けばよいというわけではないことがわかるでしょう。
3.生産性を上げて労働時間を短くするための方法
生産性を上げて労働時間を短くするには、どうすればよいのでしょうか。
3-1.「社長の仕事」に集中する
社長は、社長にしかできない仕事に集中することが大切です。長時間労働をしている社長のなかには、社員に任せたり外注したりすることのできる仕事まで自分でこなしている人がいます。社長の仕事とは、マネジメント戦略を考えること、会社の理念やビジョンを構築し浸透させること、社員とその家族を守ることなど、さまざまなものがあります。まだ会社の規模が小さい場合には、新規顧客の獲得やマーケティング戦略も重要となってくるでしょう。社長以外でもできる仕事に時間をとられながら長時間労働をしていると、社長としての仕事がおろそかになる危険性があります。会社を経営するうえで何を最優先にするべきなのか考えて、社長にしかできない仕事にあてる時間をできるだけ多く持つべきなのではないでしょうか。
3-2.休憩時間もしっかりとろう
休憩をとることのメリット1つ目は、緊張状態の緩和です。15分程度でもよいですから、仕事の合間に休憩をとると緊張状態が緩和されて疲れが和らぎます。移動時間などのスキマ時間を利用して、ちょっとした休憩をとることも大切です。2つ目は、気持ちが切り替えられることです。集中しすぎていると視野が狭くなることがありますが、社長の仕事は狭い視野でできるものではありません。休憩をとって気持ちを切り替えることで、広い視野を取り戻しましょう。3つ目は、ケアレスミスなどを減らすことです。長い時間にわたって仕事をしていると、脳が疲れてきて集中力が低下します。体を動かしたり飲み物を飲んだりすることで、集中力を取り戻し小さな見落としなどを減らしましょう。
長時間労働を続けないために時間の使い方を見直すべき
社長は、社長にしかできない仕事に集中するべきです。長時間労働を続けないために、運転手や秘書などを雇ってみてはいかがでしょうか。自分で運転して移動している場合には、運転手を雇うことで移動時間を休憩にあてることができるようになります。会社の発展のためにも自分自身の健康を害さないためにも、しっかりと考えましょう。
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■名古屋オフィス開設のお知らせ
この度、東海（名古屋）地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。
新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
【 一般財団法人トランスアクト財団 名古屋オフィス 】
〒460-0008 名古屋市中区栄3-2-3 名古屋日興證券ビル4F
Tel. 052-269-8260（代表）
Fax. 052-269-8261
